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Los campos y los formularios en Word XP
Cómo automatizar fecha, hora y otros elementos en un archivo
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LA NACIONGabriel Tomich
Una herramienta bastante poco difundida, pero útil para organizar formularios, cartas o documentos con ciertas características repetitivas son los campos de Word .
Para ver cómo funcionan desarrollaremos un pequeño formulario, utilizando tablas y dichos campos.
El primer paso es organizar las tablas. Así, corra la instrucción Tabla>Insertar>Tabla y en el diálogo que se abre deje las opciones por defecto de cinco columnas y dos filas y pulse Aceptar . En la medida de las necesidades que se presenten modificaremos esta tabla a nuestro gusto.
Por ejemplo, unifiquemos toda la primera fila para usarla como título del formulario. Esto se realiza con facilidad seleccionando la fila íntegra: ubique el cursor justo delante de la línea y cuando cambie su orientación hacia la derecha haga un clic. Luego, corra el comando Tabla>Combinar celdas . Tras esto, la primera fila queda con una sola celda, apta para tipear un título para el formulario. Por ejemplo, Solicitud de préstamo , Nota de Crédito , etcétera.
A continuación puede formatearlo: centrarlo, ponerle negritas y aumentar el tamaño de la fuente a 18 directamente desde la barra de herramientas Formato .
En la segunda fila de la tabla nos quedan aún cinco celdas. En la primera, escriba el texto Fecha: , deje un espacio y ejecute la instrucción Insertar>Campo . Esta acción produce la apertura del cuadro de diálogo con este último título. Allí, asegúrese que esté seleccionada la opción [Todos] en el combo Categorías y proceda a buscar el ítem Time en la inferior, Nombres de campo . Haga un clic en él y a la derecha se despliega en la misma ventana la sección Propiedades de campo compuesta de la caja de texto Formatos de fecha y un listado con una variada colección de tipos. Eso sí, están en inglés, pero no hay de qué preocuparse. Seleccione por ejemplo el formato 1/7/2003 , que en realidad corresponde a mes/día/año, haciendo un clic en él.
De inmediato, en la caja superior se autoescribe el formato como M/d/yyyy . Esto se puede modificar allí mismo escribiendo dd/MM/yyyy . Así, la fecha queda en el formato que utilizamos en nuestro país. Para aplicar finalmente el campo en el documento presione Aceptar .
Si en la celda no hay suficiente lugar, simplemente agrándela pulsando el mouse sobre el borde derecho y arrastrándolo en el mismo sentido hasta que el conjunto Fecha: 07/01/2003 quede en un solo renglón.
Ahora bien, ¿para qué sirve poner un campo y no tipear allí la fecha? Porque los campos se actualizan automáticamente. Así, cada vez que abra el documento allí se verá la fecha que corresponde o, mejor dicho, la que tenga registrada Windows.
Trucos para expertos
Reconocimiento de caracteres en Office XP . Si recibe un fax en su computadora o un adjunto de texto en un e-mail con formato TIFF ( Tagged Image File Format ), es decir, una imagen, puede rápidamente convertirlo en un documento de Word y, por lo tanto, factible de ser modificado, ampliado, etcétera. ¿Cómo? Usando la herramienta de reconocimiento de caracteres de Office XP (OCR), así:
1°) Ubique el fax con la extensión .TIF en el disco rígido y haga un doble clic sobre él.
2°) La acción anterior abre automáticamente el programa Microsoft Office Document Imaging con una vista previa de la imagen abierta.
3°) Ejecute el comando Archivo>Reconocer texto utilizando OCR .
4°) La aplicación despliega una ventana con una barra de progreso activa que se autocierra al terminar el proceso.
5°) Corra la instrucción Archivo>Enviar texto a Word (o pulse el botón homónimo ubicado en la barra de herramientas del Document Imaging ).
6°) Se abre el diálogo Enviar texto a Word con el comando Exportar . Seleccione la opción que corresponda entre las tres posibles. Pulse Aceptar .
7°) Word se abre y genera un documento con la página exportada. Cuidado, puede haber errores en algunos caracteres.
Glosario
Tabla: herramienta de Word que permite configurar esquemas de filas, columnas y celdas interactivas, similares a las de Excel .
Combo: jerga por cuadro combinado, un tipo de comando de interfaz compuesto por una caja de texto y un listado de opciones.
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