El rol del facility manager, clave dentro de las oficinas modernas

Con edificios corporativos cada vez más complejos y tecnológicos, se afianza un perfil que puede ser de arquitecto o ingeniero, pero que también incluye otras especialidades
Silvina Scheiner
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8 de mayo de 2016  

La multifacética y desconocida posición de facility manager (FM) adquirió visibilidad en el mercado ejecutivo hace una década de la mano de las torres corporativas y la globalización. Se la encuentra en las estructuras de compañías medianas y grandes a partir de los 1000 empleados, con 3 o más predios conformados por torres de oficinas y/o plantas industriales. Suele depender del área de Supply Chain. "En compañías más chicas, puede ser que este rol se le asigne a la posición de Gerente de Mantenimiento", precisa Brenda Barán, Socia de Glue Consulting.

Un FM es responsable de asegurar el correcto funcionamiento de todo lo que hace al predio laboral, ya sea un edificio de oficinas o una planta productiva. Es como un "gran administrador" que se encarga de gestionar el día a día alrededor del ámbito de trabajo, tanto a nivel hard -asegurar el correcto mantenimiento y funcionamiento de todos los aires acondicionados- como a nivel soft, o sea garantizar la limpieza de todas las oficinas o que al ingresar un nuevo empleado cuente con lo que le corresponde según su rol (escritorio, computadora, teléfono, auto, lugar en el estacionamiento, etc.), explica Barán.

El FM gestiona la labor de distintas prestadoras de servicios: el mantenimiento integral y la limpieza de los inmuebles asignados, así como el control de plagas y la desinfección, las mudanzas, el correo interno, el manejo de los residuos, los sistemas de detección de incendios, los ascensores, la telefonía, los autos, etc.

"Es un gerente que tiene mucho peso, ya que administra un 25% del presupuesto de gastos en una organización", revela Claudio Blum, Director del área de Facility y Property Management de Cushman & Wakefield (C&W), una suerte de broker mayorista, que distribuye managers en los edificios corporativos que lo contratan

En Argentina, C&W tienen 30 clientes activos –que pagan un arancel mensual– y 180 empleados repartidos en los diversos edificios y plantas.

La complejidad del trabajo en las instalaciones del cliente está muy vinculada al presupuesto. "No es lo mismo gerenciar un presupuesto de mucho volumen y pocos proveedores que si la situación es inversa. La cantidad de personas que se destinan depende de la prestación, del alcance y de la cantidad de contratos que hay que administrar. Hay tareas que el cliente reserva para el área de Proveedores y no quiere tercerizar. En función de eso, decidimos cuánta gente necesitamos asignar, pero el promedio del mercado en Argentina es un FM cada 2500 metros caudrados ", explica Blum.

El mercado del FM está hoy fuertemente impactado por la globalización. "Las compañías internacionales hacen contratos globales con los que presionan desde sus bases para obtener por menor precio un contrato de servicios que abarque muchos países", explica Maria Cristóbal, Presidente de la Sociedad Latinoamericana de Facility Manage ment (SLFM).

"Esto es bueno ya que nos permite a las empresas trabajar de manera transversal con un lineamiento central, pero es malo porque que en algunos casos, se observa que las compañías prestadoras que se contratan no tiene la cantidad de personal idóneo que garantice la calidad del servicio, hecho que se repite en muchos países de la región", sostiene.

Administrar profesionalmente los activos de una empresa implica que "los edificios se mantengan en óptimas condiciones, que las propiedades se valoricen, que se mejoren los servicios, y sobre todo, que se genere una eficiencia cuyo resultado sea el ahorro en los costos de operación", agrega Blum.

"Una infraestructura eficiente podría producir importantes incrementos en productividad (operación, funcionalidad y motivación entre otras) y generar mejoras, ahorros y eficiencia energética, además de colaborar con acciones que contribuyen a la sustentabilidad", completa.

