Las últimas tendencias en espacios de trabajo

Las oficinas se reinventan, transforman y evolucionan. Los nuevos espacios laborales buscan dar respuesta a las diferentes necesidades tanto humanas como de mercado. Éstos ya no son una caja que contiene trabajadores sino que son lugares pensados para que convivan personas de diferentes generaciones: desde los baby boomers, la generación X y los millennials hasta los centennials.

El gran desafío de los desarrolladores contemporáneos de oficinas es proyectar, diseñar y armar espacios laborales que permitan sentirse a gusto a todos sus ocupantes y, además, que eso logre traducirse en una mayor y mejor producción.

Los analistas del sector coinciden en que el bienestar de los equipos de trabajo es el standard deseado por la mayoría de las compañías. Pero esto no es cosa sencilla, dado que las diferentes generaciones tienen necesidades distintas; por ejemplo, los baby boomers y la generación X demandan una mayor privacidad, mientras que los millennials y centennials prefieren buenas conexiones y ambientes abiertos. La búsqueda tanto de los arquitectos como de los líderes y directores de equipos consiste en la generación de espacios que sean confortables, saludables y sustentables. Esto requiere repensar los sitios de trabajo, crear espacios flexibles y novedosos y estar atentos a las nuevas demandas tanto de los empleados como de las organizaciones.

En la Argentina, las novedades en materia de diseño de espacios de trabajo se generan en los proyectos que se construyen en la ciudad de Buenos Aires y en la zona Metropolitana, las zonas con mayor cantidad de metros cuadrados corporativos. En números, al cierre del segundo semestre de 2019, Buenos Aires contaba con 2.316.000 de metros cuadrados totales de inmuebles de clase A y cerca de 1.500.000 metros cuadrados rentables, con una vacancia del 7,72 por ciento sobre el inventario disponible.

María Cristóbal. CEO de BA Planning, firma especializada en el diseño interior de oficinas, plantea que los escritorios personalizados le están dando lugar a los puestos no asignados. "Contemplando los cambios laborales y las nuevas reglas de juego en lo que respecta al mercado mencionado, son cada vez más los empleadores que están reemplazando la modalidad de un escritorio por empleado por una menor cantidad de espacios fijos disponibles para todos los trabajadores. Esta tendencia, que es fuerte en muchos países del Viejo Continente, se está comenzado a adoptar en el mercado laboral argentino. Se trata de dejar de lado los cubículos, los escritorios con los nombres propios e ir tras espacios de trabajo auténticamente colaborativos, con puestos no asignados que resultan más eficientes y son grandes aliados a la hora de reconvertir las oficinas. Pero no solo lo estético o la moda intervienen en esta decisión: en momentos de crisis, donde también hay que economizar espacios, no tener un puesto por persona se traduce en ahorros operativos ya que necesita menos metros cuadrados de carpeta que alquilar", comenta Cristóbal.

Para Mariana Stossl, responsable de research de Newmark Knight Frank, el coworking es una de las tendencias que llegó para quedarse. "El aumento en la popularidad del trabajo colaborativo le dio una mayor relevancia a estos nuevos espacios que buscan reunir a las personas y potenciar su accionar. Este tipo de lugares acelera la adopción de tecnologías que permiten las interacciones profesionales", explica la especialista.

Desde la perspectiva de la configuración de los espacios de trabajo, las flex spaces representan un sitio multifuncional que puede permitir diferentes pautas laborales dentro de un único diseño de oficina. El concepto de espacios de trabajo basados en las actividades es quizá el que mejor describe este enfoque flexible. "Si son correctamente implementados, ajustándose a las necesidades específicas de los usuarios en cuestión, los flex spaces pueden mejorar la satisfacción y el rendimiento de los empleados. Además, pueden reducir considerablemente el área de oficina requerida, optimizando el uso del espacio existente", explica Carlos Kolmans, director de Servicios de Gerenciamiento de portfolio de Jones Lang Lasalle.

