Las presentaciones portátiles

Las presentaciones realizadas en Power Point pueden estar integradas por objetos de variada índole. Textos, imágenes, y archivos de video y sonido forman parte de la lista de elementos factibles de ser utilizados en las diapositivas de una presentación.

Por lo general, este tipo de objetos, especialmente los de video y las imágenes, suelen ocupar un generoso espacio en el disco rígido (en algunos casos de varias decenas de Megabytes). Esto, obviamente, atenta contra la portabilidad del trabajo. Por supuesto, no existe problema si la presentación se corre siempre desde la PC donde se la generó. ¿Pero qué pasa si es necesario transportarla a otra computadora? Desde ya, es imposible realizar una bajada directa a diskettes. También resulta difícil transmitirlo, por su volumen, a través del correo electrónico. La solución la proporciona el propio producto mediante la herramienta Presentaciones portátiles ( Pack and go , en la versión en inglés).

El uso práctico de ésta se ve facilitado, además, por un asistente que guía paso a paso la compresión y almacenamiento de los archivos.

Ejecute el comando Archivo/Presentaciones portátiles... desde el menú principal para abrir el cuadro de diálogo Asistente para presentaciones portátiles .

La primera pantalla es meramente informativa sobre la composición del asistente. Incluye un gráfico con los pasos que lo integran (basado en estaciones que representan cada pantalla, a las que se puede acceder, además, con un clic sobre el correspondiente cuadrado). Luego, presione el botón Siguiente para continuar con el proceso.

Aquí debemos informar a Power Point cuál es la presentación que se desea compactar o empaquetar , como lo denomina el propio producto. Esto se realiza mediante dos casillas de verificación: Presentación activa y Otras presentaciones . La primera, marcada por defecto, requiere que la presentación esté en ejecución. Marque la segunda, Otras presentaciones , para habilitar la caja de texto y el botón Examinar . Este último le permite buscar, mediante el clásico cuadro de diálogo de Windows para recorrer los discos, el archivo .PPT (la extensión de las presentaciones) que corresponda. Pulse el botón Siguiente para pasar a la próxima pantalla.

En ésta existe un control de radios, titulado ¿Dónde desea copiar la presentación? , con las opciones Unidad A:\ , Unidad B:\ (deshabilitada si no existe físicamente una segunda unidad de discos flexibles) y Elegir destino que permite habilitar la caja de texto y el botón Examinar adjuntos. Esto sirve para indicarle a la aplicación cuál es la unidad y carpeta de destino de la presentación. Haga un clic en Unidad A:\ para que el archivo compactado se almacene en diskettes.

El tercer paso del asistente, llamado Vínculos , es fundamental para agregar al paquete archivos externos a la presentación (como una planilla de cálculo con gráficos capturados por la presentación o imágenes), fuentes y otras utilidades aportadas por el entorno operativo.

Esta penúltima pantalla consta de dos casillas de verificación: Incluir archivos vinculados (marcada por defecto) e Incrustar fuentes TrueType . Seleccione ambos controles para despreocuparse de la posibilidad de que no estén presentes en el equipo de destino. En especial, tenga en cuenta que no todas las fuentes TrueType son estándar, por lo tanto resultan de vital importancia si en las diapositivas se utilizan algunas de uso poco frecuente.

El último paso pregunta sobre si se incluye o no en el paquete el Viewer , un programa que permite visualizar la presentación sin necesidad de que esté instalado Power Point. La selección recae en un control de radios con dos opciones: No incluir el visor y Visor para Windows 95 o NT . Seleccione esta última si no existe certeza sobre la instalación de Power Point en la PC en la que se ejecutará.

Presione el botón Terminar para finalizar el proceso. De inmediato, la aplicación bajará el paquete al disco flexible. Si éste no fuera suficiente requerirá sucesivamente otros.

Por Gabriel Tomich

---

Conforme a