"Trabajar de FM es muy diferente a estar sentado frente al tablero en un estudio o ir a la obra a supervisor a los peones", comenta el arquitecto Alejandro Prieto, a cargo del área de Procurement y FM en Assist Card. El se ocupa de los 600 metros cuadrados del edificio de la calle Suipacha y de los 1200 metros cuadrados que la firma tiene en la calle Arias, en pleno barrio de Saavedra, detrás del DOT. Ahora, está sumando 600 metros más de "responsabilidades" surgidos de la apertura de la oficina en Perú.

La palabra es nueva, pero el rol no tanto, dice Prieto. "Por supuesto que es mucho mas abarcativo que lo que antes se denominaba Mantenimiento o Intendencia.. el rol no es muy reconocido. Si todo funciona bien, nadie se da cuenta, ya que eso es lo normal. Resalta cuando un problema aparece y "ahí tenés que mostrar tu capacidad de solucionarlo. En algunas oficinas, que las máquinas de café no estén bien surtidas o que los aires acondicionados no funcionen puede ser un elemento fundamental y de eso, también nos ocupamos", afirma.

El rol no es fácil de ocupar, dado que la persona debe contar con alto nivel de tecnicismo y a la vez, liderazgo para gestionar personal de mantenimiento, seguridad, vigilancia, entre otras, sin dejar de lado las necesidades de los empleados, los espacios, los procesos y las tecnologías propias de los inmuebles.

"Tienen que hablar inglés -si son multinacionales-, contar con capacidad de negociación y análisis, tolerancia al trabajo bajo presión, óptimo nivel de relacionamiento y, por supuesto, flexibilidad", dice Daiana Trocoli, senior consultant de Ghidini Rodil.

Si bien la tarea es ocupada por ingenieros o arquitectos, hay gente de otros rubros que cubren el rol. Blum recuerda que una de las mejores FM que encontró era fonoaudióloga. "Más allá de la carrera de grado se necesita tener actitud, proactividad, liderazgo motivador, ser ordenado, anticipado, creativo y buen comunicador ", enumera el titular de C&W.

Trocoli indica que para encontrarl un buen FM hay que hacer un fuerte trabajo de mapeo y hunting, y ofrecer al candidato una propuesta tentadora en términos de proyecto, compañía y compensación total que motive su intención de cambio.

Por el contrario, si la empresa quiere desarrollar a un profesional, podría orientarse hacia el área de Compras, por ejemplo, "donde hay ejecutivos que están todo el tiempo negociando con proveedores o a ingenieros en áreas de Mantenimiento", ejemplifica Barán.

Un gerente en este campo puede ganar entre 50.000 y 100.000 pesos brutos, en función del tamaño de la compañía por facturación, la cantidad de empleados y predios a gestionar (edificios de oficinas y

o plantas), el volumen de proveedores que maneja y el equipo de trabajo a cargo, calculan en Glue Consulting.

"Se te evalúa por la manera de optimizar los costos o mantener los consumos dentro de parámetros definidos por la empresa. Hay un valor de mantenimiento, que varia según los metros cuadrados que tenés a cargo", indica Prieto, ex Boeringher Ingelheim.

Bengolea, que venía de trabajar en un banco antes de entrar a ML, este año tiene que comenzar a trabajar en la apertura de oficinas en San Luis y analizar con Finanzas un proyecto de unos 10.000 metros cuadrados para encarar en los próximos dos años, además de empezar las obras para una nueva oficina en Chile, de 2000 metros cuadrados.

El Grupo Telecom, por otro lado, tiene un equipo de 24 Site Managers (encargados de oficina) y 9 Fleet Managers, (gestor de flota) bajo la coordinación de cuatro responsables zonales que administran más de 15 contratistas de servicios que atienden 6500 inmuebles y 3000 rodados.

Las nuevas tecnologías han permitido aggiornar el Facility Management. Por un lado, han aportado programas para un mejor manejo y archivo de la información, hecho que permite aprovechar mejor el tiempo y los recursos. Por otro lado, también contribuyeron a acercar las generaciones X e Y al negocio, aunque en este área hay mucho que trabajar.

"Es una generación que quizá nunca se mudó ni cambio de lugar de trabajo u optimizó un espacio de manera rentable, por lo que la tarea de FM suele ser mas difÍcil y requiere de trabajo en equipo", recomienda Cristóbal.

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