Post coronavirus: 20 cosas que cambiarán en la oficina cuando vuelvas

Algún día las oficinas volverán a funcionar y las empresas analizan de qué forma lo harán. Se inspiran en lo que están haciendo las compañías en Wuham, la ciudad en donde comenzó el Covid-19. Si bien no hay una fórmula algunas tendencias no se discuten. Nadie duda de la necesidad de mejorar los sistemas de ventilación, controlar la densidad de personas y la necesidad de implementar nuevos protocolos de limpieza, entre otros cambios que se desarrollarán a continuación.

1-La vuelta será gradual y escalonada. Nadie espera que de un día para el otro todo el plantel de una organización vuelva a la oficina. Al tener que mantener una distancia mínima, el número de personas que podrán coincidir al mismo tiempo será menor. Esto quiere decir que la empresa deberá ampliar los metros cuadrados de la oficina o en su defecto buscar alternativas de trabajo novedosas. En el mundo algunas empresas están probando la asignación de equipos por día. Otras implementaron turnos rotativos: es decir un grupo asiste a primera hora de la mañana tipo siete y otro a las tres de la tarde. Por otra parte, escalonar los horarios de llegada resulta clave para evitar que los ascensores se llenen demasiado. Está claro que la circulación vertical será más lenta y las torres corporativas con más ascensores serán más valoradas. También hay quienes estudian aplicar la fórmula que está probando Airbus que dividió los empleados de sus plantas en equipos rojos y azules, que no se ven porque usan diferentes rutas para entrar y salir de los edificios.

2- Limpiarán la oficina de día y de noche. Surgen nuevos protocolos de limpieza. Las empresas agregaron servicios de limpieza más frecuentes y visible durante el día, en lugar del servicio tradicional nocturno o de fin de semana. Además, las oficinas están adoptando principios de las instituciones hospitalarias y el personal debe limpiar desde las manijas de las puertas, los interruptores de luz, los botones de las máquinas copiadoras y los equipos audiovisuales hasta las cafeteras, por nombrar algunos. Este cambio podría incluir que las empresas sumen accesorios de cobre, un material que retiene menos gérmenes y se puede limpiar más fácil. Algunas compañías incluso podrían usar la iluminación UV para desinfectar oficinas o salas de reuniones por las noches, una práctica cada vez más común en los hospitales.

Desde las gerencias de Recursos Humanos, además, incentivan las políticas de "escritorio limpio", y les pedirán a los empleados que ordenen sus escritorios, quiten los detalles personales como portarretratos y las pilas de papeles.

3- La empresa te explicará cómo manejarte. La educación a los empleados será clave. La higiene del área de trabajo, de los objetos personales, la recepción de las visitas y la conducta en reuniones serán claves para evitar los contagios, pero también impactarán en los insumos, tareas, costos de expensas, mantenimiento y prioridades. "En todos los ámbitos deberemos ser cada vez más trasparentes con los protocolos para usuarios, visitas, personal interno y externo y cómo actuar ante cada caso. Empoderar y educar será uno de los desafíos previos al regreso", relata Domingo Speranza, CEO de Newmark Knight Frank Argentina. En este punto la señalética es fundamental. En Wuham las empresas hasta recuerdan con carteles en el baño la necesidad de bajar la tapa del inodoro. Es que un reciente estudio de Hong Kong afirma que "tirar de la cadena" puede liberar hasta 80.000 gotitas que pueden caer en superficies y permanecer en el aire durante horas.

En las filiales de las empresas en China cuentan que lo que está sucediendo es que la gente altera las normas en forma inconsciente. Por eso, por ejemplo, Ford está experimentando en sus plantas con dispositivos portátiles que suenan cuando los trabajadores alteran la distancia obligatoria. Mientras que en las oficinas de Unilever planean una política que obligue a que cada trabajador complete un informe sobre su estado de salud antes de ingresar a la oficina, para luego tomarles la temperatura y facilitarles un dispositivo para desinfectarse las manos. Luego, dentro de la oficina, el movimiento estará regulado. Los empleados deberán mantener puestas sus máscaras y se les pedirá que utilicen las escaleras en lugar del elevador. En el almuerzo, se pedirá que solo haya una persona en cada mesa.

4- Deberás firmar una declaración jurada antes de ingresar al edificio. En China, las empresas están requiriendo que el empleado lleve una copia impresa o escanear un código QR con su teléfono para demostrar que no muestran signos de enfermedad. Además, se le distribuyen máscaras e individuales de papel para evitar que tengan contacto con el escritorio.

