Fechas y números más vistosos en Excel

Seguimos con los formatos de Excel . Hasta aquí estuvimos concentrados en los textos, su alineación y rotación. Veamos qué pasa con los números y las fechas, dos de los tipos de datos más utilizados.

En el archivo de prueba se había escrito en A2 , A3 y A4 los valores 05/11/01 , 06/11/01 y 07/11/01 , mientras que B2 , B3 y B4 contenían los números 100 , 1200,5 y 14253,45 .

Active A2 y ejecute el comando Formato>Celdas (o el atajo Ctrl+1 ). El cuadro de diálogo que se abre exhibe, por defecto, la solapa Número .

Como en A2 ya hay escrita una fecha, en la lista Categoría del diálogo aparece seleccionada la opción Fecha, lo que despliega, en la lista Tipo , los formatos disponibles para aplicar en la celda activa. Observe que, arriba de este listado, existe el recuadro Muestra que, precisamente, entrega una vista previa del estilo seleccionado.

Estos tipos no sólo combinan los clásicos formatos con números para el día, mes y año con guiones o barras, también hay otros que incluyen el día de la semana y el mes en letras; por ejemplo, miércoles, 14 de marzo de 2001 . Por supuesto, basta elegir uno y presionar el botón Aceptar para que el formato se aplique de inmediato en la celda o rango (conjunto de celdas) seleccionado.

Preste también atención al cuadro combinado (combo) Configuración regional (ubicación) . Allí, por lo general, encontrará la opción Español (Argentina) , pero hay varias más, tanto del español como de otros idiomas, que le proporcionarán una amplia variedad de formatos por elegir.

Un truco rápido

Hasta aquí, sólo se ha formateado la celda A2 , pero ¿qué pasa con A3 y A4 , que también tienen fechas? En este caso hay dos caminos. El primero es marcar el rango A2:A4 y aplicar el formato sobre él.

Sin embargo, si olvidamos este paso hay otro método además de volver a utilizar el comando Formato> Celdas : el botón Copiar formato de la barra de herramientas Estándar .

La utilización de este botón es muy particular, por lo que lo mejor es analizarlo a través de un ejercicio práctico. Active la celda A2 con un clic y presione el botón Copiar formato . El cursor cambia su formato adoptando un + y un pincel, mientras que A2 toma el clásico punteado de las celdas que sirven de fuente para una copia.

Luego, con el puntero del pincel haga un clic en A3 y, sin soltar la tecla del mouse, arrástrelo incluyendo a A4 , lo que constituye un rango, en este caso, de dos celdas. Allí, suelte el mouse. De inmediato se aplica el formato y se desactiva la herramienta de copia de formato. Tenga en cuenta esto último porque, ni bien se suelta el mouse, el comando se desactiva en forma automática.

Vayamos a los números. Active B2 y corra la instrucción Formato>Celdas . Esta vez, en el listado Categoría de la solapa Número está seleccionada la opción General que no tiene variaciones. Es más, el propio Excel aclara que las celdas con formato general no tienen un formato específico de número . Por lo tanto, hay que dárselo.

Para trabajar con números hay varios formatos según el tipo de cifras de que se trate. Entre ellos, Número , Moneda , Contabilidad , Porcentaje , Fracción y Científica .

Aquí nos concentraremos en la opción Número , así que selecciónelo en el listado Categoría . Este tipo es para números en general y tiene tres elementos para diseñar las cifras: la cantidad de decimales, el separador de miles y el estilo de las cifras negativas. El primero es un comando numérico con los clásicos botones laterales para aumentar o disminuir el valor interno, aunque éste también se puede tipear.

El segundo es una casilla de verificación desmarcada por defecto, lo que implica que no se pondrá el punto separador de los miles. Póngale la tilde para que esto suceda.

Por su parte, los números negativos tienen varios estilos: en rojo sin el signo menos, normal con el signo, etcétera. Sólo basta seleccionar el que parezca más adecuado y presionar Aceptar para obtener el formato deseado.

Por Gabriel Tomich

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