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La inserción de celdas, filas y columnas en Office XP
Las planillas de cálculos de Excel pueden modificarse rápidamente
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LA NACIONGabriel Tomich
Las hojas de trabajo de Excel se componen de celdas que surgen de la intersección de filas y columnas. Hay ocasiones, durante el proceso de creación de una planilla, en que es necesario incorporar alguno de esos elementos justo en medio del trabajo. O darles otro formato.
Primero. ¿Cómo se inserta una celda? Escriba valores numéricos en A1, A2, A3, B1, B2, B3, C1, C2 y C3. Luego, incluiremos una nueva celda en la posición B2. Pero, ¿cómo? La solución es: active la celda B2 y ejecute Insertar/Celdas . Esta acción abre el cuadro de diálogo Insertar celdas , que proporciona cuatro opciones para resolver la cuestión: Desplazar las celdas hacia la derecha , Desplazar las celdas hacia abajo , Insertar toda una fila e Insertar toda una columna .
Por defecto esta seleccionada la segunda, así que déjela y pulse Aceptar . De inmediato, los valores de B2 y B3 pasan a ocupar las celdas B3 y B4, mientras B2 queda vacía. De elegirse la opción de desplazamiento hacia la derecha se obtendría idéntico resultado, pero los valores movidos hubiesen sido los de B2 y C2.
Las otras dos opciones son obvias: incluyen una nueva fila o columna desplazando todas las demás hacia abajo o hacia la derecha.
Pero esto último resulta más directo haciéndolo con los comandos Insertar/Filas e Insertar/Columnas que, además, permiten incluir dos o más filas o columnas.
Veamos el ejemplo de incluir un par de columnas. Para eso ubique el cursor en la cabecera de la columna B (se transforma en una flecha gruesa que apunta hacia abajo), haga un clic y arrastre el mouse, sin soltar la tecla, hasta la cabecera de la columna C. Allí libere el mouse y ambas columnas quedan seleccionadas. A continuación, ejecute Insertar/Columnas. Excel corre las existentes hacia la derecha e incorpora el par nuevo. En pocas palabras, la aplicación insertará tantas columnas como la cantidad que se haya seleccionado previamente. Si no se realiza ninguna selección, el comando sólo abrirá una columna. Lo mismo ocurre con las filas, aunque utilizando las cabeceras de fila. Al insertar filas nuevas, el resto se desplaza hacia abajo.
Más allá o más acá
Al elaborar una planilla de cálculo por lo general se debe modificar el ancho, la altura u otros parámetros de las columnas y las filas.
Para comenzar analizaremos las columnas. El ancho estándar de todas ellas es de 10,71 puntos o pixeles, pero hay dos formas, una interactiva y la otra mediante un cuadro de diálogo, para modificarlo.
En forma interactiva se debe ubicar el cursor sobre el borde derecho de la cabecera de la columna por modificar. Por ejemplo, la B. En forma directa, el icono del cursor cambia por uno con una línea vertical atravesada por otra con flechas.
Para alterar el ancho, pulse la tecla principal del mouse y arrástrelo hacia la izquierda para disminuir el ancho de la columna o hacia la derecha para incrementarlo. Así de fácil. Mediante el software, ejecute Formato/Columna . Se abre un submenú con las opciones: Ancho , Autoajustar a la selección , Ocultar , Mostrar y Ancho estándar .
La primera abre un pequeño diálogo en el que puede modificarse el valor de 10,71 puntos por otro.
El segundo es muy práctico, si usted tiene, por ejemplo, textos de distinto ancho, utilice este comando: Excel establecerá el ancho de la columna en forma automática en función del escrito más largo de la columna.
Ocultar y Mostrar son antagónicos. Seleccione varias columnas contiguas (por ejemplo B y C) y pulse Ocultar , éstas quedarán ocultas y en las cabeceras habrá un salto en el abecedario (se verán A y D). Para volver a mostrarlas seleccione A y D y presione Mostrar , B y C aparecerán de inmediato.
Por su parte, Ancho estándar recobra el valor por defecto de 10,71 puntos. Con las filas es igual, sólo que se altera la altura de éstas.
Glosario
- Cabecera de columna: ubicada en el extremo superior de cada columna contiene la letra identificatoria de ésta. Al hacer un clic sobre ella se selecciona toda la columna.
- Cabecera de fila: ubicada en el extremo izquierdo de cada fila contiene el número identificatorio de ésta. Igual que con las columnas, al hacer un clic sobre la cabecera toda la fila queda seleccionada. Luego pueden aplicarse otras funciones.
Trucos para expertos
Formatos de hora personalizados. Excel XP cuenta con varios formatos de hora. Pero, siempre hace falta alguno más. Por ejemplo, ¿hay un formato que registre minutos, segundos y milésimas? No, pero se lo puede hacer:
- 1º) Active la celda por formatear y corra la instrucción Formato/Celdas.
- 2º) En el cuadro de diálogo abierto elija la solapa Número , si no se abrió por defecto.
- 3º) En el listado Categoría haga un clic en Personalizada (la última opción del listado). Esto despliega la caja de texto y el listado Tipo.
- 4º) En este último busque el formato mm:ss,0 y haga un clic en él.
- 5º) Automáticamente el formato queda editado en la caja de texto que está arriba de la lista. Agregue otros dos ceros (debe quedar mm:ss,000 ) y pulse Aceptar .
De allí en más puede cargar tiempos con minutos, segundos y milésimas (por ejemplo 1:34,798).
Y lo que es mejor: es posible hacer cálculos con ellos (diferencia entre tiempos, etcétera).
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