5- Las empresas más avanzadas escanearán a los empleados antes del ingreso. Goldman Sachs está considerando agregar escáneres infrarrojos de temperatura corporal en algunas oficinas, junto con kits de prueba de virus para los empleados.

Por otra parte, PWC trabaja en una herramienta que podría ayudar a las empresas a identificar los compañeros de trabajo que tuvieron contacto con algún empleado infectado. La aplicación, que sería lanzada en mayo, utiliza señales bluetooth o wi-fi para descubrir los teléfonos de otros compañeros de trabajo con quienes trabajaron cerca. Este sistema permitirá que si algún trabajador da positivo, los gerentes autorizados pueden identificar y notificar rápidamente a cualquier compañero con el que el empleado haya entrado en contacto para ayudar a evitar un brote más amplio.

6- Los edificios incorporarán en las recepciones, cámaras que tomarán la temperatura corporal a distancia. En la Argentina, los propietarios de las torres corporativas invierten en tecnología para monitorear a quienes ingresan. En la Argentina, por ejemplo, las desarrolladoras Raghsa y Nómada sumarán cámaras termográficas infrarrojas. Se trata de un método de obtención de imágenes sin contacto que permite ver la radiación térmica de una persona no visible para el ojo humano (radiación infrarroja media) y que, además permite mantener a los operarios lejos del contacto directo. El protocolo que aplicará la desarrolladora es que ante el registro de temperatura corporal de 37,3°c o superior (de acuerdo con lo indicado por la Organización Mundial de la Salud), la persona se trasladará a un sector de aislamiento y de inmediato se procederá a avisar a la empresa responsable para que se apersone un representante de la misma en el sector. Luego de un lapso de diez minutos de "aclimatamiento" se volverá a tomar la temperatura de la persona para descartar errores en la medición inicial. Además de estas incorporaciones tecnológicas, sumaron dispensers de alcohol sanitizante en puntos estratégicos de los edificios, tabiques de acrílico en recepciones para asegurar la distancia, cartelería de concientización sobre instrucciones de cuidado y prevención e indicaciones en piso para mantener la distancia entre personas tanto en el hall principal como en los ascensores.

7-Se sugiere limitar la capacidad en los ascensores. Además de diseñar nuevos circuitos de circulación y de la colocación de demarcaciones y señales visuales en el piso, Marcos Villanueva, CEO de Waves, la empresa que tiene a su cargo el gerenciamiento, la administración y la operación de varios activos inmobiliarios corporativos AAA, sugiere un máximo de dos personas por viaje de ascensor para respetar distancias de un metro y medio, y de una persona para el caso de ascensores de cabotaje. "También sugerimos no utilizar los ascensores para circulación inter-company de 9 a 10:30, de 12:30 a 13:30, y de 17:30 a 18:30, que son los horarios de mayor tránsito vertical dentro de los edificios", comenta el especialista. Aclara que de acuerdo a los nuevos protocolos en el que trabajó junto con su equipo, "todas las personas que circulen por áreas comunes de los edificios, deberán contar en todo momento con tapabocas, las recepciones contarán con una demarcación para que las personas que ingresan, se encuentren separados un metro y medio hacia el front desk de atención al público". La regulación del ingreso de contratistas y proveedores de servicios, gestión del correo y la paquetería también será fundamental, afirma Villanueva.

Las empresas dueñas de las torres corporativas agregan que se continúa con estrictos procedimientos de limpieza, desinfectando cada tres horas todas las superficies de alto tránsito y contacto con limpiadores hospitalarios. Para trabajar en el tema Andrés Neumann, CEO de Nómada comenta que se conformó un comité de crisis con todas las empresas ocupantes para definir los pasos a seguir, incluyendo la implementación de un protocolo para el edificio y un manual de recomendaciones de buenas prácticas para los inquilinos. A futuro, no se descarta que el ingreso a los edificios sea a través de códigos QR o de sistemas de detección facial. Es decir, el visitante podrá realizar su registro por mail y una vez habilitado, el código QR le permitirá el acceso. Un sistema muy utilizado en las torres neoyorkinas.

8- Se rediseñarán los pisos. Las organizaciones comienzan a redistribuir muebles y quitar otros para ayudar a que los empleados puedan mantener el distanciamiento social. Además quitan las puertas de las bisagras o las dejan abiertas para que los empleados puedan evitar tocar las manijas. "El reto de los espacios de trabajo post-cuarentena, entonces, será emular y mejorar la seguridad física de la casa propia, donde cada individuo puede tener un mayor control sobre determinadas variables", explica Víctor Feingold, presidente de Contract Workplaces.

