14 programas de oficina en la Red

El Gobierno no es el único interesado en hacer un poco de economía y bajar el déficit. Todos necesitamos restringir los gastos. Naturalmente, esto alcanza también lo que se invierte en la computadora.

La idea es sacarle el mayor rendimiento posible a la máquina. No sólo con el hardware, sino también con el software que corre en ella. Y eso no siempre significa instalar el programa más poderoso disponible, sino el que mejor se ajusta a las necesidades de cada uno.

Esto es apreciable en los paquetes de oficina, por ejemplo. El más popular, el Microsoft Office XP , y su seguidor, el Corel WordPerfect 2002 , ofrecen una cantidad enorme de herramientas, que contemplan casi cualquier necesidad.

Pero, ¿cuántas se usan regularmente? Y más importante aún: ¿valen los 500 o 600 pesos que hay que pagar actualmente por ellas?

Si a usted los trucos avanzados que publica semanalmente Gabriel Tomich en la sección Tutoriales (ver página 3) le resultan pan comido, o le resuelven problemas urgentes que tenían un trabajo paralizado, esos paquetes son muy probablemente los más indicados, por su solidez y por la integración entre sus herramientas.

Para llevar la contabilidad del hogar, o que los chicos hagan un trabajo para el colegio, existen otras opciones más económicas. Hay paquetes de oficina gratuitos, como el StarOffice , el EasyOffice o el 602Pro PC Suite . Cada uno tiene sus fortalezas y debilidades, pero cumplen con suficiencia las tareas más comunes.

Además, estas soluciones, al igual que los procesadores de texto y planillas de cálculo gratuitos y shareware que están disponibles en la Red, ocupan menos espacio en el disco y suelen ser menos demandantes con el hardware de la PC.

Los paquetes mencionados están en la Web. Bajar al disco rígido el StarOffice 5.2 (70 MB) lleva tiempo, es cierto, pero está la posibilidad de descargarlo en paquetes de 10 MB. Y aun sumando el costo del teléfono será barato.

Hay otras opciones: el EasyOffice tiene un archivo de instalación de 43 MB, y el 602Pro, de 13,6 MB. No son la única alternativa: en la Web hay procesadores de texto y planillas de cálculo comprimidos en archivos de apenas 400 KB.

Paquetes de oficina

De las suites gratuitas, la más recomendable es la StarOffice ( http://www.sun.com/star-office/ ). Está traducida al español, es bastante estable, lee y edita una enorme cantidad de formatos (incluyendo los de Microsoft Office 95 a 2000 ) y tiene varias funciones, además del procesador de texto StarWrite y de la planilla de cálculo StarCalc .

Por ejemplo, una herramienta para crear presentaciones que no tiene nada que envidiarle al PowerPoint . Los que quieran distribuir esos archivos en el formato de StarOffice deberán incluir en el envío el StarOffice Player (disponible en el sitio). También pueden guardarse como PPT.

A esto se agrega un editor de imágenes (con efectos, capas de objetos, etcétera) y de dibujos 3D. Todos los archivos generados se pueden transformar en HTML (el StarOffice también es capaz de editarlo). Incluso hay un cliente de correo, una agenda de citas, un gestor de contactos y Adabas , la base de datos relacional de StarOffice.

Una de las características más apreciadas por sus usuarios es que su interfaz parece plastilina: es posible amoldar todos los comandos, atajos de teclado y la disposición de los menús a gusto de cada uno. Además, tiene diccionario en español.

Otro paquete ofimático pletórico de opciones es el EasyOffice ( http://www.e-press.com ). La interfaz es muy clara y simple, con ayudas, tutoriales y botones dedicados. La contra es que está en inglés. La versión gratuita incluye el EasyWord y el Easy-Spreadsheet , capaces de grabar archivos de texto y planillas de cálculo como PDF, o comprimidos como Zip gracias al EasyZip . Es compatible con los formatos de Microsoft Word y Excel . El diccionario en castellano está en la versión comercial (US$ 29,99), que añade más funciones.

Se agrega un gestor de contactos y una agenda del día, integrados al procesador de texto, para crear correspondencia personalizada con un solo botón (para mandar cartas a una cartera de clientes, por ejemplo). También, una herramienta para gestionar los gastos del hogar, y una aplicación para hacer text-to-speech en inglés (el programa lee el texto escrito).

Esta suite crea presentaciones (con el EasyPresentation ), pero no son compatibles con PowerPoint, porque los archivos están generados en XML. Para que las vean quienes no disponen del EasyOffice, habrá que adjuntar el visor (320 KB).

