Los formatos de números Porcentaje , Fracción y otros en Office XP

En la última entrega se analizaron los principales formatos para números con que cuenta Excel . Pero quedan algunos más.

Uno muy importante es Porcentaje . Para explicarlo, conviene recurrir a un ejemplo. Así, abra una planilla en blanco y escriba en A1 el número 100 . Luego, en A2 escriba 20 , con la idea de utilizar este valor para calcular el 20% de la cifra tipeada en A1. A continuación, active A2 y ejecute el comando Formato/Celdas (o el atajo de teclado Ctrl+1 ).

Esta acción, como ya sabemos, abre el cuadro de diálogo Formato de Celdas . Por defecto, debería estar abierta la pestaña Número . Si no lo está haga un clic en ella.

En la lista Categoría seleccione el ítem Porcentaje . Automáticamente en la interfaz se incluye un control numérico para determinar la cantidad de cifras decimales que se requieran. Escriba o establezca con los botones 2 y pulse Aceptar .

En la celda vemos que queda el valor 2000,00% , es decir, el 2000 por ciento, que no es precisamente el 20% que necesitamos. ¿Qué pasó? Sencillo: al aplicar el formato Porcentaje en una celda, Excel automáticamente multiplica el valor que se encuentra en ella por 100 , además de añadir el símbolo del porcentual.

¿Cómo se soluciona? Simplemente tipeando 0,2 (o lo que es lo mismo =20/100 ) en A2. Cuando Excel multiplica este valor por 100, queda establecido el 20%. Haga esto último y en A3 escriba la fórmula =A1*A2 para obtener el correspondiente 20 . Luego, basta variar los valores en A1 para obtener el 20% en A3.

Vamos a otro ejemplo para explicar el formato Fracción . Para trabajar con números fraccionarios es cierto que basta tipear en una celda, por ejemplo en C1, =3/5 y obtener 0,6 para operar con este valor (que dicho sea de paso es lo que hace Excel internamente aunque escribamos números fraccionarios).

Pero si resulta más fácil visualizar la fracción, entonces active C1, corra la instrucción Formato/Celda y seleccione en la lista Categoría de la solapa Número la opción Fracción . Automáticamente se verá en pantalla 3/5 .

El programa proporciona una manera más simple aun para escribir números fraccionarios. Vaya por ejemplo a D1 y escriba 0 3/5 (dejando un espacio entre el cero y el tres). De inmediato, Excel toma el número como fraccionario. Eso sí, si observa la barra de edición de fórmulas, allí verá 0,6 , el valor que utiliza la aplicación para los cálculos.

Retrocedamos un poco para analizar la interfaz de la solapa Número tras seleccionar el ítem Fracción . En ella aparece la lista Tipo que permite elegir el formato de fracción que utilizaremos. Hasta un dígito , Hasta dos dígitos , Hasta tres dígitos , Como medios , Como cuartos , Como octavos , Como dieciseisavos , Como décimas y Como centésimas son las opciones disponibles en función del cálculo por realizar. La notación científica tampoco podía estar ausente en una planilla de cálculos. Para trabajar con valores muy pequeños resulta ideal hacerlo con este tipo de formato. Por ejemplo, escriba en cualquier celda libre de la hoja el valor 0,0000000065 y aplíquele el formato Científica (que incluye la opción de agregar decimales). En pantalla obtendrá 6,5 E-09, que indica que 6,5 está dividido por 1.000.000.000. Aclaración: si usted realiza esta operación con estas cifras (6,5 y mil millones), Excel automáticamente entrega el resultado en notación científica.

Por último hay otra opción para formatear valores numéricos: la categoría Personalizada .

Escriba el número 104 en la celda C14, ejecute el comando Formato/ Celda y elija Personalizada en el listado Categoría . En la interfaz se añade la caja de texto Tipo seguida por un listado con diversos formatos (no sólo numéricos, sino también de fecha y hora). En ella seleccione uno apto para los números.

De inmediato, el formato elegido se edita en la caja de texto superior. Una vez allí se lo puede personalizar, es decir, agregarle o sacarle elementos para que sea funcional a nuestros propósitos. Luego, basta hacer un clic en Aceptar para que el formato adaptado sea aplicado a la celda activa.

Marcas de agua en Word XP. Hasta la llegada de esta última versión de Office , incorporar una marca de agua (esas sutiles leyendas grisadas impresas por debajo del texto principal del documento) era una verdadera pesadilla. Con XP, en cambio, es muy fácil. Por ejemplo, para insertar la palabra Borrador :

• 1º) Ejecute el comando Formato/Fondo/Marca de agua impresa.
• 2º) Se abre un cuadro de diálogo con un comando de radios de tres opciones activado. Las opciones son: Sin marca de agua (seleccionada por defecto), Marca de agua imagen y Marca de agua texto.
• 3º) Haga un clic en esta última. En el combo Texto de la sección encontrará un listado de palabras clásicas para usar como marcas de agua. Seleccione una o simplemente escriba la que desee.
• 4º) Puede cambiar los formatos Fuente , Tamaño y Color de la marca de agua, así como la orientación. Por defecto, esta última es en diagonal, pero es posible optar por ubicarla en forma horizontal.

Luego, puede salvar el documento como una plantilla ( .dot ) para utilizarla como papel borrador.

• Formatear: en la jerga informática acción de dar formato. Aplicable a los discos, diskettes (por el comando Format ) o a elementos de estilo (líneas, tipo de letras, diseños, etcétera).
• Personalizar: acción de modificar y adaptar un dispositivo, una aplicación, un formato u otros elementos informáticos a las necesidades específicas del usuario.

Por Gabriel Tomich

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