Por otra parte, en los escritorios enfrentados instalan tabiques de acrílico y las que pueden rearman los espacios para que la gente trabaje de espalda. A largo plazo, los efectos de la pandemia podría afectar los diseños de las oficinas con entradas a los baños sin puertas, como las de los aeropuertos.

9- Se implementarán sistemas de circulación para evitar que los empleados se crucen. Cushman & Wakefield desarrolló el concepto denominado "Oficina de los Seis Pies", que ya aplicó en su sede de Amsterdam. Propone que en todo momento se mantenga la distancia social segura -seis pies, es decir, poco más de metro y medio- entre las personas que asisten a su lugar de trabajo. Escritorios espaciados y señales visuales son algunas de las ayudas para mantener esta distancia sugerida. También impulsa la colocación de flechas en el suelo para ordenar los flujos de movimientos, la articulación de mayor espacio entre empleados, la colocación de pantallas protectoras y hasta la delimitación con un círculo pintado en el suelo del espacio de cada trabajador el cual no puede ser "invadido" por otros. El trabajo fue elaborado a partir de la experiencia en China y se basa en información de la Organización Mundial de la Salud conjuntamente con el asesoramiento de especialistas médicos. Entre las medidas destacan la instalación de mamparas entre los puestos de trabajo y la colocación de señales visuales verticales y horizontales (en el suelo) para organizar el tránsito de los empleados en los diferentes espacios - un estilo propio de la arquitectura de los hospitales-. Así, buscan evitar el cruce de personas, por ejemplo en los pasillos. Por eso se diseñó un flujo de las circulaciones dentro de la oficina, para que siempre sean en una única dirección -en sentido de las agujas del reloj- que inclusive se utiliza dentro de las salas de reuniones. Cushman también está instalando transmisores para rastrear el movimiento de los empleados a través de teléfonos celulares, en parte para medir si el diseño cumple con el objetivo de mantener a las personas a seis pies de distancia y posiblemente alertarlas con un sonido si están demasiado ajustadas.

10- Las oficinas mejorarán sus sistemas de ventilación. Las organizaciones revisarán sus aires acondicionados, implementarán cambios y limpieza de filtros y optarán por materiales y texturas dentro del espacio de trabajo que faciliten la higiene y el cuidado antibacterial. En algunos casos incluso están sumando luces UV para desinfectar más profundamente la oficina por la noche. "La gente está en un promedio de ocho horas en la oficina, en una época en Estados Unidos a los edificios de oficinas se los nombraba como 'los edificios de enfermos' porque eran edificios donde la gente se contagiaba por estar encerrados", comenta Moisés Altman, dueño de Altman Construcciones. Altman explica que en uno de sus proyectos el sistema del aire acondicionado toma el aire a más de 50 metros de altura de la construcción, para poder tomar lo más puro posible, se filtra y se complementa con un extractor que saca el aire del ambiente y lo va purificando. Cada oficina cuenta con un sensor de dióxido de carbono y a medida que el aire se va enrareciendo lo extrae e inyecta aire puro".

11- Se implementarán salas de presión negativa. Actualmente se usan en instalaciones médicas o en las salas de fumadores de los aeropuertos, pero podrían aplicarse en los espacios de conferencias ya que ayudan a contener gérmenes y luego se pueden limpiar con luz ultravioleta.

12- Los accesos se manejarán por voz. El objetivo es evitar el contacto táctil. Por eso la tecnología por voz podría convertirse en una nueva interfaz y eliminar la necesidad de presionar físicamente un botón para llamar a un ascensor o abrir un acceso. "También por su parte los sistemas de control de accesos basados en reconocimiento facial nos permiten evitar el contacto de los usuarios con los molinetes y pasarelas de control de acceso y ya no es necesario el uso de las tradicionales tarjetas", comenta Villanueva.

13- Cambiará la forma en la que trabajabas. El teletrabajo se impone, pero con reparos. Su efectividad no es lineal ni unánime: depende de la empresa, los líderes de cada equipo de trabajo, la persona y cómo está constituida la familia del empleado, además de las comodidades edilicias de su hogar. De hecho, un estudio reciente de PWC mostró que la mitad de las empresas espera una caída en la productividad durante la pandemia debido a la falta de capacidades de trabajo remoto.

Por otra parte, el home office abre una serie de interrogantes y ya se habla de una "uberización" del trabajo. ¿Las empresas acaso se harán cargo del incremento en los gastos en luz y supermercado que implicó trabajar desde casa? ¿O la organización será responsable de que, por ejemplo, el empleado disponga de una silla ergonométrica y un espacio dentro del hogar destinado al trabajo?.

