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Las viñetas y la numeración de listas en Word XP
Textos como apuntes, cronogramas, resúmenes, etcétera, suelen contar con varios niveles que deben diferenciarse. Para esto sirven las herramientas de numeración y viñetas que existen en todas las versiones de Word .
Las viñetas son elementos gráficos como círculos, flechas estilizadas, cuadrados y otros estilos que distinguen los ítem de un listado. La numeración apela a esquemas numéricos jerárquicos para estructurar listas o textos con varios niveles.
Para trabajar en forma básica y directa con ellos, la barra de herramientas Formato cuenta con una sección de cuatro botones: Numeración , Viñetas , Reducir sangría y Aumentar sangría .
El uso de estos botones es sencillo. Por ejemplo, para iniciar un listado con viñetas, abra un documento en blanco y haga un clic en el botón Viñetas de la barra Formato . De inmediato, Word agrega un círculo negro (o bullet ) seguido por una tabulación dada por defecto (que puede modificarse), y deja el cursor titilando a la espera de la correspondiente entrada de texto. Escriba, por ejemplo, Nivel I y presione Enter . Automáticamente, la aplicación genera debajo otra entrada de la lista del mismo nivel. Así lo hará mientras presionemos esa tecla. En la segunda línea tipee Nivel II para continuar con la estructura.
Pero, ¿qué pasa si se quiere crear un subnivel dentro de un nivel? Con el cursor en el párrafo siguiente al nivel correspondiente (aunque tenga un bullet) pulse el botón Aumentar sangría . Esto genera una nueva lista de viñetas (por defecto toma un círculo como símbolo) con una sangría mayor desde el margen izquierdo de la hoja (2,5 centímetros). En nuestro caso, ubique el cursor en la línea que sigue a Nivel II y pulse Aumentar sangría . En la primera entrada del subnivel escriba Nivel II.1 . Si ahora presiona Enter se genera una segunda línea para el subnivel y así sucesivamente.
Cuando se termina de ingresar esta sublista del Nivel II , para volver al listado principal pulse el botón Reducir sangría . En forma inmediata, Word agrega una nueva viñeta para el nivel superior. Tenga en cuenta que estas funciones también pueden aplicarse desde el menú contextual (se abre con un clic derecho del mouse sobre una entrada de una lista de viñeta).
Seguramente habrá observado en documentos impresos algunas viñetas con mayor efecto estético que las que Word proporciona por defecto. Para cambiar las viñetas, el procedimiento comienza seleccionando todos los párrafos por modificar. En nuestro ejemplo, pinte todos los que corresponden al nivel principal arrastrando el mouse (recurra a la tecla Ctrl para marcar las líneas no contiguas). Luego, ejecute el comando Formato>Numeración y viñetas (o despliegue el menú contextual con un clic derecho y escoja la opción del mismo nombre).
Esta acción produce la apertura del cuadro de diálogo Numeración y viñetas . La primera solapa de éste, expuesta por defecto, corresponde a las viñetas. En ella, además de los dos estilos que ya se vieron, hay otros cinco. Basta hacer un clic en cualquiera de ellos y pulsar el botón Aceptar para que las líneas seleccionadas en el documento adopten el nuevo tipo de viñeta. Las opciones son mayores todavía si, en lugar de seleccionar uno de estos estilos directos, presiona el botón Personalizar presente en la pestaña Viñetas .
La ventana que se despliega permite seleccionar nuevos símbolos de viñeta desde las fuentes (tipos de letras) normales de Word y, lo que hace aún más poderosa a esta herramienta, dispone de un botón para seleccionar imágenes como carácter de viñeta.
Por si fuera poco, desde esta solapa es posible modificar la sangría entre la viñeta y el margen izquierdo de la página; el salto de tabulación entre el símbolo y el texto de la línea, y la sangría de este mismo texto.
Trucos para expertos
Contraseñas en Word XP. ¿Se puede proteger la apertura de un documento de Word ? Sí. Y no es algo novedoso de la versión XP, también en Word 2000 se podía hacer esta tarea, aunque con variantes. Para establecer una contraseña en XP, el proceso es éste:
- 1°) Corra la instrucción Archivo>Guardar como .
- 2°) En el cuadro de diálogo abierto pulse el botón Herramientas , que abre un menú.
- 3°) Seleccione en éste el ítem Opciones de seguridad . Esto produce la apertura del cuadro de diálogo Seguridad .
- 4°) Para prevenir la apertura del documento escriba una contraseña (y trate de no olvidarla) en la caja de texto Contraseña de apertura . Tenga en cuenta el botón Avanzadas , que provee una serie de sistemas de codificación para cifrar el documento.
- 5°) Escriba una nueva clave en la caja de texto Contraseña de escritura para evitar que, aunque alguien sepa la de apertura, no pueda modificar el contenido. Esto es útil en archivos compartidos en red.
- 6°) Marque la casilla de verificación Recomendado sólo lectura para que el documento se abra con objeto de que pueda ser leído, pero no modificado.
- En Word 2000 la secuencia para hallar estas opciones es Archivo>Guardar como ; Herramientas>Opciones generales y en la sección Opciones de compartir .
Glosario
Viñetas: elementos gráficos como círculos, flechas estilizadas, cuadrados y otros estilos que distinguen los ítem de un listado.
Numeración: esquemas numéricos jerárquicos para estructurar listas o textos con varios niveles.
