Outlook Express en 20 pasos

Es el programa de correo electrónico más utilizado. Nació como una versión reducida del programa Outlook -del paquete Office -, pero se extendió aún más que el original. ¿El motivo? Está incluido en las últimas versiones de Windows; es su cliente de correo predeterminado. Outlook Express es un programa sencillo de utilizar y, al mismo tiempo, cuenta con herramientas potentes, especialmente destinadas al usuario hogareño.

Su última versión es la 6 . Para obtenerla, se debe actualizar el Internet Explorer (el OE forma parte del navegador). El download se realiza desde www.microsoft.com/windows/ ie_intl/ . Antes de hacerlo, es bueno tener en cuenta que, para evitar conflictos en el sistema, el programa debe estar en el mismo idioma que la versión de Windows instalada en la computadora. Si es Win XP, el Outlook Express 6 se encuentra preinstalado.

Utilizando este programa, es posible mandar mensajes con sonidos e imágenes de fondo, confirmar la recepción de un envío, establecer reglas para restringir el spam y trabajar varios usuarios en la misma PC, entre muchísimas opciones. La versión 6 incorporó nuevas medidas de seguridad, como veremos enseguida.

1. Nueva cuenta de correo

Para comenzar a enviar y recibir e-mail desde el OE , lo primero que debe hacer es crear una nueva cuenta de correo. En el menú Herramientas , haga clic en Cuentas y, dentro de Cuentas de Internet , seleccione Agregar . Elija luego Correo ; se abrirá el Asistente para la conexión a Internet , que lo guiará en la configuración. Para lograrlo, necesitará conocer: el tipo de servidor que utiliza (en general, POP3), el nombre de la cuenta creada para usted -y su correspondiente contraseña-, el nombre del servidor de correo entrante y, en el caso de usar POP3 o IMAP, el nombre del servidor de correo saliente. Esta información se la debe suministrar el proveedor de correo o el ISP.

2. Una para todos

Es probable que una misma PC sea utilizada por más de una persona. En esos casos, para tener cada uno privacidad en su correo, lo más conveniente es crear identidades : en el menú Archivo , elija Identidades y haga clic en Agregar identidad nueva .

Escriba el nombre del usuario nuevo y seleccione la opción Requerir contraseña , para evitar que accedan a sus mensajes. Cada identidad tiene carpetas únicas y una Libreta de direcciones individual.

La manera correcta de salir del OE cuando se trabaja con identidades es desde Archivo>Salir y cerrar la sesión de la Identidad . Cuando se quiere alternar entre una y otra, se debe ir a Archivo>Cambiar Identidad .

3. Mensaje nuevo

Para comenzar a escribir un mensaje, basta con presionar el botón (con un pequeño sobre) que se encuentra arriba y a la izquierda de su pantalla. Es Escribir mensaje . También puede hacerlo desde Archivo> Nuevo>Mensaje de correo . Lo fundamental es conocer la dirección electrónica del destinatario, que se puede escribir directamente en el campo Para .

Si en lugar de presionar el botón escribir mensaje hace clic en la pequeña flecha que está a su lado, encontrará una serie de diseños que puede agregar como estilo o fondo de mensaje , tal como una invitación de cumpleaños o un anuncio formal.

4. Fondos personalizados

Además de los diseños preestablecidos, puede usar una imagen propia como fondo de mensaje. Para incluirla, vaya al menú Formato del mensaje nuevo, seleccione Fondo y haga clic en Imagen . Presione el botón Examinar para buscar el archivo que desea. Si quiere incluir audio como fondo de mensaje -para que el destinatario lo escuche al abrirlo-, en lugar de Imagen seleccione Sonido . Si dichas opciones aparecen deshabilitadas, compruebe que esté activado el formato HTML, desde Formato>Texto enriquecido (HTML) . Tenga en cuenta que los mensajes son más pesados cuando se incorporan elementos de este tipo.

