Mensaje al jefe. Tres razones para no mandar un mail a las dos de la mañana

A medida que millones de personas navegan la cuarentena y las jornadas de trabajo que combinan reuniones de video, educación en el hogar, cuidado de niños y mascotas y la cocina, establecer límites es fundamental. Cuando la vida y el trabajo se mezclan en casa, es fundamental ayudar a los empleados y los miembros de un equipo para mantenerse enfocados, tranquilos y productivos.

Como líderes de equipos, los gerentes y los empresarios pueden contribuir, en este objetivo, dejando de enviar correos electrónicos fuera del horario laboral.

Incluso si no espera una respuesta rápida, sus empleados están desesperados por ser buenos jugadores de equipo, especialmente en este momento. Quieren demostrar su valía. Y es fácil pensar: "Es solo un correo electrónico rápido. No es gran cosa". Pero la realidad es que un mail nunca es solo un mail.

Más allá de la interrupción cognitiva del cambio de contexto, un correo electrónico es una solicitud disfrazada de mensaje. Cada nota requiere una acción correspondiente, incluso si es simplemente leer y absorber el contenido.

El correo electrónico también consume mucho tiempo. Un estudio de 2016 frecuentemente citado encontró que el profesional promedio gasta 4.1 horas cada día respondiendo correos electrónicos de trabajo. Incluso si no registra medio día de trabajo enfrascado en su bandeja de entrada, el correo electrónico puede ocupar una parte desproporcionada de su espacio mental.

A continuación tres formas de fomentar una cultura de correo electrónico saludable, incluso cuando los horarios de todos se encuentran trastocados.

1. Llegar al punto

Si cada mail puede considerarse una solicitud, hay que un esfuerzo por aclarar lo que se desea. Este enfoque es particularmente importante para los correos electrónicos que se dirigen a un gran equipo o a toda la empresa.

Se debe usar un lenguaje conciso y terminar con una lista de elementos de acción. Si el tema no se aplica a un destinatario puntual, simplemente hay que excluirlo de la lista de envíos. Si se necesita incluir a alguien, siempre se puede volver a incluirlo en el hilo más adelante.

2. Programar el momento del envío

Después de trabajar desde casa durante varias semanas, todos los horarios están trastocados. Es posible que una persona consulte su bandeja de correos antes de que salga el sol o en una tranquila tarde de fin de semana.

Todos tenemos diferentes responsabilidades y realidades diarias. Pero hay que tratar de no enviar ese mensaje que se redactó a las 2 AM. En lugar de presionar manualmente el botón de enviar, se puede programar el correo para que salga durante el horario comercial habitual.

3. Tener un protocolo claro

Es clave crear una política clara de correo electrónico. Escribirla, compartirla y cumplirla.

Pocas personas se están tomando vacaciones en este momento. Sin embargo, hay que asegurarse de que los empleados que estén de licencia por razones de enfermedad o porque se tomaron unos francos puedan desconectarse por completo de sus computadoras y de sus bandejas de correo.