Los secretos de las fórmulas

Las fórmulas constituyen la esencia de una planilla de cálculos. Gracias a ellas, los usuarios pueden desarrollar complejas ecuaciones matemáticas o estadísticas. En las celdas de una planilla se pueden incorporar textos, valores numéricos y fórmulas. Básicamente, éstas pueden contener referencias de otras celdas (de las cuales capturan, por ejemplo, las cantidades o parámetros para realizar los cálculos), valores, funciones y operadores. Aunque por lo general nunca se llega a este límite, una fórmula puede tener, como máximo, 1024 caracteres.

Para que Excel reconozca una cadena de caracteres como una fórmula, ésta debe comenzar con el signo = (igual), seguido por la correspondiente ecuación.

Para escribirlas, resultan de suma utilidad los variados operadores de que dispone Excel. Estos son: +, suma; -, resta; *, multiplicación; /, división; ^, exponenciación, y &, concatenación. También, las siguientes comparaciones lógicas: =, igual a; >, mayor que; , menor que; >=, mayor o igual que; =, menor o igual que, y >, distinto de. Cada operador tiene una precedencia determinada. Esto es, cuando Excel procede a ejecutar la fórmula, calcula cada operación involucrada siguiendo el orden que le indica tal precedencia.

La máxima prioridad de precedencia le corresponde a la exponenciación (^), luego le siguen la multiplicación (*), división (/), suma (+), resta (-), concatenación (&), igual a (=), menor que () y, por último, mayor que (>). Para alterar la precedencia de los operadores se deben utilizar paréntesis.

Por ejemplo, se tiene la fórmula =A1-A2*A3 en la celda A5, donde en la celda A1 está almacenado el valor 10; en A2, 20, y en A3, 30. Tal como está escrita, el resultado que obtenemos es -590, porque Excel calcula primero la operación -A2*A3; es decir, -20 x 30, que da un valor parcial de -600, y a éste le suma los 10 de A1, quedando -590.

En otra celda, B5, escriba la fórmula utilizando paréntesis: =(A1-A2)*A3. El resultado que obtenemos es -300, que surge de la resta (10-20)= -10, multiplicada por 30. Al igual que en las ecuaciones matemáticas, pueden utilizarse paréntesis anidados. Un ejemplo práctico de esto es la fórmula ((B2*C2)+(B3*C3)-(B4*C4))*B5.

Utilización de nombres

En muchas oportunidades resulta engorroso usar en las fórmulas referencias de celdas. Para evitar esto, pueden aplicarse nombres a cada una de ellas o, por lo menos, a las más importantes.

Sigamos con el ejemplo anterior. Para adjudicarle un nombre a la celda A1, posiciónese en ella y ejecute el comando Insertar/Nombre . Luego, seleccione la opción Definir . En el cuadro de diálogo abierto, escriba un nombre significativo en la caja de texto Nombres en el libro . En este caso, utilizaremos Cantidad1 . Proceda de idéntica forma para nombrar a A2 como Cantidad2 y a A3 como Cantidad3 .

Para comprobar la utilidad de esta facilidad, escriba en C5 (o en cualquier otra celda libre) la fórmula =(Cantidad1-Cantidad2)*Cantidad3 . Se obtiene el resultado -300.

Referencias y problemas

Un archivo de Excel, que se denomina Libro, cuenta con varias hojas de trabajo. Aunque por lo general se utilizan celdas de una sola hoja, no existe limitación alguna al respecto. En otras palabras, en las fórmulas se pueden utilizar valores ubicados en celdas de otras hojas de trabajo. Para eso, antes de cada referencia de celda se debe anteponer el nombre de la hoja y el signo de admiración de cierre. Por ejemplo, Hoja2!A1.

Otra cuestión habitual al escribir fórmulas es la utilización de referencias absolutas o relativas. Esto resulta importante cuando se debe copiar un rango de celdas.

Por defecto, Excel utiliza referencias relativas. Supongamos que se copia la fórmula escrita en A5 (=A1-A2*A3) en D5. Si se observa esta última celda, la fórmula en ella será =D1-D2*D3. Esto es un típico ejemplo de referencias relativas, el desplazamiento de la fórmula desde la columna A hasta la D, se refleja, también, en los parámetros de la fórmula. Por el contrario, las referencias absolutas obligan a las fórmulas a buscar los valores exclusivamente en las celdas marcadas de esta forma. Para analizarlo en forma práctica, ubíquese en A5 y edite la fórmula presionando F2. Luego, coloque el cursor delante de A1 y pulse la tecla de función F4. De inmediato, Excel escribirá delante de la A y del 1 un signo $, quedando $A$1. Haga lo mismo para A2 y A3, de modo tal que la fórmula quede escrita así: =$A$1-$A2*$A$3. Si ahora realiza una copia en D5, la fórmula no variará y las referencias seguirán siendo las tres celdas de la columna A.

Una dificultad frecuente cuando se trabaja con fórmulas es encontrarnos con las llamadas referencias circulares. Por ejemplo, supongamos que se escribe en la celda A4, la fórmula =A1+A2+A3+A4. De inmediato, Excel desplegará un mensaje diciendo que es imposible calcular esta fórmula porque entre las referencias se incluye la propia celda donde debe exhibirse el resultado, creando una referencia circular. Las opciones que tenemos son dos: Aceptar, que asume que se trata de un error, por lo que localizará la celda que causa el problema. Para esto, despliega una barra de herramientas que permite buscar y editar la referencia circular, para corregirla. Si, en cambio, se selecciona el botón Cancelar, Excel acepta la fórmula tal como está, señalando en la barra de estado, mediante el mensaje Circular:A4, la existencia de esta situación.

En ocasiones, las referencias circulares pueden ser intencionadas o beneficiosas. Para esto, marque la casilla Iteración de la solapa Calcular del comando Herramientas /Opciones, que le permite a Excel resolver este tipo de situaciones. Un ejemplo práctico sería el siguiente: en A1 escriba el valor 250; en A2, 137 y en A4, la fórmula =A1-A2-A3. Luego, en A3 desarrolle la fórmula =A4*0,05, que calcula el 5% del resultado final. Si no está marcada la opción Iteración, este último valor será 0, porque Excel es incapaz de resolver la referencia circular. Si está activada, obtenemos el valor deseado: 5,3809.

Por Gabriel Tomich

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