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Cómo es el nuevo Office 2003
LA NACION tuvo acceso a la única versión preliminar en español que hay en el país
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LA NACIONRicardo Sametband
El 21 de octubre próximo Microsoft lanzará en todo el mundo el Office 2003 . El suplemento Mi PC pudo probar una beta de este paquete de oficina para PC, y así conocer las novedades del producto. Tenga en cuenta que en la versión final puede haber algunas variaciones.
No hay que esperar cambios fundamentales en el producto, sino modificaciones específicas. Además se agregan las aplicaciones InfoPath (más sobre esto enseguida) y, para Tablet PC, OneNote , así como diversas herramientas que permiten una mayor integración entre los componentes del paquete ofimático. También se aumenta el soporte para algunas tecnologías relativamente nuevas (como XML).
El formato de los archivos creados por este nuevo Office es totalmente compatible con las ediciones 97, 2000 y XP del paquete, excepto las bases de datos de Access , que modificaron algunas propiedades (aunque siguen siendo compatibles con las versiones 2000 y XP).
La interfaz es uno de los aspectos que se modificó para integrarla al estilo de Windows XP (con botones redondeados, iconos coloridos, etcétera).
También se añadieron algunas barras y paneles nuevos en las aplicaciones que componen el Office. El Panel de Tareas , que había aparecido en la versión anterior del paquete (conocida como XP), agrega más herramientas a su funcionamiento.
Por ejemplo, ahora se puede hacer una búsqueda tomando como base una o varias palabras y definiendo una serie de bases de datos sobre las que hará la pesquisa: un diccionario, una enciclopedia, una fuente propia (por ejemplo, un listado de documentos) o remota (sitios en Internet).
Esto es algo en lo que se especializa la nueva aplicación InfoPath (sólo disponible en la versión profesional, ver recuadro en esta página), que permite crear frentes de formularios para cualquier base de datos de Microsoft o que esté basada en XML ( eXtensible Markup Language , un lenguaje para identificar contenido en documentos estructurados).
El objetivo de esta aplicación no es crear las bases en sí, sino una portada fácil de distribuir que permita buscar o agregar información en una base de datos -por ejemplo, para vendedores en la calle- sin tener que transportarla toda (ya que puede tener una ubicación remota).
Otra herramienta disponible en el paquete de oficina (para Word , Excel , PowerPoint y Outlook ) tiene que ver con el manejo de permisos para los archivos creados con ella. Microsoft le da el nombre de Manejo de Derechos de Información ( Information Rights Management , en inglés).
Por ejemplo, es posible crear un documento en Word y definir qué pueden hacer los lectores con ese archivo: leerlo, pero no imprimirlo ni copiar parte del texto, etcétera. Lo mismo para un mensaje de e-mail enviado con Outlook, que puede ser leído, pero no editado ni reenviado (en un cliente de correo distinto el mensaje no podrá abrirse).
El procesador de texto incorpora una opción ya disponible para el e-mail: el tiempo de vida. Es posible definir una fecha en la que el documento se borrará. El servicio requiere un servidor Windows Server 2003 para dar soporte a esta herramienta.
Outlook
El cliente de correo del Microsoft Office 2003 es, quizás, el que incluye el mayor número de cambios en su estructura.
Primero que nada, desde lo visual: el panel de vista previa ahora puede activarse en forma vertical, a la derecha de la pantalla. Según sus creadores, esto permite mostrar más información del e-mail seleccionado.
Se han añadido herramientas para agrupar mensajes (si es por fecha crea grupos con títulos como Hoy , Ayer , Hace una semana , etcétera).
Además, agrega un aviso cuando llega un mensaje a la PC. Aparece un cartel en la bandeja de sistema (similar al alerta que notifica que un usuario determinado del MSN Messenger está en línea) que informa el remitente del mensaje y el asunto, y permite abrirlo, borrarlo o marcarlo para su posterior revisión.
También tiene un mejor manejo del spam: usa reglas para revisar el correo entrante y seleccionar el que considera no deseado. El sistema es capaz de incorporar las elecciones que hace el usuario al respecto, para mejorar su efectividad.
