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Subdivisión de documentos
Word brinda la posibilidad de fraccionar un archivo extenso en tantas secciones como se necesite; en cada una de ellas pueden fijarse diferentes estilos de letras o párrafos, sin afectar el resto del texto del archivo
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LA NACIONGabriel Tomich
Al trabajar con documentos extensos de Word, muchas veces es necesario o resulta más estético cambiar los formatos o los márgenes, aplicar una distinta alineación de los textos, establecer columnas y otros recursos, sólo en algunos párrafos o sectores del documento.
Por lo general, cuando se intenta aplicar algunos de estos cambios a parte de un archivo, suele ocurrir que todo el escrito o quizá sólo un párrafo sea afectado por la modificación. Esto sucede porque los valores predeterminados de una página (almacenados en la plantilla Normal.dot) controlan todo el archivo.
Para establecer límites concretos y subdividir un documento sin mayores dificultades, Word permite generar secciones. Cada sección posee su propio formato de página que se guarda en el salto final, en forma similar a lo que ocurre con los párrafos.
Para generar secciones se deben aplicar los llamados saltos de sección. Esto se efectúa mediante el siguiente procedimiento: ubique el cursor en el punto en el que desea comenzar la sección. Por lo general, delante de la primera letra de un párrafo. Luego, ejecute el comando Insertar/Salto . De inmediato se abre el cuadro de diálogo Salto , que posee dos partes: la superior, para aplicar saltos de página (indispensables para imprimir sin cortar párrafos) y de columna, y la inferior, dedicada a establecer saltos de secciones.
Esta última está compuesta por un comando de botones de radio que consta de cuatro opciones: Página siguiente , Continuo , Página par y Página impar . En este caso, haga un clic en Continuo para que el texto del documento continúe en la misma hoja. Para terminar la operación presione el botón Aceptar .
Automáticamente, aparece una línea doble con la leyenda Salto de sección (Continua) a continuación del punto aparte del párrafo anterior. Esa línea separa al documento en dos secciones. Si resulta confusa su ubicación, basta con aplicar un Enter adelante de la línea doble, para que el salto de sección baje al siguiente renglón y quede a todo lo ancho de la página. Por supuesto, puede aplicar tantos saltos de sección como desee.
A partir de este momento es posible dar distintos formatos, estilos o características a cada una de las dos fracciones. Por ejemplo, pinte una sección (incluido el salto final) y haga un clic en el botón Columnas de la barra de herramientas Estándar. Posteriormente, en el cuadro que se despliega, marque dos columnas y suelte la tecla del mouse: todo el texto de la sección seleccionada se dividirá en forma de columnas, como un diario o revista.
A partir de la aplicación de secciones, los formatos de página pueden ser establecidos en todo el documento, en una sección o en varias secciones. Para verlo en forma práctica ejecute el comando Archivo/Configurar página , que despliega el cuadro de diálogo que permite modificar márgenes, el tamaño y fuente del papel de impresión y el diseño de página. En él haga un clic en el botón del cuadro combinado Aplicar a , para desplegar el listado de opciones. Este último incluye, a diferencia del normal, el ítem Esta sección . Además, si antes de correr este comando selecciona una sección, esta lista proporcionará la opción Secciones seleccionadas .
Otra opción interesante que permiten las secciones es contar con encabezados o pies de página diferentes para cada una de ellas. Estas herramientas, cabe recordar, se aplican ejecutando el comando Ver/Encabezado y pie de página .
Opciones de los saltos
Además de la opción Continuo , hemos visto que el cuadro de diálogo Salto ofrecía otras tres posibilidades: Página siguiente , Página par y Página impar . Si se establece un corte de sección utilizando la primera, inmediatamente se produce un salto de página; esto es, la siguiente sección comienza, directamente, en la próxima hoja. De similares características, las opciones Página par y Página impar permiten realizar saltos a hojas numeradas y encuadernadas, como las de un boletín o una publicación.
Para borrar estas líneas o saltos (que, cabe aclarar, por más que se vean en pantalla no se imprimen) y eliminar la sección, basta con seleccionarla y presionar la tecla Suprimir del teclado.