5. Insertar archivos

Para adjuntar un archivo a un mensaje -de manera de enviar, por ejemplo, un documento o una foto- debe ir a Insertar>Archivo adjunto o presionar el clip que se encuentra en la Barra de herramientas . En ambos casos, debe localizar luego el archivo y presionar Adjuntar .

6. Menos tiempo conectado

Puede configurar el OE de manera que, tras seleccionar Enviar y recibir , se desconecte automáticamente. Así, podrá leer y redactar mensajes sin estar conectado, algo útil cuando se usa una conexión telefónica.

Dentro de Herramientas> Opciones elija Conexión y luego Colgar después de enviar y recibir . Para volver a conectarse, en Herramientas opte por Enviar y recibir .

7. Correo de hotmail

A partir de la versión 5 del OE, se puede configurar una cuenta de Hotmail para administrar desde el programa. En el A sistente para la conexión a Internet mencionado en el paso 1 , la tercera ventana muestra la opción Mi servidor de correo entrante es: Allí hay que elegir HTTP . Al hacerlo, aparece: Mi proveedor de servicio de correo HTTP es: En este campo, seleccione Hotmail y presione Siguiente . Deberá ingresar su nombre de usuario y contraseña, presionar de nuevo Siguiente y después Finalizar . En la ventana de carpetas quedará el icono de Hotmail; tras seleccionarla, presione Sincronizar cuenta .

8. Yahoo! y otras cuentas

Algunos servicios de correo de Web, como Yahoo!, ofrecen cuentas -de tipo POP3- que se pueden configurar, tal como se indica en el paso 1 . La información necesaria suele estar en las páginas; en el caso de Yahoo! Argentina, los nombres de los servidores son: pop.mail.yahoo.com.ar (entrante) y smtp.mail. yahoo.com.ar (saliente). El nombre de la cuenta es la dirección de e-mail sin el @yahoo.com.ar.

9. Reglas de mensajes

Para organizar en forma automática los mensajes recibidos, se pueden configurar las Reglas . Si desea que todos los mensajes de un usuario se almacenen en una carpeta específica (por ejemplo, los mail de Carlos Pérez en la carpeta Amigos ), debe ir a Herramientas>Reglas de mensajes>Correo y hacer lo siguiente:

Primero debe elegir las condiciones. Por ejemplo: La línea De contiene personas . En el cuadro 2 , elija la acción: Moverlo a la carpeta especificada . El tercer sector del cuadro mostrará dos frases en azul. Al hacer clic en Contiene personas , podrá escribir el nombre: Carlos Pérez. Tras presionar Aceptar , haga clic en específica y elija la carpeta Amigos . Escriba un nombre para la regla y presione Aceptar . Ella se aplicará a los nuevos mensajes entrantes. Para aplicarla a los ya descargados, vuelva al cuadro de Reglas de mensaje y haga clic en Aplicar ahora . Luego señale la nueva y haga clic en Seleccionar todo .

Entre otras reglas, se puede resaltar mensajes, responder o reenviar automáticamente y borrar correo directamente desde el servidor.

10. Bloquear remitentes

Para evitar el mensaje enviado desde una misma dirección de correo, en lugar de aplicar una regla se puede bloquear el remitente para que los mail se deriven directamente a la carpeta de mensajes eliminados.

Seleccione un correo del remitente que desea bloquear, haga clic en Mensaje y luego en Bloquear remitente . Si en algún momento desea restablecerlo, vaya a Herramientas>Reglas de mensajes>Lista de remitentes bloqueados . Seleccione el remitente y presione Quitar .

11. Libreta de direcciones

Puede guardar nombres y direcciones automáticamente en la Libreta , simplemente contestando a un mensaje. Para hacerlo, debe ir a Herramientas>Opciones>Enviar y hacer clic en Agregar a la Libreta de direcciones a las personas a las que responda . Si sólo quiere agregar uno, en el mensaje recibido haga clic con el botón derecho del mouse sobre el nombre y opte por Agregar a Libreta... También puede cargarlos en forma manual: elija Herramientas y después Libreta de direcciones . Allí seleccione la carpeta, haga clic en Nuevo y luego en Nuevo contacto . Para una tarea más ordenada, una buena opción es crear grupos de contactos: Nuevo>Grupo Nuevo.

