Definición de rangos de celdas en Excel

Una hoja de trabajo de Excel cuenta con más de 16 millones de celdas. Pero casi nunca se utilizan todas. Y en este punto es importante comprender un concepto fundamental para trabajar con planillas de cálculos: los rangos de celdas.

¿Qué es un rango? Simplemente un conjunto de una o más celdas. Además de contener datos, en ellos pueden aplicarse numerosas operaciones y servir de base para otros objetos de la planilla de cálculo (por ejemplo, gráficos y funciones).

Los rangos suelen ser identificados por las referencias (la dirección que surge de la intersección de la columna -letras- y la fila -números-) de las celdas de sus vértices superior izquierdo e inferior derecho.

Por ejemplo, ingrese valores en las celdas A1 , A2 , B1 y B2 . Luego, seleccione el rango mediante un clic en A1 y, manteniendo presionado el botón del mouse, arrástrelo hasta B2 y suéltelo. Las cuatro celdas que conforman el rango quedan en video inverso. En definitiva, usted tiene seleccionado el rango A1:B2 , según la nomenclatura que utiliza Excel para identificar un rango.

Sin embargo, cuando un rango es utilizado como argumento o parámetro de una función (en especial, cuando ésta puede trabajar con varios), la sintaxis y el reconocimiento de los datos pueden ser muy engorrosos.

Para solucionar este problema, Excel permite otorgar nombres más significativos para identificar un rango. Lo analizaremos en forma práctica usando el rango que seleccionamos previamente ( A1:B2 ). Luego, ejecute el comando Insertar/ Nombre , que despliega un submenú con 5 instrucciones: Definir , Pegar , Crear , Aplicar y Rótulo .

Antes de seguir, tenga en cuenta que los nombres de estas instrucciones llevan a confusión. Así, para generar el nombre de un rango no se utiliza la opción Crear , sino Definir .

Por lo tanto, presione esta última para que se produzca la apertura del cuadro de diálogo Definir nombre . En él encontrará una caja de texto en blanco, Nombres en el libro , seguida por un listado también en blanco y, al pie, el cuadro Se refiere a , que permite seleccionar el rango de celdas al que se le quiere dar un nombre. Sin embargo, esto no es necesario si, como se hizo en este ejemplo, el rango fue marcado con antelación. Por eso, en este cuadro ya contamos con la referencia absoluta Hoja1!$A$1:$B$2 .

Escriba ahora en la caja Nombres en el libro uno que le resulte significativo para identificar el rango. Por ejemplo, Inicial , y pulse el botón Agregar para incorporarlo en el listado de nombres. Finalice apretando el botón Aceptar .

De inmediato, en el Cuadro de nombres , en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas, aparecerá este nombre identificando al rango que aún sigue seleccionado.

Utilidades prácticas

¿Para qué sirve concretamente tener rangos con nombres? Una de sus principales utilidades consiste en facilitar la selección del rango; es decir, evitar el proceso de cliquear la celda del vértice superior izquierdo y arrastrar el mouse hasta la del vértice inferior derecho. Esta tarea, aunque es fácil en conjuntos de celdas pequeños, resulta bastante pesada con rangos más extensos.

Al tener un nombre, el rango puede seleccionarse así: si aún sigue seleccionado, desmarque el rango Inicial con un clic en cualquier celda ajena a él. Posteriormente, corra el comando Edición/Ir a (o, directamente, ejecute el atajo de teclado Ctrl+I ) para abrir el cuadro de diálogo Ir a . Allí encontrará un listado con los nombres de todos los rangos generados (similar al del comando Definir ). Luego, haga un clic en Inicial (nombre que se escribirá automáticamente en la caja de texto Referencia ) y presione el botón Aceptar . De inmediato, la ventana se cierra y el rango A1:B2 queda seleccionado.

Otro uso concreto es el ya mencionado de utilizar un rango como argumento de una función. Veamos un ejemplo simple utilizando Inicial .

Active la celda A4 o, en su defecto, cualquiera que esté vacía. Luego, ejecute el comando Insertar/Función y, en la ventana correspondiente, busque en el listado Categoría de la función , las ocurrencias Usadas recientemente , Todas o Matemáticas y trigonométricas . Seleccione una de ellas y, en la lista Nombre de la función , marque Suma ; una vez realizado esto, presione el botón Aceptar para pasar a la segunda ventana del asistente de funciones.

En ella encontrará activa la caja de texto Número1 . No haga caso del rango por defecto que ésta pueda contener y corra la instrucción Insertar/Nombre . El submenú de ésta sólo tendrá habilitado el ítem Pegar , precisamente el que hace falta. Haga un clic en él para abrir el correspondiente cuadro de diálogo, marque el único nombre que tenemos, Inicial , y apriete Aceptar . De inmediato, el cuadro de diálogo se cierra y en la caja Número1 queda escrito Inicial . Pulse Aceptar y, automáticamente, en A4 obtendrá el resultado de la suma de los números que contienen las 4 celdas del rango.

Una forma especial para hacer referencia a un rango de datos es mediante el uso de rótulos.

Un ejemplo práctico nos permitirá analizar mejor esta herramienta no demasiado utilizada.

Tome una hoja de cálculo en blanco y escriba en la celda B2 , por ejemplo, Ô1996 (con el apóstrofo adelante para que Excel lo considere un texto) y en C2 , Ô1997 . Luego, en B3 y B4 los números 12 y 24 , y en C3 y C4 , los valores numéricos 48 y 60 .

Estableceremos como rótulos de columnas 1996 y 1997 para que los valores encolumnados debajo de cada uno de ellos puedan ser utilizados fácilmente como argumentos de una función. Ahora, seleccione el rango B2:C4 y ejecute la instrucción Insertar/ Nombre/Rótulo . En el cuadro de diálogo abierto marque la opción Rótulos de columna y presione Aceptar . Automáticamente Excel almacena el rango seleccionado en la lista Rangos de rótulos existentes y cierra la ventana sin otras consecuencias.

Active C8 o cualquier otra celda en blanco y escriba en ella la fórmula =suma(1997) y dé Enter . De inmediato obtendrá el resultado 108 que surge de sumar los valores de las celdas C3 y C4 encolumnadas bajo el rótulo 1997 .