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El asistente para cartas en Word XP
Un comando para crear documentos epistolares
1 minuto de lectura'
LA NACIONGabriel Tomich
Para finalizar con la herramienta de generación de correspondencia de Word, queda por revisar el Asistente para cartas.
Abra un documento en blanco y a continuación ejecute el comando Herramientas>Cartas y correspondencia>Asistente para cartas. A pesar de su nombre, no se trata de un wizard clásico, conformado por una sucesión de pasos y pantallas.
Este es básicamente un cuadro de diálogo con cuatro solapas: Formato de carta, Información del destinatario, Otros elementos e Información del remitente.
En la primera, tilde la casilla de verificación Línea de fecha. Esto activa el combo aledaño que, por defecto, ofrece la fecha vigente en el sistema, que puede ser la correcta o no. Si no es la que corresponde, directamente puede tipearla en la caja de dicho combo o actualizar el reloj del sistema. Para realizar esta operación debe ir al Panel de control de Windows (Inicio>Configuración>Panel de control), allí seleccionar Fecha y hora y, en el diálogo abierto, determinar el mes, el año y el día correctos.
A su vez, el cuadro combinado Elegir un estilo de carta tiene tres opciones posibles en el listado: Párrafo moderno, Bloque modificado y Párrafo ordinario. Si conserva el primero, la línea de fecha queda alineada contra el margen izquierdo del documento. En cambio, si selecciona alguna de las otras dos, la fecha se ajustará sobre el margen derecho. Por lo tanto, elija, por ejemplo, el ítem Párrafo ordinario.
Para ahorrarnos trabajo, el combo Elegir un diseño de página exhibe una lista de tipos de cartas (Carta combinada elegante, Carta combinada moderna, Carta combinada profesional, etcétera) con formatos preestablecidos (características de fuentes y párrafos, etcétera). Seleccionando cualquiera de ellos, se activa la correspondiente Vista previa (aunque por el tamaño sólo es un esbozo). A los efectos prácticos, cliquee, por ejemplo, Carta combinada profesional.
Paralelamente se activa y queda tildada la casilla de verificación Incluir el encabezado y el pie de página en el diseño. Esto reserva una fracción superior e inferior del documento que resulta especialmente útil en muchas cartas comerciales que suelen incorporar algún logotipo o texto fijo arriba, así como incluir contactos, dirección, teléfonos, etcétera, abajo.
La alternativa es que se cuente con papel membretado para alimentar la impresora. En ese caso, se debe tildar la casilla Papel con membrete. Con esto se activa el combo ¿En qué parte de la página aparece el membrete?, cuyo listado cuenta con las opciones Al principio, Al final, A la izquierda y A la derecha, y el control numérico ¿Cuánto espacio requiere el membrete?, que permite fijar el sector libre, medido en centímetros, para evitar imprimir sobre éste.
Los detalles finales
Pulse la pestaña Información del destinatario. Allí puede tipear en el combo Destinatario el nombre de la persona que recibirá la misiva. Debajo haga lo propio con la dirección, en la caja con ese título, y, en la parte inferior, mediante la sección Saludo, elegir uno de los ítem del comando de opciones excluyentes al pie (Informal, Formal, Trabajo y Otros), para luego seleccionar alguna de las formas que éstos ofrecen (A quien corresponda, etcétera). Este texto puede ser modificado en la caja del combo.
La siguiente solapa, Otros elementos, tiene una serie de cuatro casillas de verificación desactivadas que, en caso de ser tildadas, permiten incorporar a la carta una línea de referencia e instrucciones de correo (si es certificado, etcétera). Por otra parte, la línea Atención posibilita agregar un contacto específico (Sr. XXX), mientras que la similar Asunto incorpora otro renglón para resumir brevemente el motivo de la carta.
Debajo, en Copias de cortesía, pueden tipearse nombres y direcciones de otros destinatarios.
Por último, la pestaña Información del remitente permite incluir los datos de éste, así como definir el remate de la carta. Esto se logra con los combos Despedida de agradecimiento (escríbala, porque las opciones del listado son todas en inglés), Puesto (la posición que ocupa), Organización y, algo común en las empresas, las iniciales del autor de la carta y de quien la haya mecanografiado. Finalmente, marcando la casilla Documentos adjuntos puede fijarse con el control numérico aledaño la cantidad de folios que pudiesen acompañar la carta. Para finalizar la tarea, pulse Aceptar. Por supuesto, una vez creada la carta todos estos elementos pueden ser modificados.
Glosario
Wizard: jerga por asistente, ya que es el nombre que se da en inglés a estos métodos guiados mediante sucesivas pantallas para realizar una tarea.
Comando de opciones excluyentes: control de Windows que sólo acepta la selección de uno de los dos o más ítem, simbolizados con un círculo y un título, que lo componen.
