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Cómo desarrollar un sistema en Access
Un trabajo rutinario hecho en forma manual puede reemplazarse por una base de datos que integre tablas, macros, consultas y formularios
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LA NACIONGabriel Tomich
Una de las grandes ventajas de utilizar un programa administrador de bases de datos, ya desde los tiempos del venerable DOS, consiste en la capacidad para crear un sistema de datos. Concretamente, la posibilidad de asociar tablas, formularios para cargar datos o visualizarlos, consultas para recuperar la información y todos los elementos que se necesiten para alcanzar los objetivos del sistema.
En el desarrollo de un sistema, las herramientas de creación automática de objetos, como formularios e informes, de que dispone Access son muy útiles por el ahorro de tiempo y esfuerzo que suponen. Sin embargo, la estructura (ubicación del título, rótulos y campos) que entregan es uniforme y no siempre es la más adecuada para la tarea que se debe desarrollar. Un ejemplo concreto es la confección de una factura, un remito u otro tipo de documento de características similares.
Para efectuar un formato personalizado es imprescindible realizar la tarea en forma artesanal. Por lo general, se asocia esto con una trabajo arduo, que lleva mucho tiempo y causa no pocas dificultades. Esto puede ser cierto, pero Access cuenta con una serie de comandos y herramientas que pueden facilitarnos mucho nuestra labor.
Datos al alcance de la mano
Un buen ejemplo práctico es la confección de un sistema de facturación. El primer paso para hacerlo es generar un par de tablas para almacenar datos. Rápidamente, tras iniciar Access genere una base de datos de nueva (opción Base de datos en blanco ). Luego, ingrese en la solapa Tablas y presione el botón Nuevo para disponer del cuadro de diálogo de creación de tablas. En él seleccione la opción Vista Diseño . Genere los siguientes campos: NumeroFactura (Autonumérico), Fecha (tipo Fecha/Hora, formato Fecha corta), Cliente (Texto, 50 caracteres), Direccion (Texto, 60), IVA (Texto, 30), Pago (Texto, 20) y MontoTotal (Numérico, Doble). Posteriormente, sálvela con el nombre Facturas .
Se necesita otra tabla para el detalle de cada factura, es decir, los renglones que la componen. Apriete otra vez el botón Nuevo del contenedor de tablas y proceda a crear la tabla Detalle integrada por los campos NroFactura (Numérico, Entero largo), Renglon (Numérico, Entero), Descripcion (Texto, 70) y MontoUnitario (Numérico, Doble). Antes de guardar la tabla, seleccione el campo NroFactura ; luego, haga un clic en la propiedad Indexado y seleccione la opción Sí (Con duplicados) . Para terminar con las tablas ejecute el comando Herramientas/Relaciones y asocie las tablas Factura y Detalle , de uno a varios, a través de los campos Factura.NroDetalle -uno- y Detalle.NroFactura -varios- (ver suplemento Informática Nº 92 del 19-1-98).
En este sistema de facturación también es necesaria una consulta que permita aglutinar los campos de ambas tablas. Para crearla, ingrese en el contenedor de consultas y elabore un query con todos los campos de la tabla Factura junto con dos provenientes de Detalle : Descripcion y MontoUnitario . Un buen nombre para guardarla es BaseFactura .
Ahora sí estamos en condiciones de desarrollar el formulario para cargar los datos de las facturas. Ubíquese en el contenedor Formularios y presione el botón Nuevo . Se abre el cuadro de diálogo Nuevo Formulario ; en él seleccione la opción Vista Diseño y en el cuadro combinado (combo) que indica el origen de los datos, haga un clic y elija BaseFactura . Finalice apretando el botón Aceptar .
Esta acción produce la apertura de la ventana de desarrollo de formularios. Por lo general, en ella sólo se tiene disponible la banda Detalle , que sirve para ubicar los campos repetitivos. Por lo tanto, es necesario desplegar las bandas de encabezado y pie del formulario. Esto se logra corriendo la instrucción Ver/Encabezado o Pie de formulario .
Luego, ejecute el comando Ver/Lista de campos para desplegar el pequeño cuadro de diálogo que contiene los campos de la consulta que sirve de base al formulario. Haga un clic en el primer campo de la lista y Mayúsculas+Clic en el último, para seleccionar todos. Luego haga un clic en cualquier sector de la selección y sin soltar la tecla del mouse arrástrelo a la grilla de dibujo. Automáticamente, todos los campos y sus respectivos rótulos quedan disponibles para ser manipulados.
La primera tarea es establecer en el ángulo superior izquierdo, dentro de la banda Encabezado , la leyenda identificatoria de la empresa o la persona que emite la factura. Para efectuar esto haga un clic en el botón Etiqueta del Cuadro de herramientas (desplegado automáticamente en el momento de apertura de la ventana de creación de formularios) y luego otro sobre la posición de la grilla en la que se ubicará la leyenda. Esto último genera una caja de texto en la que se debe escribir la razón social del emisor. Por ejemplo, La Estrella SRL . Por defecto, el tamaño de la letra es 8, uno de los más pequeños. Para agrandarla haga un clic sobre el texto y modifique el valor del tamaño desde el correspondiente combo de la barra de herramientas. Observe que la caja que contiene el texto mantiene las dimensiones: ajústelas a las letras cliqueando sobre los pequeños cuadrados ubicados en los vértices y los lados, y arrastrando el mouse. De idéntica forma pueden agregarse todas las leyendas que se necesiten.
Es posible también modificar el tipo de fuente, centrar el texto en la caja, incorporarle un color de fondo o modificar el del propio texto, con otros botones de la barra de herramientas de Formato. Tenga en cuenta algo muy importante: estas propiedades, además, pueden ser aplicadas sobre los campos, procediendo de idéntica manera.
Para completar la banda de encabezado, reservada para todos aquellos campos que contienen valores fijos o no repetitivos, marque los campos NroFactura y Fecha . Esto puede hacerse de dos maneras: haciendo un clic en el primero y Mayúsculas+clic en el otro o bien cliqueando en algún lugar de la grilla cercano a los campos y, sin soltar la tecla del mouse, pasar el puntero por encima de los campos. Luego, soltándola, los campos quedarán seleccionados y pasibles de recibir modificaciones en conjunto, lo que ahorra mucho tiempo y esfuerzo. Recuerde este método, porque es muy útil para marcar múltiples campos y luego trasladarlos de posición, alinearlos o cambiar sus propiedades.
Por ahora es bastante. En el próximo número continuaremos con la confección de este sistema de facturación.
Por Gabriel Tomich