14- Habrá menos reuniones presenciales. Las compañías están reacondicionando sus salas de conferencias y las que tenían capacidad para ocho personas ahora albergan un máximo de cuatro. Además se las está reacondicionándolas desde lo acústico. Por eso los diseñadores comienzan a sumar materiales como alfombras, baldosas acústicas o cortinas, muy usadas en los espacios de eventos de los hoteles. En Arnold Contract, una compañía que fabrica muebles de oficina en New Jersey explican que, entre los cambios, las mesas de conferencias no solo incluirán enchufes eléctricos, sino que también tendrán micrófonos incorporados.

Desde las dinámicas también habrá cambios y se desincentivarán los encuentros grupales. Sin ir más lejos, el CEO de Facebook , Mark Zuckerberg, canceló todos las reuniones de 50 o más personas hasta junio de 2021.

15- La gente dejará de compartir teclados, teléfonos o mouses. Son elementos que pueden transformarse en agentes de contagio al entrar en contacto con ellos si no son higienizados correctamente.

16- No se volverá a las oficinas cerradas. Como parte del cambio, en los últimos 20 años, muchas compañías redujeron los costos al reducir el tamaño: en espacio, destinan hasta 25% menos por empleado, según datos del estudio de arquitectura Gensler. El mismo estudio releva que la oficina clásica de hace diez años exigía un cubículo medio de 2,4 por 2,4 m2. Y si bien el escenario post coronavirus plantea la necesidad de mayor espacio por persona, nadie espera que desaparezcan las plantas abiertas. "La situación impone reinventar la dinámica del espacio sin asignar, explica Speranza y agrega que ya no compartirá de cualquier modo escritorios.

17- Adiós a la práctica hotdesking. Se llama así a la modalidad que establece que los trabajadores no tienen escritorios asignados, sino que entran y buscan un lugar para sentarse. Una tendencia que caerá en desuso -por lo menos hasta que el temor al contagio desaparezca- porque la experiencia de la pandemia podría motivar a que la gente "no se mueva tanto".

Por otra parte, las empresas también trabajan en rediseñar sus espacios comunes para lograr que nadie tenga que compartir puestos de trabajo, computadoras, ni teléfonos. "El hotdesking es una modalidad que no solo estaba cambiando la densidad y el impacto económico de los costos de ocupación, sino también la del trabajo, pasando al modelo colaborativo, donde los puestos no son fijos y sí reducidos y multiusuarios", analiza Speranza. Y agrega que seguramente las organizaciones asignarán puestos por día, con previa desinfección, al igual que la asignación de días de trabajo remoto y presencial. En China, la desarrolladora Vanke diseñó junto a Gensler una herramienta llamada ReRun para ayudar a los empleadores a elegir sus espacios con anticipación.

En este contexto, los diseñadores ya piensan políticas de escritorio limpio, con elementos no esenciales almacenados en gabinetes y cajones en lugar de arriba del escritorio.

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18- Los lugares comunes como las cafeterías y salas de esparcimiento podrían caer en desuso. La paradoja que generó el avance del coronavirus es que, de un día por el otro, el esfuerzo que realizaron las empresas en generar espacios más cómodos que incentiven la conexión, interactividad y la creatividad se pusieran en tela de juicio. Hoy, el objetivo principal es evitar el contacto cercano. De hecho, algunas compañías están cerrando estos espacios e instalan máquinas expendedoras en su reemplazo. Dongfeng, la empresa de fabricación de automóviles con sede en Wuham, está entregando a sus empleados viandas siempre que coman al menos a 1,5 metros de distancia entre sí. Los gimnasios, las cabinas de telefonía, las microsalas de reuniones son otros espacios que deberán repensarse.

19- A futuro, se impondrá la oficina policéntrica. Se trata de un nuevo estándar que establece que los empleados pueden trabajar desde casa, en la empresa, en un coworking, una cafetería o en una oficina satélite. Feingold explica que se trata de una modalidad que traerá múltiples ventajas: menor cantidad de desplazamientos de personas, menor huella de carbono, mayor bienestar, mejor balance entre la vida personal y eltrabajo y menores costos para las empresas y los empleados, junto con equipos más ágiles y productivos.

20- Las empresas buscarán motivarte. Este es uno de los principales retos. La incertidumbre que generó la pandemia afectó el estado de ánimo de la gente. Por eso muchas compañías, durante el aislamiento, contrataron cursos virtuales de meditación o yoga para mantener el entusiasmo de sus colaboradores. Tal vez el más creativo fue Li Shufu, empresario chino y presidente Volvo Cars, quien escribió una canción para mantener a los trabajadores motivados a través de tanta tristeza. Esperemos que el talento musical de Li Shufu haya estado a la altura de estos tiempos y del gusto de sus trabajadores.