50 trucos para Word, Excel, Access y Power Point

Las aplicaciones como procesadores de texto, planillas de cálculo y administradores de bases de datos, entre otras, contienen numerosos menús, comandos y herramientas, que realizan muchas tareas. Sin embargo, en el fragor del trabajo cotidiano muchas veces resulta más práctico y directo la utilización de atajos, trucos y personalizaciones de diversa laya.

Como no podía ser de otra manera, los cuatro programas básicos del paquete Microsoft Office, Word, Excel, Access y Power Point, tienen algunos secretos que permiten agilizar nuestra tarea. Algunas de ellos se detallan a continuación.

Word

Creación y apertura de archivos

1. El botón Nuevo de la barra de herramientas Estándar o el atajo CTRL+N crean automáticamente un documento basado en la plantilla Normal.dot, sin dar opción a utilizar otras plantillas. Para solucionarlo agregue, en la barra, un botón que permita abrir la ventana Nuevo. Ejecute el comando Herramientas/Personalizar y cliquee la solapa Comandos. Luego seleccione la categoría Todos los comandos y el comando ArchivoNuevo. Haga un clic sobre éste y arrástrelo hasta la barra de herramientas que prefiera y suelte la tecla del mouse. Este botón abrirá la ventana Nuevo, que da acceso a todas las plantillas.

2. El archivo Normal.dot es la plantilla global de Word, base de todo documento nuevo (excepto que se utilice otra plantilla). Si se corrompe a causa de un macrovirus o por algún error, puede recuperar el original. Para hacerlo, ubíquese en la carpeta C:\Archivos de programas\MicrosoftOffice\Office\Plantillas y elimine, sin dudar, el archivo Normal.dot. Luego, ejecute Word. Al abrirse, éste generará uno nuevo con las especificaciones originales.

3. Un documento utilizado constantemente puede ser ejecutado en forma directa desde un botón de barra. Abra el documento, corra el comando Herramientas/Personalizar y elija la solapa Comandos. Luego, seleccione la categoría Todos los comandos y el comando ArchivoAbrirArchivo:, esto abre un combo que incluye el nombre del archivo. Haga un clic sobre el comando ArchivoAbrir Archivo: y arrástrelo hasta la barra de herramientas que prefiera (debe estar en pantalla) y suelte la tecla del mouse.

Personalizar la interfaz

4. Por defecto, el botón Mostrar/Ocultar los caracteres no imprimibles (fines de párrafos, tabulaciones, etc.) exhibe o no todo el conjunto de éstos. Para personalizar cuáles quiere ver y cuáles no, ejecute el comando Herramientas/Opciones, seleccione la solapa Ver, desmarque la casilla Todos y marque aquellas que crea convenientes.

5. Para mostrar u ocultar barras de herramientas en forma rápida, ubique el cursor sobre cualquiera de ellas que esté en pantalla y pulse la tecla derecha del mouse. Esta acción abre un menú contextual con la lista de barras. Marque o desmarque las casillas de verificación según lo necesite.

6. La utilización de toda la pantalla para editar (Ver/Pantalla completa), oculta todas las barras y menús. No se desespere, si ubica el puntero del mouse en el borde superior de la pantalla, automáticamente se despliega el menú principal de la aplicación.

7. Si tiene dudas sobre qué trabajo realiza un atajo de teclado, corra el comando Herramientas/Personalizar. Luego, presione el botón Teclado..., en el cuadro de diálogo abierto ubíquese en la caja de texto Nueva tecla de método abreviado y ejecute el atajo: debajo se despliega un mensaje con la tarea que tiene asignada.

8. Cuando el icono de un botón no le guste, puede modificarlo de la siguiente forma: ejecute el comando Herramientas/Personalizar, seleccione la solapa Barra de herramientas y haga un doble clic para visualizar en pantalla la barra que contiene al botón por modificar. Ubique luego el puntero del mouse sobre el botón en cuestión y haga un clic derecho, en el menú contextual abierto seleccione la opción Modificar imagen del botón.

Edición y formato

9. Una manera rápida de copiar un párrafo en otro lugar del texto es la siguiente: pinte el texto, apriete la tecla CTRL y manténgala mientras hace un clic sobre el bloque remarcado. Luego, arrastre el mouse hasta la posición donde va copiar el texto y suelte ambas teclas.

10. Cuando se escribe una palabra con apóstrofo, por ejemplo Rock ´n Roll, Word escribe reiteradamente el apóstrofe de apertura, lo que es erróneo. En esa circunstancia tipee dos apóstrofes consecutivos (") y luego borre el primero.

