Los primeros pasos en el mundo de PowerPoint

Una introducción a la aplicación multimedia de Office XP

29 de julio de 2002
1 minuto de lectura'

Actualizado el 9 de junio de 2020

Las presentaciones de PowerPoint son un método eficaz tanto para transmitir rápidamente ideas y conceptos apoyando a un orador, como para enviar una tarjeta de saludos de Navidad por e-mail. No es difícil trabajar con PowerPoint, pero este tipo de aplicación cuenta con una jerga propia, que es necesario conocer antes de acometer la tarea de desarrollar una presentación.

Y es ésta, precisamente, la primera definición: ¿qué es una presentación? Desde el punto de vista de lo que queda guardado en el disco, se trata de un archivo con extensión .ppt o .pps (ya veremos la diferencia entre ambos). Pero, con un enfoque conceptual, una presentación es un conjunto de diapositivas. Ahora bien, ¿qué es una diapositiva? Ni más ni menos que cada una de las pantallas que componen una presentación. Estas diapositivas se elaboran en forma independiente, para luego agruparlas y exponerlas en un orden preestablecido.

Claro está, entre diapositiva y diapositiva existe una brecha que se denomina transición . Esto no parece importante, pero las transiciones aportan efectos que hacen estéticamente atractivas a las presentaciones. Esto es, las leyendas surgen desde distintos ángulos, aparecen de la nada o se esfuman. Lo mismo puede ocurrir con imágenes, fotografías, dibujos, etcétera.

Estos son los objetos característicos de PowerPoint que, en otras palabras, es la aplicación multimedia por excelencia del paquete Office , pues las presentaciones pueden incluir hasta archivos de sonido.

Diseños prefabricados

Vamos a la acción. Ejecute PowerPoint. Automáticamente, tenemos la interfaz que ofrece el correspondiente panel de tareas de la aplicación a la derecha, un prototipo de diapositiva en el centro y otra barra vertical, a la izquierda, que nos permitirá observar miniaturas de cada diapositiva que forma parte de la presentación y un esquema general de ésta.

Por el momento, concentrémonos en el proyecto de diapositiva. Se trata del modelo básico, con una caja para un título y otra para un subtítulo. Pero trabajar así, desde cero, puede ser bastante laborioso, aunque a veces sea imprescindible.

Por eso, el programa aporta alternativas. Por ejemplo, abra el menú del panel de tareas (el botón con el triángulo hacia abajo en la barra de título de éste) y elija allí la opción Diseño de la diapositiva . Se despliega así una barra con variados tipos de diseños de diapositivas prefabricadas. Esto es, con estrucuturas para agregar directamente títulos, leyendas, imágenes y otros objetos. Estos modelos se agrupan en subconjuntos titulados Diseños de texto , Diseños de objetos , Diseños de texto y objetos y Otros diseños (que incluye, por ejemplo, esquemas con organigramas y otros por el estilo).

¿Cómo se aplica un diseño a la diapositiva que vemos en el centro? Simple. Si ubica el cursor sobre el diseño elegido en el panel, el cuadrado se transforma en un cuadro combinado (combo) con un botón a la derecha. Haga un clic en él y pulse el ítem Aplicar a las diapositivas seleccionadas . De inmediato, la diapositiva que estamos editando adopta el modelo elegido.

No terminan aquí los diseños prefabricados. Por lo tanto, esta historia continuará.

Trucos para expertos

Grabación de macros en Excel. Si se trata de automatizar tareas repetitivas conviene dejar que la aplicación tipee el código por nosotros. El ejemplo es una tabla de posiciones que debe ser ordenada continuamente.

1°) Póngale un nombre al rango por ordenar con Insertar> Nombre>Definir ; por ejemplo, Tabla .

2°) Ejecute el comando Herramientas>Macro>Grabar nueva macro .

3°) Escriba un nombre para la macro. Luego, haga un clic en Método abreviado (incluye la tecla Ctrl ) y tipee Mayúsculas +o , por ejemplo. Incluya Mayúsculas para evitar conflictos con los atajos comunes y la o por Ordenar . El atajo de ejecución de la macro queda Ctrl+Mayúsculas+O . Pulse Aceptar . Se abre la barra Detener grabación .