El tercer paquete gratuito es el 602Pro PC Suite ( http://www.602software.com ). Aquí, el acento está puesto en la compatibilidad con el Word y Excel de Microsoft (hasta la versión XP). Esta suite sí ofrece un diccionario en español en su versión gratuita, pero tiene algunos problemas con las palabras acentuadas (están mal anotadas en la base de datos). Sin embargo, los diccionarios se pueden editar, así que con un poco de trabajo el problema se soluciona.

602Text es capaz de grabar PDF sólo en la versión comercial (US$ 29,95). Con esa edición también es posible agregar códigos de barras a los textos. 602Tab , por su parte, es la planilla de cálculo, con 150 funciones disponibles y compatibilidad con archivos de Excel, Lotus o Quattro Pro .

La suite incluye un editor de imágenes con diversos filtros, y el 602Album , para organizar los archivos temáticamente (fotos de viajes, monografías del colegio, etcétera) y encontrarlos fácilmente.

Procesadores de texto

Quizá no necesite todo un paquete de oficina, y apenas requiera un procesador de texto: tendrá una oferta muy variada.

Primero, no hay que desdeñar la capacidad del humilde WordPad , que viene con Windows. Edita archivos de texto, RTF (ver recuadro) y DOC (hasta la versión 95), maneja fuentes, estilos y viñetas.

En la Web hay alternativas: SimpleWord , la versión reducida del procesador de texto incluido en el EasyOffice ( http://www.e-press.com ). No crea archivos PDF, pero permite aplicar tipografías, estilos, viñetas, imágenes, colores, columnas y demás.

Luego está el excelente AbiWord ( http://www.abisource.com ), originalmente escrito para Linux. Casi todos los menús están en español, pero no tiene un diccionario en nuestro idioma. Edita y graba archivos de Word, RTF, HTML, de 602Text y los formatos de texto para las palmtop Palm y Psion, entre otros.

Su formato nativo es el XML, así que los archivos generados deberían poder leerse, por ejemplo, en un navegador compatible. No trabaja con tablas, pero es muy cómodo para armar columnas de texto.

Atlantis ( http://rssol.com/en/ ) es otro muy buen procesador de texto. Abre archivos .DOC y .WRI, pero sólo graba en RTF. Su fortaleza está en su calculadora y en la posibilidad de anotar gran cantidad de funciones matemáticas directamente en el texto, y resolverlas allí.

Además, puede modificar la disposición del texto, letra por letra, con un par de botones. Al igual que el StarWrite (de StarOffice) es posible esconder todas las barras de herramientas y estado, para trabajar con una hoja que ocupe toda la superficie del monitor.

También tiene portapapeles múltiple, y permite configurar el teclado en otro idioma, sin cambiar la configuración global del sistema operativo. Es shareware. Pagando US$ 27, es posible usar el diccionario en español, crear configuraciones personalizadas para múltiples usuarios, encriptar textos y comprimir archivos.

Yeah Write ( http://www.yeahwrite.com ) no es un procesador de texto común. Su manejo de formatos es limitado (archivos de texto puro, RTF o de WordPerfect 5.1 ), pero tiene una interesante herramienta para organizar los archivos. Crea, al iniciarse por primera vez, unos cajones digitales. Dentro, se almacenan los textos. La interfaz lista los documentos de cada cajón, con la fecha de creación, una descripción breve y la primera línea del texto.

Así, es fácil ver qué contiene cada cajón y qué datos hay en él. Además, en cada uno hay carpetas: un diario íntimo, cartas comerciales, notas, una lista de tareas, una agenda de contactos, etcétera.

Se le puede poner una contraseña a cada cajón, así que es ideal para una PC con varios usuarios. Posee un diccionario en español, y puede usarse como motor FTP, para transferir archivos a un sitio.

Si de portabilidad se trata, las palmas se las lleva el italiano AEdit ( http://web.tiscali.html ): el archivo de descarga es de 396 KB; instalado ocupa algo más de 500 KB. Trabaja también con RTF, y tiene una interfaz muy simple. La barra de estilos (fuente, tamaño, etcétera) está ubicada abajo, y tiene otra ventana, a la izquierda, en la que lista los documentos usados con más frecuencia. Permite definir los atajos de teclado, y tiene portapapeles múltiple. Aunque todavía no tiene un diccionario español, en el sitio están las herramientas para construirlo.

Las planillas de cálculo

La mayoría de estas aplicaciones es shareware. A excepción, claro, de las que vienen con las suites de oficina gratuitas, y de la beta del TeeChart Office ( http://www.steema.com/products/TeeChartOffice/index_spanish.htm ). Esta aplicación está más orientada a la presentación de la información, y por eso su motor de imágenes es excelente. Permite crear todo tipo de gráficos (barras, tortas, líneas, etcétera), cambiarles el ángulo, el tamaño, los letreros, los colores, la iluminación y modificar la orientación en grados. Las imágenes se pueden exportar en diversos formatos, como JPG, TIF o PNG; los datos, como archivos de Excel, HTML o XML.