11. Para llevar textos e imágenes desde varios documentos a uno nuevo sin utilizar los comandos de cortar, copiar y pegar, que implican ir y venir de un documento a otro, realice el siguiente proceso: abra cada uno de los documentos fuente (no importa su cantidad), seleccione en ellos el texto a transportar y ejecute el atajo CTRL+F3. Una vez finalizado este proceso, active o cree el documento nuevo y presione CTRL+Mayúsculas+F3. De inmediato, todos los textos e imágenes seleccionados son volcados al archivo en blanco, en el orden en que fueron copiados. Este portapapeles especial se denomina Spike.

12. El uso del corrector gramatical hace que, durante el proceso de escritura, las palabras se desplieguen con lentitud. La solución es desactivarlo: ejecute el comando Herramientas/Opciones y luego haga un clic en la solapa Ortografía y gramática. En el cuadro de diálogo abierto, desmarque las casillas de verificación Revisar gramática mientras escribe y Revisar gramática con ortografía.

13. Word dispone de varios métodos abreviados para seleccionar trozos de textos. Así, para pintar una palabra, haga doble clic sobre ella; una línea, un clic al lado del margen izquierdo (si mantiene apretada la tecla del mouse y lo arrastra, podrá seleccionar varias); una oración, CTRL+Clic; un párrafo, doble clic al lado del margen izquierdo o triple clic sobre él; un documento, CTRL+E, también CTRL+Clic o triple clic en el margen izquierdo.

14. Generar un texto inverso (letras blancas sobre fondo negro) es fácil con el siguiente procedimiento: pinte la cadena por modificar, ejecute el comando Formato/Fuente, seleccione Blanco en el combo Color: y pulse el botón Aceptar. Luego, corra Formato/Bordes y sombreado, haga un clic en la solapa Sombreado, marque el cuadrado de color negro y presione Aceptar.

15. Un método muy simple de dar formato de negritas a una palabra o una frase mientras se la escribe consiste en tipear un asterisco, la palabra en cuestión y otro asterisco (por ejemplo, *nnnn*). De inmediato, ambos asteriscos se borran y el texto queda en negritas. Para formatearlo como itálica (cursiva) se debe encerrar la palabra, al escribirla, entre guiones bajos (_nnnn_).

16. Si se desea dar un formato de dos o más columnas a parte de un documento que está estructurado con una sola, realice lo siguiente: ubique el cursor en la posición a partir de la cual desea aplicar el formato de columnas; luego, ejecute el comando Formato/Columnas y marque el esquema que más le satisfaga. Posteriormente, despliegue la lista del combo Aplicar a:, seleccione en ella la opción De aquí en adelante y concluya presionando el botón Aceptar.

17. El comando Volver atrás no existe en ningún menú, sólo puede ejecutarse con el atajo Mayúsculas+F5. Cada vez que se presiona esta combinación, Word se desplaza hacia las últimas cinco posiciones del documento en las que se realizaron ediciones.

18. Para conocer las dimensiones del ancho de una columna sin apelar al menú, ubique el puntero del mouse en el marcador de columnas ubicado en la regla horizontal. Luego, presione la tecla ALT y manténgala pulsada mientras aprieta la tecla izquierda del mouse: de inmediato se obtienen las medidas del ancho de las columnas y el del espacio entre ellas.

19. Para dar formato de mayúsculas o minúsculas rápidamente a un texto seleccionado presione Mayúsculas+F3. Según el estado corriente del texto pasa de un formato a otro.

20. Subrayar sólo palabras (evitando hacerlo en los espacios) sin ingresar a través del menú principal (Formato/Fuente), resulta más sencillo pintando el texto a subrayar y ejecutando el atajo CTRL+MAYUSCULAS+P.

Listas y tablas

21. El ordenamiento de una lista de nombres por el apellido, que está escrito en segundo término (por ejemplo, Pablo Pereyra), realice el siguiente proceso: marque toda la lista, ejecute el comando Tabla/Ordenar y apriete el botón Opciones. En el cuadro de diálogo abierto marque la opción Otro:; luego, haga un clic en el cuadrado contiguo, pulse la barra espaciadora para generar un espacio y termine con Aceptar. De regreso en la primera ventana, seleccione el ítem Palabra 2 de la lista del combo Ordenar por y presione Aceptar.

22. La forma más práctica de desplazar una fila completa (con su contenido incluido), hacia arriba o hacia abajo, en una tabla, píntela y luego pulse ALT+Mayúsculas+Flecha arriba o Flecha abajo (según la dirección).

23. Una situación común al trabajar con tablas es la necesidad de cortarla horizontalmente, generando dos tablas con renglones intermedios. El método más sencillo para realizar esta tarea consiste en ubicar el cursor en el principio de la fila donde se hará el corte y ejecutar la combinación de teclas CTRL+MAYUSCULAS+ENTER.

