El tiempo, ese recurso siempre escaso

El manejo del tiempo plantea siempre a los empresarios un problema difícil de resolver, básicamente por el hecho de que es un elemento abstracto, no se puede tocar, no se puede almacenar o guardar para usarlo más adelante y además, nos guste o no, sigue pasando y es imposible de detener. Ante todo esto, lo único que podemos hacer es prepararnos con la idea de utilizarlo del mejor modo posible.

Por medio de varias actividades de capacitación, pude llegar a identificar cuáles son las causas principales que hacen perder el tiempo a productores y profesionales vinculados con la actividad agropecuaria, algunas de las cuales quisiera aquí analizar brevemente con el fin de aportar algunas ideas que ayuden a mejorar el manejo de este insumo tan escaso.

Si hablamos de los productores, los principales factores que hacen a la pérdida de tiempo tienen que ver con interrupciones que reciben por parte del personal poco capacitado que permanentemente pregunta qué tiene que hacer o simplemente se queda esperando órdenes.

Otro robatiempo habitual es el desorden en el escritorio o lugar de trabajo, ya que la acumulación de papeles inservibles unida a la falta de organización de la documentación hace que ante una necesidad no se encuentre el dato necesario o se deba perder mucho tiempo buscándolo.

Los problemas de comunicación telefónica son otra complicación, ya que aunque hoy los teléfonos funcionan, lo que cuesta trabajo es encontrar a las personas. Es habitual gastar de tres a cinco llamadas por contacto a efectuar entre los ocupados, contestadores y secretarias que nos dicen que "salió" o "está en una reunión" y si lo desea sume a este problema las interrupciones por llamadas telefónicas que se reciben de amigos o clientes que a veces ocupan 15 a 20 minutos en el teléfono para concretar temas que en condiciones normales hubieran tomado sólo 5 minutos de conversación .

Si nos centramos en los robatiempos que afectan a los profesionales las quejas apuntan en primer lugar a las interrupciones telefónicas o por visitas imprevistas de clientes que quieren hacer algún tipo de consulta.

Al desorden personal se le debe sumar una tendencia mucho mayor por parte de los profesionales al archivo de papeles desechables, o sea colecciones de revistas técnicas, gacetillas y folletos informativos que se acumulan "por si alguna vez me hace falta consultarlo", cuando lo más habitual es que si alguna vez aparece el problema el dato está perdido en medio del desorden. El punto crítico de este problema se alcanza cuando se acaba el espacio para acumulación de papeles.

El tiempo gastado en viajes o desplazamientos sumado al tiempo de espera en terminales afecta particularmente a la gente de campo por las grandes distancias que se deben recorrer en el trabajo cotidiano.

Aclaradas algunas de las causas principales veamos parte de las soluciones factibles de aplicar.

El mal manejo del tiempo se origina en la falta de objetivos de trabajo a nivel personal o de la empresa. Cuando las metas de trabajo no son específicas y acotadas en el tiempo el trabajo se limita a hacer las cosas lo mejor posible cada día y con eso sólo no alcanza porque las urgencias e imprevistos nos llevan a postergar los temas realmente importantes.

Ponerse objetivos y metas a lograr en el largo, mediano y corto plazo es una primera forma de organización de las cosas que esperamos lograr en un cierto período de tiempo. Un plan de acciones concretas pasado en limpio a una agenda es un buen comienzo si se cumple, si no, es sólo un dibujo de buenas intenciones. El tiempo en el día a día se puede organizar con listas de tareas o temas por resolver, y es conveniente tenerlas escritas y priorizadas . Un consejo útil adicional es no comenzar una tarea hasta haber terminado por completo la tarea anterior.

Para las interrupciones telefónicas un contestador es un buen filtro de llamadas si uno no puede darse el lujo de tener una secretaria sonriente y amable que diga "salió" o "está en una reunión". Para los contactos que uno quiere hacer con otras personas, particularmente si son contactos comerciales, el fax es una buena alternativa ya que más allá de que la persona esté o no, el mensaje entra y nos queda luego esperar la respuesta.

El problema del escritorio desordenado y la acumulación de papeles exige un poco más de autodisciplina. He llegado a la conclusión de que un papel o artículo técnico que no haya sido consultado en los últimos tres años, en la mayoría de los casos puede tirarse al papelero. Con respecto a las publicaciones y salvo que uno coleccione desde tiempos inmemoriales tal o cual revista, arranque los artículos de interés y guárdelos en carpetas o cajas archivo por orden temático. Verá que son mucho más fáciles de encontrar en un momento de necesidad.

Las interrupciones del personal se minimizan con capacitación y organización del trabajo, lo cual se dice mucho más fácil de lo que se hace, pero no por ello debe dejar de ser tenido en cuenta.

Finalmente, y sin dar por agotado el tema, tome conciencia de que siempre es mejor organizarse y planificar una tarea para hacerla bien la primera vez, que tener que desperdiciar tiempo y otros recursos económicos corrigiendo trabajos improvisados o mal hechos.

Por Fernando Ravaglia El autor es consultor en capacitación y organización de empresas agropecuarias.

---

Conforme a