La información como principal activo estratégico del comercio exterior

Si pudiésemos mirar sólo la función de comercio exterior (comex) en cada empresa sin importar a qué rubro se dedica, podríamos decir que su principal insumo es la información y el activo que la administra, el equipo de profesionales que actúa y cómo estos se organizan. Cómo encarar este tema con una mirada estratégica dependerá principalmente de la situación en que se encuentre la organización en su “proyecto Comex”.

Al inicio, probablemente se decida incorporar velozmente la mayor cantidad de experiencia introduciendo esta función dentro de equipos a cargo de otras más básicas, como pueden ser los de Administración y Finanzas, buscando el aporte de los especialistas contables, ya que en nuestro país para su concreción se requiere conocer aspectos fiscales relacionados a la tributación de gravámenes y la percepción de beneficios.

Aquellas empresas con cierta experiencia armarán equipos específicos para atender estas operaciones, haciendo menos foco sobre temas operativos y más en los estratégicos, como compliance, mejora de procesos y optimización de costos.

Sin embargo, cualquiera sea su tamaño, deben asegurarse manejar un idioma en común que tiene que ver con conceptos clave como las cláusulas Incoterm, la oferta logística internacional en los distintos modos de transporte disponibles, la infraestructura y costos de operación en los puertos y depósitos, cuestiones cambiarias y aspectos relacionados a la declaración y controles aduaneros.

Por otro lado, es conveniente además establecer cierto resguardo de la información referida a estas operaciones para lo cual existen plataformas y sistemas que deben ser conocidos por todos los involucrados.

Sistemas informáticos de AFIP

La AFIP –y dentro de ésta, la Aduana– pone a disposición a través de sus sistemas una gran cantidad de datos en función a las declaraciones realizadas por los despachantes. A principio de los 90 comenzó con el Sistema Informático María que luego pasó a llamarse Malvinas, con innumerable cantidad de módulos que interactúan entre sí. Es importante dominar varios de ellos, como el del Sistema Registral para ver el alta del operador en el registro de importadores/exportadores, las sanciones, las garantías de actuación e incluso la famosa CEF (Capacidad Económica Financiera) como condición para las SIMIs. Por su parte, también hay que dominar Mis Operaciones Aduaneras (MOA) para todos los datos de las declaraciones y los estados de los procesos asociados como los reintegros de exportación. También el Sicnea para notificar actos que crean obligaciones para los operadores, como liquidaciones de deudas u otras situaciones que podrían derivar en su suspensión del registro. Por último, también está el SITA o Sistema Informático de Trámites Aduaneros, donde la Aduana ha avanzado para informatizar trámites, como la solicitud de autorizaciones de importación temporaria y sus prórrogas.

Otros sistemas oficiales

El estado argentino viene avanzando en el desarrollo de la plataforma TAD, que permite realizar trámites ante distintos organismos públicos, aunque existen otros que han desarrollado aparte sus propias herramientas informáticas, como por ejemplo el Senasa que dispone del “SIG-FITO” o el SIG-Embalajes.

La intención es poder unificar todos los sistemas dentro de la Ventanilla Única (VUCE), de forma tal que haya un solo lugar para tramitar todos los requisitos de cada operación, que por ahora aplica a pocos productos de exportación (vitivinícolas y algunos del agro).

Aunque probablemente el punto más débil sea el relativo a inteligencia comercial, dado que no se dispone de información oficial suficiente que pueda ser procesada para comparación y prospección de mercados.

Sistemas operativos privados

Existen distintas soluciones para administrar la información del área Comex. Algunas son muy sofisticadas, funcionan en la nube y permiten registrar datos desde el inicio de cada operación, incluso con integración con el ERP de la empresa y llegan a producir reportes muy completos, gracias a poderosas interfaces con consultas periódicas a los sistemas de AFIP. Otras hacen solo esto último, aunque están muy enfocadas en procesar información para la gestión de procesos críticos como por ejemplo el cálculo de los límites para la categorización de las SIMI, especialmente útil luego de las recientes modificaciones en las normas cambiarias.

Cuál contratar dependerá del grado de desarrollo que tenga la función Comex, haciendo una evaluación de costo/beneficio respecto a los reportes que permitirá generar para la toma de decisiones y las gestiones a realizar.

Dependiendo de la cantidad de artículos importados y la complejidad en su clasificación, también pueden contratarse servicios de provisión de información sobre el nomenclador arancelario y la legislación asociada.

Reportes

Mediante la tecnología adecuada, que puede incluir soluciones de business intelligence, el área podrá emitir reportes predefinidos. Por ejemplo, referidos al costo total de cada operación, al manejar aspectos relevantes de la logística, para mantenerlos bajo control. Esto implica tener ordenadas e integradas las bases de datos globales de la empresa, especialmente la adecuada catalogación de sus productos y principales insumos.

Cualquier proyecto importador o exportador debe abordar la función Comex con visión estratégica y entender que el trabajo en equipo será siempre la clave para lograr los resultados deseados. La administración eficiente de la información ayudará a reducir desvíos y a dar un servicio de excelencia al cliente final, que incluso puede transformarse en un diferencial.