12. Ocultar destinatarios

Para enviar un mensaje a un contacto de la Libreta, presione el botón Para dentro de un mensaje nuevo y elija el contacto. También puede enviar una copia a otro destinatario, haciendo clic en CC , o una copia oculta, con el botón CCO . Si se envía a más de una persona, puede evitar que los destinatarios conozcan los datos de los demás: incluya las direcciones directamente en CCO , dejando en blanco el campo Para . Si no aparece CCO (debajo de CC ), elija Ver>Todos los encabezados .

13. Contactos compartidos

Cuando se trabaja con identidades, los contactos de las respectivas Libretas pueden compartirse. Para que eso ocurra, los mismos deben incluirse en la carpeta Contactos compartidos . Si no puede ver dicha carpeta a la izquierda de la ventana, vaya al menú Ver y seleccione Carpetas y grupos .

14. Copias de respaldo

Puede resguardar sus mensajes haciendo una copia de seguridad de las carpetas. Para hacerlo, guarde los archivos *.dbx (incluido folders.dbx ). Luego podrá recuperarlos desde Archivo>Importar>Mensajes , optando por Outlook Express 6 y tildando la casilla Importar correo de un directorio de almacenamiento de OE6 . Para hacer un backup de los contactos, vaya a la Libreta y elija Archivo>Exportar>Libreta de direcciones (WAB) . También puede exportar los contactos para usar en otros programas, optando por Otra Libreta de direcciones y seleccionando el tipo de archivo.

15. MSN Messenger

El MSN Messenger se integra con el OE y puede configurarse desde una ventana del cliente: Herramien tas>MSN Messenger . Entre las opciones, se puede iniciar la sesión y enviar mensajes a un contacto del mensajero.

16. ¿Leyó el mensaje?

Es posible obtener una confirmación automática de lectura de los mensajes que se envían, independientemente de que el destinatario cuente con el mismo programa de correo. Requiere estar configurado para responder la solicitud. Tanto para el remitente como el destinatario, la configuración se logra desde Herramientas>Opciones, solapa Confirmaciones .

Opciones antivirus y firma digital

17. Protección antivirus

La versión 6 del OE incorpora una mejora de la protección antivirus, que se configura desde Herramientas>Opciones>Seguridad . Desde allí se puede bloquear la apertura o almacenamiento de cualquier adjunto que pudiera contener un virus (por ejemplo, los archivos .exe ) y pedir que se avise al usuario cuando alguna aplicación intenta enviar un mensaje con su nombre. Esto último es algo que suelen hacer algunos virus: autoenviarse.

18. Vista previa

Algunos archivos se ejecutan automáticamente cuando se accede al mensaje mediante la Vista previa . Para evitarlo, lo mejor es deshabilitar esta vista, desde Ver> Diseño>Panel de vista previa .

19. Zonas de seguridad

Las zonas de seguridad del programa son las mismas que usa el Internet Explorer . Estas permiten elegir si ejecutar o no contenido activo desde mensajes HTML , como controles ActiveX y secuencias de comandos. Puede optar por un nivel moderado o más restrictivo, desde Herramientas>Opciones>Seguridad .

20. Correo seguro

Una firma digital se utiliza con dos fines: que los mensajes puedan ser leídos sólo por la persona a quien fue dirigido y que el destinatario tenga garantías de que no fue enviado desde una cuenta de correo falsa. Para configurar las opciones vaya a Herramientas>Opciones>Seguridad>Correo seguro . En Mi PC del 10 de febrero último se explicó en detalle cómo proteger los datos personales.

Versión 6.0

• Viene preinstalada en Windows XP.

• Se descarga con la última versión del Internet Explorer , en caso de utilizar sistemas anteriores (desde Win 98).

• Permite restringir la descarga o almacenamiento de archivos que pueden contener virus.

• Se integra con el MSN Messenger cuando éste se encuentra instalado en la computadora.

Por Martín Wain

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