Según afirman los especialistas, se observa un cambio cultural orientado a valorar más las experiencias que lo material. Las empresas están respondiendo a este cambio de valor ofreciendo horario y ubicación flexibles a los empleados e incorporando servicios de oficina. Son épocas donde las experiencias les ganan a las posesiones. Dicho de otra manera, es factible que los trabajadores disfruten más de una barra de café de alta gama o un simulador de golf que de un escritorio fijo.

Otro de los objetivos de las grandes empresas es hacer que los nuevos diseños de espacios de trabajo hagan sentir a sus empleados como en casa. "Para ello se incorporaron no sólo elementos de diseño residencial sino también colores y texturas, con el objetivo de convertir los espacios de trabajo en lugares acogedores y confortables", revela un informe realizado por la firma Newmark Knight Frank.

Las oficinas convencionales están quedando obsoletas y poco prácticas para afrontar el escenario del futuro. La tecnología y los hábitos sociales dan paso a nuevas herramientas laborales que, poco a poco, comenzaron a cambiar el escenario laboral. Hoy los empleados buscan formas de trabajar más intuitivas y sencillas y les reclaman a las empresas trabajo colaborativo y recursos disponibles. Por practicidad son cada vez más utilizadas herramientas de reuniones virtuales, chats y redes sociales. De hecho, en los últimos años, aparecieron aplicaciones sofisticadas que están dirigidas a un entorno corporativo. Tal es el caso de Slack o Skype for Business que vienen a sustituir el uso del whatsapp como herramienta laboral. Las redes sociales habilitaron plataformas con fines administrativos y profesionales para gestionar trabajos colaborativos como: Workplace, de Facebook, y Microsoft Teams. Con la aparición de estas herramientas, que buscan la practicidad diaria, los espacios de oficina comenzaron a replantearse ya que las salas de reuniones tienden a adaptarse a los nuevos usos y costumbres. Estos espacios, al igual que los lugares para almacenar documentos físicos, tienden a reducirse.

El ingreso de la robótica, la inteligencia artificial (AI) y la realidad virtual (RV) son otras de las novedades del sector. Éstas últimas pasaron de ser un concepto futurista a una realidad alcanzable. "La RV, que hasta hace un tiempo había sido relegada al ámbito del entretenimiento, tiene gran potencial para prácticas inmersivas (un ejercicio donde los empleados ingresan a un entorno laboral de aprendizaje simulado). Puede usarse para simular reuniones cara a cara con participantes de todo el mundo o permitir el acceso a informaciones en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo que permite un nivel de participación sin precedentes", afirma Stossl.

El workplace del futuro contempla un lugar importante para los denominados robots de oficinas que lejos están de ser androides con aspecto humano sino más bien un software y programas informáticos que realizarán el trabajo repetitivo que hasta hoy está en manos de los humanos. "En la actualidad, los robots pueden ser utilizados para mejorar la operativa empresarial analizando grandes cantidades de datos -desde la posibilidad de gestionar una larga lista de reclamos, tramitar impuestos hasta migrar datos de diferentes sistemas informáticos-, facilitando la toma de decisiones estratégicas basada en evidencia y asumiendo rutinas repetitivas. La clave está en implementar la inteligencia artificial de manera productiva para respaldar el trabajo creativo ya que no se puede subcontratar a una máquina", dice Stossl.

La irrupción de la IA en la vida doméstica es un hecho; cada vez hay más dispositivos que hacen uso de ella. Tal es el caso de Alexa, de Amazon, un asistente personal controlado por la voz que tiene gran aceptación por parte de los usuarios. Sin embargo, la adopción de la IA en el ámbito corporativo presenta una fuerte resistencia. Uno de los principales motivos suele ser la falta de un área dentro de las empresas que se encargue de este tema. Pero todo llegará, hasta lo que hoy parece lejano. El concepto de oficina está mutando y su transformación no se detiene.