Cómo escribir un e-mail formal con la ayuda de la inteligencia artificial

Escribir un e-mail formal es algo que puede resultar desafiante para muchas personas y por eso pueden contar con la ayuda de la inteligencia artificial en este tipo de tarea.

Las razones para escribir un e-mail formal son tan amplias para la vida misma, aunque la cuestión adquiere relieves de mayor importancia cuando se trata de realizar una solicitud, reclamo o notificación a un destinatario con un tono en el que se debe resaltar el profesionalismo, los modales y la distancia amable que impone la cortesía.

Ya sea por falta de práctica o de confianza en las propias capacidades, muchas personas se estremecen a la hora de tener que enviar un e-mail formal. Los convencionalismos, códigos de etiqueta y salutaciones del caso aparecen como un abismo insoslayable y misterioso, ante el cual es preciso una guía que permita al individuo salir holgado del desafío.

Para quienes no quieren invertir tiempo en aprender cómo redactar un e-mail formal, la IA ofrece distintos grados de auxilio. Los distintos modelos de lenguaje motorizados por esta tecnología pueden desde dar recomendaciones a redactar la esquela precisada, con las indicaciones específicas del usuario.

Por dar un ejemplo, Grok, la IA desarrollada por la empresa xAI de Elon Musk, despliega una serie de aspectos de la tarea de redactar un email formal en los que puede dar una mano: ya sea en la confección de la estructura de la misiva, su tono y/o lenguaje o el contenido específico del mensaje. Además, en caso de que ya se cuente con un borrador, la IA puede analizarlo para “sugerir mejoras en gramática, claridad o formalidad”, así como brindar ejemplos de emails formales para adaptarlos a la propia necesidad.

Como se mencionó, la IA puede elaborar un e-mail formal en base a las necesidades del usuario, siempre y cuando se detalle el contenido, alcance y contexto del mismo. En el caso de que se quisiera aplicar, por ejemplo, a una beca, la entrada textual o prompt podría ser algo así como: “¿Podrías redactar un e-mail formal destinado a [insertar autoridades competentes] en el que solicito una vacante para la beca [insertar nombre de beca]?”. En el mismo prompt, la persona puede poner información que quiere dentro del cuerpo del mail, como sus referencias, experiencia laboral y por qué cree que sería una buena incorporación a la cursada. En poco tiempo, la IA responderá con un borrador que el usuario podrá modificar a su gusto, pero con la tranquilidad de que la base está dentro de la formalidad requerida.

Para quienes quieran aventurarse en la redacción, la IA de xAI elabora un punteo con cinco consejos para redactar un mail formal:

• Empezar con un saludo serio pero simple: la IA enfatiza que usar una fórmula como “‘Estimado/a [nombre]o’ ‘Señor/a [nombre]’ funciona”. “Para parecer más listo”, agrega, añadir “algo como ‘Reciba un cordial saludo’ es formal y suena bien educado”.
• Ir al punto sin enredarse: Grok exhorta a quienes quieren redactar un email formal a “decir lo que querés en una o dos frases cortas”. Palabras como “‘respecto’ o ‘solicitar’”, remarca, son “trucos sutiles que levantan el tono”.
• Mantenerlo corto y ordenado: “Nada de párrafos largos”, es la máxima de la tecnología. En caso de querer impresionar al receptor, usar vocablos como “considero” o “estimo”, suena formal “sin complicarte”, en palabras de la IA.

• Cerrar con algo “pulido”: terminar el email con una fórmula como “Quedo a su disposición” o “Agradezco su atención” eleva el nivel de la misiva. Como alternativas sofisticadas, la IA propone “Agradezco de antemano su gentileza” o “Espero su amable respuesta”. “Es fácil de copiar y te hace quedar elegante”, subraya.
• Cuidar las faltas de ortografía: en base a su búsqueda por enormes centros de datos que recopilan el conocimiento humano, la IA llega a la conclusión de que “un email formal con errores queda mal”. Por eso, recomienda leerlo una vez “antes de mandar para no escribir ‘hola’ con ‘j’ o algo así”. Como una sugerencia, la IA de xAI se ofrece ella misma a corregir el borrador del email formal para buscar errores de ortografía o frases cuyo sentido aparece esquivo.