Cómo potenciar el vínculo entre las empresas y los despachantes de aduana

La relación con los despachantes de aduana no siempre es simple de gestionar. Para eso es importante conocer en profundidad el alcance del trabajo que llevan a cabo. Se trata de una actividad cuyos procedimientos se encuentran muy normados, donde aplica abundante burocracia, por lo que hacerlo de forma profesional, eficiente y con confianza, requiere de experiencia, gestión y tecnología. A continuación, algunos puntos a tener en cuenta.

Los usuarios internos: un paso preliminar es definir a quiénes va a afectar esa relación dentro de la empresa. Usualmente en las organizaciones más grandes existen distintas áreas a cargo de diferentes funciones como legales, tecnología, finanzas, operaciones, logística, almacenes y otros proveedores estratégicos como puede ser transportistas terrestres o depósitos tercerizados.

Una vez identificadas, es útil armar una breve lista de los temas críticos para cada una, lo que podría incluir las demoras en aduana, la reducción de gravámenes, el asesoramiento para el cumplimiento general de las normas que afectan las operaciones de Comercio Exterior, o bien la optimización del costo total de la logística internacional.

Propósito: esto está relacionado a cuáles serán las áreas en donde se enfocará la empresa al momento de evaluar y seleccionar al despachante. En general este punto depende mucho de la industria en donde se desempeña la organización. Por ejemplo, hay industrias lo suficientemente maduras en las que se puede valorar más un servicio global, con mayor soporte en la logística de transporte y en la coordinación, o bien puede tratarse de sectores donde la clasificación arancelaria es la clave del proceso, con lo cual se evaluará si éste tiene un equipo desarrollado y experimentado, con la tecnología necesaria para dar rápida respuesta cuando los compradores requieren nuevos insumos o partes. De esta manera incluso se podrá obtener reportes ágiles ante cambios en el tratamiento arancelario y de intervenciones de las mercaderías. Esto sin mencionar si el sector donde se desempeña el operador goza de algún régimen promocional, como puede ser el minero, con información específica sobre ahorros de derechos u otra información relevante del negocio.

Otro aspecto que podría surgir en este punto es el tamaño de la estructura del despachante: aquellos más pequeños podrían tener un servicio más personalizado cuando el operador mantiene muy poca variedad de mercaderías importadas o exportadas y con un alto nivel de repetición. En cambio, una mayor estructura podrá proveer un mejor resultado cuando aquella variedad es más importante.

Estos aspectos pueden servir para ir de una lista más bien extensa de potenciales proveedores a una más acotada, con aquellos que cumplan los criterios deseados.

Reportes: el despachante cuenta con suficiente información para poder proveerla de manera tal que sirva para la toma de decisiones. Una de ellas es la del costo de operación, incluso a nivel de artículo. Al manejar aspectos relevantes del costo de la logística, estos proveedores están en condiciones de proveer información relevante para mantenerlos bajo control. Esto implica tener un grado importante de orden en los sistemas internos del contratante, especialmente en la codificación de sus productos o en sus repuestos e insumos. Es recomendable especificar al evaluar las propuestas de servicio si esos reportes tendrán un costo adicional o bien serán incluidos en la tarifa por operación, lo que podría implicar asegurar una cierta cantidad mínima por un período de tiempo.