Productividad. 5 claves para que tus horas rindan más y mejor en el trabajo

"La gestión del tiempo es un tema global que desde hace miles de décadas le preocupa a buena parte de la humanidad. Sin embargo, en la actualidad, está exacerbada por la sensación de tener que no perdernos nada, directamente ligada a esta era de la conectividad en la que todo está a un clic de distancia", afirma Martina Rua, experta en innovación y productividad y autora del libro La fábrica de tiempo. Y nosotras no podemos estar más de acuerdo. Por eso, hoy te contamos cómo hacer para que tus tiempos rindan mejor.

Si querés sacarles el jugo a tus días, el método es empezar por revisar tus hábitos: para ser productiva y poder gestionar el tiempo, es necesario adquirir hábitos tendientes a la organización y el balance. Adueñarse de una costumbre es algo difícil, lleva entre 20 y 90 días de perseverancia que una actividad se haga habitual para las personas. De todos modos, aunque no sea fácil integrarlas a tu vida, es vital que cuentes con acciones que te acerquen a tus objetivos y aunque la palabra "rutina" tenga mala prensa, siembres nuevos hábitos.

1. Sin hábitos no hay paraíso

Hasta las personas más creativas, locas y disruptivas tienen hábitos: los artistas, los escritores, los pintores, los que se te ocurran; ya que sin empezar por compartimentar el día, sin pensar en qué momento y cómo hacemos las cosas, sin tener cierta conducta, es difícil cumplir las metas.

¿La buena noticia? Una vez que arrancás con una práctica positiva, todo se vuelve a tu favor: existe un concepto que se llama el "efecto dominó" que dice que si una adquiere un buen hábito atrás de ese vienen otros más. Entonces, no tenemos que adquirir 900 maneras nuevas de mejorar, sino que con solo una todo se empieza a ordenar. Por ejemplo, si te levantás a las 7 de la mañana y resolvés lo más difícil del día, es posible que para las 8 te sientas energizada y con endorfinas para hacer deporte o para encarar otro tipo de actividad efectiva. ¿Qué tener en cuenta, entonces? Hay tres temas concretos que atender: primero son los hábitos, pero después siguen la agenda y lista de pendientes.

2. Agenda y lista de pendientes

Hay dos cosas simples y cotidianas que son la clave para hacer valer tus minutos: una agenda y una lista de pendientes. Resulta fundamental vaciar tu cabeza y llevar a un lugar digital o analógico tus quehaceres. No hay una conclusión científica que diga cómo es mejor registrarlos, sino que es algo bastante personal, muchas hacemos un mix de analógico y digital, pero la posta es que no estén en tu cabeza. De nada sirve que hagas el esfuerzo de retener en tu mente "miércoles-14.30-reunión-con-el-tipo-del-packaging"; es un gasto inútil, que ocupa tu cerebro en algo que perfectamente podrías estar dedicando a ser más productiva. En cambio, adoptá una "mente peso pluma": el amistoso de tenis, la vacuna del perro o la reunión más complicada, todo debe figurar en tu agenda.

En cuanto a la lista de pendientes, te conviene hacer sublistas: la del año, los meses, la semana y el día. ¿Un súper consejo? Todas y cada una tienen que ser realizables. Si armás inventarios hiperpretensiosos, la frustración aparece demasiado temprano porque llega el mediodía, te das cuenta de que no vas a completar ni siquiera dos ítems de los cuarenta que anotaste y, obvio, bajón en puerta. Ni hablar de cuando se te viene la noche. Acordate: proyectar con los pies en la tierra es lo que garpa.

3. Conocé tu pico de energía

La idea es hacer más en menos. Relax, es posible. El gran secreto para administrar tu energía es descubrir tu pico, algo a lo que, generalmente, no le damos bola. El autor Daniel Pink, especialista en comportamiento, publicó el año pasado el libro Cuándo, en el cual muestra la importancia de elegir los momentos en los que hacemos las cosas. Hay un concepto interesante que cuenta que las personas tenemos un pico, un valle y una recuperación. La propuesta del autor es tratar de detectar cuándo tenemos ese furor de garra, para también entender que luego viene el bajón: siempre después de las cimas llegan las llanuras que hay que respetar. Siempre. Por eso, si el cuerpo te pide una siesta y vos le seguís metiendo pila, es altamente probable que eso, a largo plazo, te haga mal. Mejor, honrá la pachorra y sabé que después viene el envión.

Una ayudita para identificar los momentos en que te sentís capacitada de hacer tareas que requieran foco o atención cognitiva y cuándo tus neuronas te piden un recreo, te recomendamos identificar qué tipología sos:

• ¿Sos alondra? Son las madrugadores, que alcanzan su nivel máximo hacia el mediodía.
• ¿Búho? Son quienes se activan después de las seis de la tarde y son más productivas de noche.
• ¿O colibrí? Ellas se ajustan al ciclo día-noche, serían la mayoría, las que responden al horario de oficina habitual. Invertí tiempo en estudiar qué necesita tu organismo y activá por ahí, así podés ser más eficiente en tus horas orgánicamente productivas.

4. Unitasking mata multitasking

Las mujeres orquesta –o que dicen que hacen mil cosas– son veneradas. ¡Una pavada atómica! "Los estudios de neurociencias demuestran que los cerebros de las personas no están cableados para hacer muchas cosas a la vez. Apenas iniciás dos actividades juntas, hay una que empieza a sufrir en su productividad y en su calidad", explica nuestra experta. Por ejemplo, si estás armando la mochi de tu hijo y al mismo tiempo contestando un llamado, una de las dos situaciones va a padecerlo. El multitaskeo te saca energía y hace que hagas las cosas mal. Por eso, hay que tratar de evitarlo.

La fórmula es hacerle un truquito al cerebro y pensar en unitasking, que quiere decir que trates de imaginar que vas resolviendo de a un tema por vez. Abrir cinco temas juntos y dejarlos todos al diez por ciento hace que llegue el mediodía y tengas todo al diez por ciento. En resumen, te vas a sentir totalmente frustrada para continuar. La receta es pensar en las cinco o seis cosas que tenés que hacer para ir resolviendo una a la vez, con toda la atención posible. •

5. Ordenar las prioridades

Muchas veces nos cuesta focalizarnos en lo importante. Acá va un ejercicio para priorizar: dibujá una cruz y en cada punta escribí "alto impacto", "bajo impacto", "alto esfuerzo" y "bajo esfuerzo". Ahora, en cada uno de esos cuadrantes vas completando con todas las actividades que querés concluir durante el día. Es muy revelador ver cómo usamos buena parte del tiempo en hacer cosas que tienen bajo impacto y nos demandan alto esfuerzo. La solución es tomar decisiones tendientes a usar la sección de arriba del cuadrante y menos la de abajo.

Experta consultada: Martina Rua. Experta en innovación y productividad, autora de La fábrica de tiempo (Conecta). Da talleres a todo tipo de empresas y profesionales.