Herramientas útiles

24. Enviar un fax directamente desde Word resulta sencillo: ejecute el comando Archivo/Enviar a.../Destinatario de fax... Esta acción abre un asistente que permite escribir el mensaje, agregar una cubierta y enviarlo a través del módem de la PC con el programa Microsoft Fax.

25. Word no sólo sirve para escribir textos: también permite tipear ecuaciones matemáticas de todo tipo. Para utilizar esta herramienta se debe ejecutar el comando Insertar/Objeto y seleccionar de la lista la opción Microsoft Editor de ecuaciones 3.0.

26. Obtener velozmente un texto aleatorio, que permita practicar un comando o atajo, se logra tipeando =RAND() seguido de Enter. El resultado lo sorprenderá.

Excel

Abrir planillas

27. Para definir una carpeta favorita en Excel, ejecute el comando Archivo/Abrir. En el cuadro de diálogo, haga un clic sobre el nombre de la carpeta en que quiere almacenar las planillas de cálculo y luego presione el botón Agregar a favoritos. De allí en más, al ejecutar aquella instrucción se mostrará el contenido de esta carpeta.

Ingresar y editar datos

28. Un problema habitual en Excel es copiar el contenido de una celda en otras no adyacentes entre sí. La solución a esto es: haga un clic en la celda fuente y presione CTRL+C (copiar). Luego, presione la tecla CTRL y manténgala apretada mientras ejecuta un clic en cada celda de destino. Una vez marcadas todas ellas, apriete la tecla Enter para completar la copia.

29. Excel posee tres operadores de referencia: los dos puntos (:), por ejemplo B2:B6, que refiere el rango íntegro entre estas dos celdas; la coma (B2, B4, B6), que establece referencias individuales de celdas, y el espacio (por ejemplo B4:B10 B8:B14), que indica la intersección entre dos rangos de celdas. Así, al calcular la fórmula =SUM(B4:B10 B8:B14), el resultado será la suma de los valores de las celdas B8, B9 y B10, las únicas que pertenecen a ambos rangos.

30. Para cambiar la referencia de una celda de relativa a absoluta, basta con presionar F4 mientras se la está desarrollando. Sucesivas pulsaciones aplicarán valor absoluto total ($B$4), sólo para la fila (B$4), sólo para la columna ($B4) o referencia relativa (B4).

31. Si desea visualizar rápidamente la sintaxis de todas las fórmulas de una hoja de trabajo al mismo tiempo, sin necesidad de editarlas, ejecute el comando Herramientas/Opciones..., seleccione la solapa Ver del cuadro de diálogo abierto y marque la casilla de verificación Fórmulas. Para volver a obtener los resultados proceda de idéntica manera y desmarque la casilla.

32. Cuando introduce textos o números en un rango de celdas, resáltelo antes de cargar los valores: de esa manera podrá circular de celda en celda con la tecla TAB, sin escapar del conjunto marcado.

33. Para pasar de inmediato a una celda de la hoja de trabajo distinta de la activa, ubíquese en el Cuadro de nombres (a la izquierda de la barra de fórmulas), escriba allí la dirección de la celda de destino (por ejemplo, B4) y presione Enter.

34. Ponerles nombres a los rangos es una buena medida. Más fácil que usar el menú es pulsar CTRL+F3 con el objeto de abrir la ventana Definir nombre. Otórguele al rango un nombre significativo y presione los botones Agregar y Aceptar.

35. Rápidamente aplique el nombre de un rango en una fórmula oprimiendo la tecla F3 (abre el cuadro de diálogo Pegar nombre); luego, haga un clic sobre el nombre en cuestión y presione el botón Aceptar.

Formatos y elementos gráficos

36. Una forma práctica de copiar el formato de una celda en otra o en varios rangos no contiguos consiste en: hacer un doble clic sobre el botón Copiar Formato de la barra de herramientas Estándar. De esa manera se mantendrá activo en forma constante (y no a un toque). Para desactivarlo, simplemente vuelva a presionarlo.

37. Para aplicar un determinado formato, por ejemplo a las columnas B de todas las hojas de trabajo de la planilla, seleccione las hojas que desee (con un clic en la solapa de la primera y un Mayúsculas+clic en la de la última, para marcar todas, o alternadamente con CTRL+clic); luego, ejecute el cambio de formato (modificar el ancho de celda, por caso): la modificación se produce en todas las hojas marcadas.

38. Un ajuste automático del ancho de una columna al de los valores almacenados en ella (normalmente realizado con el comando Formato/Columna/Autoajustar a la selección...) es el siguiente: ubique el puntero del mouse en el borde derecho de la cabecera de la columna y, cuando cambia de forma (flecha de doble sentido), haga doble clic.