Un programa más completo en lo que al manejo de los datos se refiere es el shareware SpreadPro ( http://www.techmark.co.uk , US$ 25). Abre y graba archivos de Excel, incluso con múltiples planillas. Ofrece más de 130 funciones, su motor de gráficos es muy bueno, y tiene un par de herramientas que lo hacen aconsejable para armar tablas que luego serán exportadas a HTML: permite insertar casilleros de verificación y menús de lista en las celdas.

Además, una prestación transforma al puntero del mouse en una lupa, para ver más grande el contenido de una celda. Es útil para verificar que a una función matemática no le sobren espacios o le falten signos sin tener que pegar la nariz al monitor.

Otro muy buen programa es el GS-Calc ( http://www.jps-development.com ), compatible con Excel, dBase , FoxPro y Access 2000 (archivos MDB). Este shareware (US$ 19,95) tiene un buen motor para hacer gráficos, y puede manejar hasta 512 columnas, con 180 funciones matemáticas, estadísticas, financieras, etcétera.

El pequeño Spread32 ( http://www.byedesign.freeserve.co.uk , el archivo de descarga ocupa 329 KB) posee una versión para Pocket PC (el sistema operativo para palmtop de Microsoft). Es shareware (US$ 20), tiene una versión en español y ofrece más de 300 funciones para tratar los datos de las celdas. Es compatible con archivos de Excel, Pocket Excel y CSV. No requiere instalación: con abrir el Zip y hacer doble clic sobre el ejecutable, basta.

Estas son algunas alternativas que ofrece la Web para equipar la oficina con un gasto mínimo.

Qué ofrecen

• Los paquetes StarOffice , EasyOffice y 602Pro PC Suite se pueden bajar gratis de Internet.
• También hay procesadores de texto y planillas de cálculo gratuitos. Ocupan poco espacio en el disco y ofrecen las funciones más comunes.
• Algunos tienen versiones shareware, con herramientas adicionales. Son poco exigentes con el hardware.

Los visores de archivos

Son los indicadores para ver el contenido sin editarlo

Abren formatos en modo sólo lectura sin tener que instalar la aplicación original

• Muchas veces, la necesidad de un procesador de texto o una planilla de cálculo no está tanto en la edición de los documentos como en poder ver lo que contienen los archivos de diverso formato que, por ejemplo, nos envían por co rreo electrónico.
• No es necesario comprar un paquete de oficina o instalar los programas aquí listados para poder ver esos archivos. Basta con instalar un visor.
• En el sitio de Microsoft ( http://office.microsoft.com/latam/ ) hay varios de estos visores gratuitos, para que aquellos que no tienen las aplicaciones correspondientes puedan ver e imprimir archivos de Word, Excel y PowerPoint, en las versiones 95, 97, 2000 o XP. Hay más en la versión inglesa del sitio ( http://office.microsoft.com ): se debe hacer la búsqueda bajo viewer.

• Una opción más integrada y completa es la que ofrece Jasc con su Quick View Plus ( http://www.jasc.com ). Esta aplicación shareware (US$ 49) es compatible con muchísimos formatos de texto, planillas de cálculo, presentaciones, imágenes, bases de datos, etcétera. Aun si no reconoce el formato, mostrará su contenido como texto. Si es un ejecutable o una DLL, dará información sobre el mismo.

El formato adecuado

Para compartir texto entre diversas aplicaciones, es ideal el RTF

• La mayoría de las aplicaciones aquí mencionadas es compatible con el estándar del mercado, el Office de Microsoft. Pero los filtros que usan no son 100% precisos. En nuestras pruebas, con el paso de una aplicación a la otra se perdieron algunos detalles cosméticos (el estilo de un título, el color de una celda, etcétera). Esto ocurrió sobre todo con los documentos de formato Word, no así con los archivos RTF ( Rich Text Format ).
• Este formato tiene varias ventajas por sobre el .DOC. Es un estándar multiplataforma (eso significa que el archivo será editado sin problemas en Windows, Mac y Linux, entre otros) y todos los procesadores de texto lo soportan. Además, los archivos que genera ocupan menos espacio que los .DOC, y no puede ser infectado con virus macro, por lo que es un formato ideal para enviar por Internet.
• No sucede lo mismo con las planillas de cálculo: aunque hay un formato multiplataforma (el de los valores separados por coma, .CSV), éste es bastante más limitado que el .XLS, nativo de Excel.
• Los desarrolladores de StarOffice buscan cambiar esto, y por eso hicieron público el código fuente de su paquete de oficina (la versión de código abierto del StarOffice está en http://www.openoffice.org ). Allí se intenta crear un estándar multiplataforma que haga posible intercambiar sin problemas datos dispuestos de forma más compleja que los que permiten el RTF y el CSV.