La impresión de rangos de una planilla

Una de las operaciones básicas de la informática es imprimir. Si bien es una tarea relativamente sencilla, ciertas aplicaciones suelen tener algunos secretos. Esta vez revisaremos la impresión de planillas de cálculos de Excel.

Abra o genere rápidamente una hoja de trabajo con un esquema básico de doble entrada. Por ejemplo, los meses en las columnas y tres ítem de gastos en las filas (fijos, alquiler, obra social, etcétera). Luego incorpore datos numéricos en las intersecciones.

Para imprimir este rango bastaría con presionar el botón con el icono de una impresora de la barra de herramientas Estándar y no habría mayores problemas porque es un conjunto de celdas pequeño, excepto que el papel no logre tomar todos los datos en sentido horizontal. Además, este comando directo imprime toda la hoja de trabajo, situación que puede provocar algunos problemas.

El mejor método para realizar impresiones en Excel consiste en: 1º) Seleccione el rango por imprimir (por ejemplo A1:I4 ). Luego ejecute la instrucción Archivo/Area de impresión/Establecer área de impresión . De inmediato, el rango queda rodeado por una línea punteada y Excel sólo tomará esa porción de la planilla para imprimir, descartando el resto.

2º) Si usted utiliza papel de ancho normal como Carta, A4 o Legal, observará que varias columnas del extremo derecho del rango están divididas de las demás por una línea punteada fina. Esto significa que Excel no puede imprimir todas ellas en una sola página y está haciendo un salto forzado. Por lo general, esto es poco deseado.

Tras verificar esto presionando el botón Vista previa de la barra Estándar (utilícelo siempre antes de imprimir para analizar en pantalla cómo se verá el impreso antes de desperdiciar papel), apriete Cerrar y vuelva a la pantalla normal de Excel. En ella, corra el comando Archivo /Configurar página para abrir el correspondiente cuadro de diálogo.

En la primera solapa, Página , tiene dos caminos para solucionar la falta de espacio. El primero, es marcar la opción Horizontal de la sección Orientación . Esto hace que el rango se imprima en forma apaisada (es decir a lo largo de la hoja), con lo cual se ganan varios centímetros de extensión. Un truco al paso: para que el rango quede centrado abra la pestaña aledaña, Márgenes , y marque las casillas de verificación Horizontalmente y Verticalmente del apartado Centrar en la página .

La segunda opción para imprimir todo el rango sin modificar la orientación vertical de la página consiste en alterar el porcentaje exhibido en el comando numérico Ajustar al...% del tamaño normal de la sección Escala dentro de la ya mencionada solapa Página . Claro está, esto reduce las letras y los números.

3º) En esta solapa Página hay otro parámetro importante a la hora de imprimir: el tamaño del papel. Excel no sabe qué papel hay realmente en la impresora, así que asume lo que lee en el combo Tamaño del papel . Por lo tanto, verifique bien qué papel está usando y cuáles son sus dimensiones, ya que podrá ganar varios milímetros de extensión o ancho. Entre los más utilizados, el A4 es de 210 x 297 mm, el Carta (o Letter) es algo más ancho y más corto (216 x 279,4 mm). Por su parte, la hoja de tamaño Legal es de 216 x 355,6.

4º) La solapa Márgenes permite modificar el tamaño de las franjas libres Superior , Inferior , Izquierda y Derecha , además de establecer el espacio que se debe destinar, si existiesen, para el encabezado y el pie de página. Estas medidas, en centímetros, están dadas por defecto. Modifíquelas para ganar espacio o para mejorar la estética de la impresión.

5º) Cierre el diálogo Configurar página y ejecute el comando Archivo/Imprimir (o el atajo Ctrl+P) para abrir esta ventana. Allí podrá seleccionar otras impresoras si no lo satisface la declarada como predeterminada (que Excel asume automáticamente); determinar la impresión selectiva de páginas (una sola, varias o todas) y establecer cuántas copias se realizarán.

Por Gabriel Tomich

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