Además, es posible crear reglas de búsqueda para organizar mensajes. Por ejemplo, que en determinada carpeta se muestre todo el e-mail enviado por alguien, o que incluya ciertas palabras, sin moverlo de su lugar original. Esto permite crear nuevas formas para organizar el correo sin modificar las anteriores.
Por último, si un mensaje contiene datos que deben ser descargados de Internet puede bloquearlos, una función relacionada con la privacidad y seguridad del usuario.
Word
El procesador de texto de Office 2003 incorpora algunas herramientas nuevas. Por ejemplo, le da soporte a XML para crear documentos estructurados manteniendo las opciones de formato de Word, lo que facilita su publicación en la Web.
Si se trabaja con un documento compartido (puede ser editado por varios usuarios) es posible crear zonas bloqueadas, es decir, que no pueden ser modificadas. Esta opción es parecida a la manera en que Excel maneja las celdas. Una de las barras de herramientas permite ver si esos usuarios están en línea, mostrar qué fue modificado, etcétera.
Word agrega una nueva vista, Lectura , para revisar textos extensos: divide el texto en dos columnas anchas (simulan dos páginas de un libro) y muestra una columna vertical con miniaturas de las páginas, para hacer más fácil su navegación y lectura.
Excel
La planilla de cálculo también es capaz de dar soporte a datos estructurados como XML. Además, incluye una herramienta de mapeo de celdas (crea un árbol con los distintos campos, que se pueden seleccionar y modificar). También sigue dando apoyo (igual que las otras aplicaciones del paquete) a las etiquetas inteligentes (que buscan información sobre un campo en base al contexto).
Es posible programar el panel de tareas para que muestre determinado tipo de información, enlaces y tareas automatizadas dependiendo de la celda seleccionada.
PowerPoint
El software de presentaciones ahora puede reproducir video a pantalla completa y agregó más formatos de audio. Al compartir una presentación (si se la arma con otros usuarios, por ejemplo) se puede agregar una lista de tareas, enlaces, archivos adicionales y demás. Para esta función requiere Windows SharePoint corriendo sobre Windows Server 2003.
Se simplificó la grabación de presentaciones sobre CD para su distribución, incluyendo una versión actualizada del visor gratis de presentaciones (para aquellos que no tienen el Office instalado en sus máquinas). Se agregaron animaciones y plantillas de dibujos, y se mejoró el soporte para Tablet PC: admite, por ejemplo, anotaciones manuscritas en las diapositivas.
Access
Se amplió el soporte de XML para la importación o exportación de bases de datos. También es posible hacer una copia de seguridad de las bases de datos Jet desde Access. Otra herramienta nueva es la de revisión, para ayudar a determinar si un objeto borrado o modificado dentro de una base de datos tiene dependencias. Además, ofrece autocorreción, para evitar errores de sintaxis comunes (en etiquetas no asociadas, por ejemplo). Y ahora soporta los temas del XP, lo que permite crear una base de datos con una interfaz integrada al sistema.
Todas estas aplicaciones estarán disponibles en nuestro país en algo más de seis semanas.
Los precios y los requerimientos
Como es usual, Microsoft ofrecerá distintas versiones del Office 2003. La edición estándar tendrá un precio local de 399 dólares (igual que en Estados Unidos), e incluirá las últimas versiones de Word, Excel, PowerPoint y Outlook. La edición profesional le agregará a estas aplicaciones Access, Publisher e InfoPath, mayor soporte para XML y para manejo de derechos de información (IRM). En este caso, el precio del producto será de 499 dólares.
El nuevo paquete de oficina de Microsoft corre en Windows 2000 (con Service Pack 3 como mínimo) o XP. No es posible instalarlo en Windows 95, 98 o Me. Se recomienda un procesador Pentium III o mayor, 128 MB de RAM (más 8 MB para cada aplicación del paquete corriendo en simultáneo) y 245 MB de espacio en el rígido. La instalación completa de la beta de la edición profesional nos pidió 814 MB. Por supuesto, este número dependerá del tipo de instalación que se elija.
