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Para llenar un rango sin repetir ni soplar
Las diversas variantes del comando Rellenar de Excel . El uso de Series , que permite trabajar con números y determinados textos
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LA NACIONGabriel Tomich
Al analizar, en la última entrega, algunas de las herramientas del menú Edición de Excel, comprobamos la potencia de comandos que parecen simples, pero facilitan enormemente algunas tareas comunes o rutinarias. Un ejemplo de esto es la instrucción Pegado especial .
En esta misma línea, aunque con menos utilidad, podemos ubicar el comando Rellenar . En su función más básica (en combinación con los 4 primeros ítem de su menú), esta instrucción es similar a la combinación Copiar y Pegar , pero limitado al trabajo entre celdas adyacentes. Su misión específica es facilitar la duplicación de datos en columnas o filas contiguas. Aunque esto pueda parecer trivial, no son pocas las aplicaciones laborales con estructuras repetitivas.
Ejecute Edición/Rellenar para desplegar el menú correspondiente. Este cuenta con los ítem Hacia abajo , Hacia la derecha , Hacia arriba , Hacia la izquierda , Otras hojas , Series y Justificar .
Los 4 primeros, como se dijo, forman parte del comando Rellenar y, por lo tanto, tienen idéntica función. Su diferencia es, simplemente, la orientación que le aplican a los datos por copiar.
Un ejemplo ilustrará mejor sobre el uso primordial de esta función. Genere una planilla en blanco y cargue en la celda F12 un valor (número o texto), por ejemplo, la palabra Enero . Marque a continuación el rango F5:F12 y corra la instrucción Edición/Rellenar/Hacia arriba . De inmediato, todas las celdas que componen el rango contienen el valor Enero . Con esto queda claro que la clave es ubicar la celda con el valor por copiar en el extremo opuesto al sentido de la generación del rango.
Análogamente, seleccione el rango F12:F18 y ejecute ahora Edición/Rellenar/Hacia abajo (o directamente su atajo de teclado Ctrl+J ) para obtener idénticos resultados hacia abajo. Lo mismo vale en sentido horizontal. Pruebe marcar los rangos F12:J12 y F12:B12 , por ejemplo, y aplique los comandos Rellenar/Hacia la derecha ( Ctrl+D ) y Rellenar/Hacia la izquierda para comprobarlo. Observe que sólo los sentidos más utilizados para este tipo de copias ( Hacia abajo y Hacia la derecha ) cuentan con atajos de teclado para su aplicación directa.
Este comando puede tener una gran utilidad, además, en la copia de rangos en sentido horizontal. Cargue desde la celda H12 hasta H18 los valores 6 , 12 , 18 , 24 , 30 , 36 y 42 . Luego, marque el rango contiguo hacia la derecha, esto es, I12:I18 y corra la instrucción Edición/Rellenar/Hacia la derecha (o directamente utilice el atajo de teclado Ctrl+D ). Automáticamente, este rango incorporará los datos existentes en las celdas contiguas de la columna F . En este caso resulta fundamental, especialmente en conjuntos de celdas muy extensos, determinar correctamente el rango de destino de los datos, para evitar la falta de algunos valores.
De una
El comando Series del menú Rellenar es, quizás, el más poderoso de esta herramienta, porque permite generar en forma automática sucesiones numéricas siguiendo un determinado patrón o criterio (en otras palabras, una serie).
Un ejemplo concreto nos ayudará para analizar con mayor facilidad este comando. El objetivo: escribir la serie de números impares hasta el valor 103 . Ubíquese en la celda A1 , escriba el primer valor de la serie, en este caso el número 1 , y ejecute Edición/Rellenar/Series . En el primer subtítulo del cuadro de diálogo, Series en , seleccione si la sucesión se escribirá en fila (valor por defecto) o en columna. Haga un clic en esta última opción del comando de radio.
A la derecha, las opciones bajo el título Tipo permiten seleccionar qué tipo de serie puede organizar Excel en forma automática ( Lineal , Geométrica , Cronológica o Autorrellenar ). Aquí deje el valor por defecto ( Lineal ).
Por último, para obtener los números impares, edite la caja Incremento y escriba en ella un 2 (la constante que se adiciona al valor de cada celda para generar la siguiente), y en Límite tipee 103 , el tope de la serie. Presione Aceptar para realizar la tarea.
Otro trabajo que este comando resuelve con facilidad es la escritura de los meses, algo muy usual al trabajar con planillas. Para evitar el tipeo de cada uno de ellos escriba Enero en la celda B1 . Ahora, en lugar de utilizar el cuadro del diálogo del comando usaremos el menú contextual correspondiente, que resulta un método mucho más fácil.
Ubique el puntero del mouse en el vértice inferior derecho de la celda B1 hasta que el cursor cambie su formato por el de un signo de suma. Apriete el botón derecho del mouse y comience a arrastrarlo hacia abajo. Con cada nueva celda que apunte aparecerá el pequeño cartel de ayuda de fondo amarillo con el nombre de cada mes. Sin soltar el botón del mouse continúe hasta llegar a Diciembre . En ese momento proceda a soltar el botón y aparecerá el menú contextual que corresponde a Rellenar . Pulse los ítem Rellenar serie o Rellenar meses para completar la operación. De inmediato, tendrá el listado de los meses sin mayor esfuerzo.
Pruebe también con valores de fecha, días de la semana y hasta textos lineales (por ejemplo, Producto 1 , Producto 2 , etcétera).
Por Gabriel Tomich