39. Al dibujar flechas o líneas, éstas suelen quedar escalonadas. Para que sean perfectamente rectas, haga lo siguiente: despliegue la barra de herramientas Dibujo, haga doble clic en el botón Flecha o en Línea (esto evita que se desactive luego de usarla una vez), presione la tecla Mayúsculas y manténgala apretada mientras dibuja las líneas en cualquier sentido (horizontal, vertical o en ángulo).

40. Realizar la rotación de un gráfico puede deparar sorpresas desagradables. El siguiente método le permite ver cómo luce a medida que varía el ángulo. Proceda así: haga un clic sobre el área del gráfico propiamente dicho (las barras, la torta, etc.) para que aparezcan los cuadrados de manejo en cada esquina. Acto seguido presione y mantenga apretada la tecla CTRL, mientras ubica el cursor sobre uno de dichos cuadrados y ejecuta el giro del gráfico.

Power Point

41. Moverse a través del conjunto de diapositivas en el modo de vista normal (llamado Diapositiva) no es muy intuitivo. Utilice las teclas RePág (Page Up) y AvPág (Page Dn) o bien arrastre la caja de la barra de desplazamiento vertical para pasar de una a otra.

42. Para crear diapositivas rápidamente, seleccione la vista Esquema (Ver/Esquema). En ella pueden observarse todas las diapositivas (ordenadas verticalmente) y su contenido. Inserte una nueva diapositiva ubicando el puntero del mouse en el principio de un encabezado existente y presionando Enter.

43. Un sencillo método para copiar objetos en una diapositiva, por ejemplo replicar un texto, es éste: apriete la tecla CTRL y luego haga un clic sobre el objeto, sin soltar ninguna de las dos teclas, arrastre el mouse a la posición que ocupará el nuevo texto y libere las teclas.

44. La combinación de colores de varias diapositivas puede ser modificado grupalmente. Para aplicarla utilice el modo de visualización Clasificador de diapositivas, luego mantenga presionada la tecla Mayúsculas y haga clic sobre cada diapositiva que quiere modificar. Luego establezca, con el comando Formato/ Combinación de colores de la diapositiva..., la combinación de su preferencia.

45. Algunos atajos de teclado mientras se ejecuta una presentación son: presentar la siguiente diapositiva (pulse las teclas Enter, barra espaciadora, flecha derecha, flecha abajo, AvPág o N); diapositiva anterior (teclas Backspace, flecha izquierda, flecha arriba, RePág o P); primera diapositiva (1+Enter); diapositiva específica (número de diapositiva+Enter); poner la pantalla negra (B o punto); poner la pantalla blanca (W o coma).

Access

46. Si debe alinear a la perfección objetos en un formulario de Access (botones, campos, etc.) no se complique. Haga un clic en cualquier zona de la grilla exterior al grupo de objetos. Sin soltar la tecla del mouse, páselo por encima de todos ellos y, luego, suéltela: esto los agrupa. Posteriormente, ejecute el comando Formato/Alinear y seleccione el tipo de alineación (izquierda, derecha, arriba, abajo).

47. Edite velozmente las relaciones entre dos tablas procediendo de la siguiente forma: corra la instrucción Herramientas/Relaciones... Luego, haga directamente un doble clic sobre la línea de unión entre las dos tablas relacionadas. Esto abre el cuadro de diálogo de edición.

48. Ejecute directamente un sistema basado en Access, sin ingresar previamente a esta aplicación, utilizando la macro AutoExec. Para crearla, simplemente ingrese en el contenedor Macros, genere una nueva, incorpore el comando que abre el formulario principal del sistema (AbrirFormulario) y guárdela con el nombre AutoExec.

49. Cuando se trabaja con un formulario y éste cuenta con botones de comando, utilice la propiedad Al mover el mouse para desplegar un mensaje (o ejecutar otra tarea) en cuanto el puntero sobrevuela el botón. Para hacer esto, haga un clic en el botón (en vista de diseño), despliegue sus propiedades, realice un clic en la propiedad en cuestión, haga un clic en el botón de los tres puntos (...) y seleccione Generador de macros. En éste elija la orden CuadroMsj y escriba la leyenda que guste.

50. Al seleccionar un campo de formulario o informe se marca tanto el rótulo como el propio campo. Para moverlos en forma independiente simplemente haga un clic sobre el cuadrado de modificación del ángulo superior izquierdo, que es de mayor tamaño que el resto, y arrastre el objeto (ya sea el rótulo o la caja del campo) adonde desee.

Por Gabriel Tomich

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