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Formación por intranet
Algunas empresas comenzaron a utilizar la red interna para capacitar al personal
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Principal método de comunicación interna de cada vez más empresas, la intranet no es un recurso generalizado para impartir capacitación. A la hora de entrenar a sus empleados, la mayoría de las compañías sigue adhiriendo a los cursos presenciales. Sólo algunas recurren a la intranet, que puede definirse -sin entrar en tecnicismos- como un sitio in house que sirve a los empleados de una firma y tiene vedado el acceso al público general.
Tal es el caso de Novell, una firma de software de desarrollo de soluciones para redes que en nuestro país emplea a 26 personas. Según Carlos Manteo, responsable de finanzas de la empresa, la principal ventaja de la capacitación vía intranet es la libertad para elegir el momento oportuno para capacitarse sin comprometer otras actividades.
"Su predisposición es mejor y aprovecha mejor el recurso -agregó Manteo, con referencia al capacitado-. Los contenidos se pueden mantener actualizados permanentemente y sobre la base de un plan corporativo global. Si todos nos mantenemos actualizados se supone que la capacitación es parecida para posiciones similares en cualquier subsidiaria de la compañía." Dora Arce, asistente de capacitación de Procter & Gamble, coincidió en la efectiva utilización del tiempo que provee la herramienta. También señaló el beneficio de poder adaptar la información a las necesidades particulares de cada trabajador. En la empresa, de un total de 1000 empleados, aproximadamente el 50% accede a Internet. "En ciertos cursos que son en inglés, la utilización dependerá de la cantidad de empleados que maneje el idioma", aclaró Arce.
Con guía presencial
Los empleados no están solos en el aprendizaje. Consultada sobre si los cursos impartidos son teóricos o prácticos, Arce contestó: "Son mixtos. Por ejemplo, el empleado lee sobre un tema para luego completar ejercicios prácticos con su supervisor". Agregó que la capacitación virtual se acompaña con sesiones de apoyo de medio día, aunque advirtió que la tendencia es aumentar la intervención de la intranet.
En el caso de Novell, algunos contenidos referidos a la medición del desempeño personal se amplían durante encuentros programados. "También desarrollamos reuniones de actualización técnica, bimestrales, mensuales o cuando se justifique", explicó Manteo.
La democracia del sistema se refleja tanto en los contenidos de los cursos como en la posibilidad de acceso. Mientras que mediante la intranet de Procter & Gamble se dictan materias como formación gerencial, cultura corporativa y sobre aspectos técnicos, por medio de la red interna de Novell se puede asistir a cursos sobre las características técnicas y presentaciones de productos, medición de desempeño personal y comparaciones entre productos propios y de la competencia.
En cuanto al acceso, no existen restricciones. Todos los niveles jerárquicos pueden utilizar la herramienta y en Novell también puede hacerlo personal tercerizado, que realiza tareas de outsourcing en telemarketing o servicios de soporte técnico, por ejemplo.
En el caso de ambas compañías, los programas fueron desarrollados en la casa matriz, en los Estados Unidos. En Procter & Gamble, se adaptan los cursos a las necesidades locales, y en caso de ser inviables, se recurre a proveedores externos de la región.
Sea cual fuere el medio por el que se la imparta, la condición para el éxito del entrenamiento es la consideración hacia el que aprende. "La capacitación por intranet es inadecuada por sí sola cuando no suple la necesidad de los empleados, como ocurre, por ejemplo, cuando está en un idioma que no manejan en forma fluida o no se relaciona con la tarea", explicó Arce.
Adaptarse al cambio cultural
Consultada sobre el proceso de aprendizaje y adaptación de los empleados a la educación vía intranet, Arce comentó: "Es un tema en sí mismo. Estamos todavía en el proceso del cambio cultural que implica el uso de la intranet como método de capacitación. La velocidad de la adaptación varía según la función de que se trate. Por ejemplo, en Marketing se valen de la herramienta diariamente, mientras que Ventas se limita a la tecnología diseñada a medida que, en general, no exige recurrir a la intranet".
En Novell, la adaptación no fue complicada. "La mayoría de los integrantes de nuestra organización busca mantenerse actualizada en conceptos de tecnología, por lo que la adaptación fue muy rápida y natural."
La aceptación del sistema por parte de los empleados se hace fundamental porque la continuidad de la capacitación vía intranet recae exclusivamente en el que aprende. "Si no se es disciplinado puede ser que siempre haya algo urgente que atender y la capacitación termina no haciéndose. Establecer un período dedicado al entrenamiento ayuda a evitar ese problema", ejemplificó Manteo.
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