Adiós a un clásico: la pandemia apuró la digitalización de la libreta universitaria

A dos años de la llegada del coronavirus, la digitalización de los procedimientos académicos, como la inscripción y el registro de notas, es un hecho para la mayoría de las universidades. Aunque algunas ya habían sistematizado totalmente la gestión de los alumnos hace más de una década, a otras la crisis sanitaria les dio el empujón que faltaba. En contados casos, la libreta física sigue vigente, en paralelo con documentos virtuales, y solamente como una manera de preservar la tradición.

Hoy por hoy, la libreta universitaria, en la que se asentaban las notas de todos los finales que el estudiante rendía durante los años que cursaba una carrera, ya puede considerarse una rareza y no hay dudas de que está en vías de extinción. En la Universidad de Buenos Aires (UBA), la digitalización comenzó en 2018 y el sistema más utilizado para la gestión académica es el SIU Guaraní, una plataforma para la inscripción de los alumnos y el registro de todas las notas online. “El SIU Guaraní se usa para gestionar el ingreso a la UBA, pero luego cada una de las 13 facultades tiene su plataforma, que puede ser esa o alguna otra. Incluso las que siguen con papel tienen algún sistema informático de respaldo”, dice Federico Saravia, subsecretario de Transformación Digital y Modernización de esa institución.

En efecto, algunas unidades académicas mantienen la libreta. “La libreta en formato papel sigue vigente en algunas pocas facultades, donde la usan más por tradición que por necesidad”, aclaran fuentes de la UBA. Una de ellas es la de Medicina, con 200 años de historia, que es una de las pocas que no se maneja con el SIU Guaraní, sino a través de una intranet, y mantiene la clásica libreta de notas. En la Facultad de Filosofía y Letras, si bien no se imprimen más libretas desde 2018, quienes las tienen las siguen utilizando.

El documento impreso resiste también entre los alumnos de la Universidad de Ciencias Empresariales y Sociales (UCES), donde –a pesar de tener una historia académica online en la que cada alumno consulta sus faltas, notas, prórrogas y vencimientos de cursadas– las notas de cada estudiante se vuelcan al papel.

Confinamiento y modernización

Otras casas de estudio aprovecharon la virtualidad que impuso el confinamiento de 2020 para modernizarse. Entre ellas, la Universidad Tecnológica Nacional (UTN); allí, si bien la inscripción a materias en forma online se realizaba desde hacía muchos años, a la llegada de la cuarentena se trabajaba por la incorporación al sistema SIU Guaraní. “La pandemia fue, además, un hito importante porque quedaron desactualizadas las libretas con los cursados y finales de 2020 y 2021. Mientras tanto, los ingresantes 2020 y 2021 nunca tuvieron libreta. Entonces consideramos que era el momento oportuno para dejar de usarla y migrar al SIU Guaraní, que es un sistema robusto, seguro; nos da mucha confiabilidad y seguridad en los datos y los controles que brinda”, dice Vanina Bottini, secretaria de Planeamiento y Gestión de Procesos de la UTN Buenos Aires. De manera que, para los finales presenciales de 2021, la universidad aclaró que ya no era necesario asistir con libreta, sino únicamente con el DNI. “Una de las ventajas más importantes del nuevo sistema es la velocidad con la que se actualiza el historial académico del estudiante. El docente ya no tiene que poner la nota en la libreta y luego en un acta por triplicado, sino que pone una nota en el sistema e impacta en el historial del estudiante”, explica.

La Universidad del Salvador (USAL) también se digitalizó a partir de la pandemia. Según Romina Cavalli, vicerrectora académica, la decisión se concretó a partir de la disposición del consejo superior que en octubre de 2020 aprobó la eliminación de las libretas universitarias y estableció que los alumnos podían identificarse con la credencial virtual o documento de identidad. “Hoy, a través de la app de gestión académica, el alumno puede ver la información actualizada de su situación. El avance tecnológico nos permitió iniciar un proceso de despapelización”, cuenta Cavalli.

En la Facultad de Ingeniería de la UBA también decidieron acelerar los procesos para implementar el SIU Guaraní, en una versión actualizada que les permitiera acceder a la situación académica de cada estudiante. “Hoy permite certificar la condición de estudiante, el desempeño y acceder al historial académico donde obran los registros que hasta antes de la pandemia también se volcaban a las libretas universitarias. La pandemia llevó a replantear la continuidad de la libreta universitaria, que ya reglamentariamente no era de uso obligatorio para las unidades académicas de UBA”, advierte Lucas Macías, secretario de Coordinación General de esa facultad.

Pioneras digitales

Desde sus inicios, la Universidad Austral utilizó otros sistemas de registro y consulta de notas lejos de la tradicional libreta. Con más de 30 años, tiene hoy un sistema integral digital de gestión universitaria, implementado también a través del SIU Guaraní. El alumno puede administrar desde allí los aspectos formales de su ciclo académico, como la revisión de horarios, inscripción a materias, parciales y finales, y también el acceso a sus calificaciones parciales y finales. “Desde sus inicios, la Universidad Austral pensó en un sistema digitalizado para el registro de notas, minimizando la gestión manual que representaba la libreta universitaria. Pero además desde hace 10 años se propuso reducir el uso del papel, no solo por el impacto y aporte al medio ambiente, sino también por las ventajas y bondades que la digitalización ofrece, así como el avance de tecnologías que permiten a la organización ser más eficiente y aportar calidad y seguridad en sus procesos académicos”, dice María Susana Urrutia, vicerrectora de Alumnos y Extensión de la institución.

La Universidad Católica Argentina (UCA) es otra de las que optaron por el sistema SIU Guaraní para sus procesos de gestión académica. Si bien la UCA tiene su propio sistema de registro online de notas desde hace unos 15 años, las primeras versiones entregaban servicios básicos que se fueron actualizando hasta la reciente modificación, que comenzó a implementarse en 2018. Algunas de sus facultades comenzaron a usar este sistema antes y otras después, de manera que, durante varios años, convivieron la libreta física con el registro online, hasta 2018 cuando toda la universidad se incorporó al SIU Guaraní. “Este sistema nos permite asegurar la calidad y la auditabilidad de los datos, aspecto no menor y requerido por los procesos de acreditación de la Comisión Nacional de Evaluación y Acreditación Universitaria (Coneau)”, dicen desde la dirección de Relaciones Institucionales de la UCA.

Por último, en la Universidad Argentina de la Empresa (UADE) a partir de la década del 90 se dejó de usar definitivamente el sistema de libreta universitaria en papel para migrar a un sistema informatizado para el registro de notas por parte de los docentes y la consulta de notas por parte de los estudiantes. Con el transcurso del tiempo, el sistema fue sufriendo sistemáticamente mejoras tanto para la carga como para el acceso a la información, hasta el desarrollo actual vigente. “Desde hace más de una década se utiliza el Webcampus, un portal para la gestión integral paperless de los estudiantes, incluyendo la carga, el registro y la consulta de las notas de todos los exámenes e instancias de evaluación. Articula la gestión electrónica (la carga de las notas en el portal) con la física (el resguardo de las actas físicas firmadas por los docentes), garantizando así el mayor nivel de seguridad”, detalla Adriana Laporte, coordinadora de la Dirección de Alumnos de la entidad. Y recuerda que en los 90 la universidad advirtió que “el modelo físico de la libreta era un paradigma en desuso que debía modificarse y cambiarse por un paradigma superador que mejorara este proceso, clave y crítico en cualquier gestión académica. Para los estudiantes, el sistema informático de notas está naturalizado”, finaliza.