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La clave de un buen programa de pasantías es el diseño previo
Poseer estudiantes trabajando en la empresa es una experiencia que debería tener como meta su incorporación
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Son muchas las empresas que, hoy por hoy, se acogen a alguno de los tres regímenes diferenciados que les permiten contar con la colaboración de estudiantes sin que, al menos en principio, pueda considerárselos empleados en relación de dependencia.
El uso de las pasantías se ha focalizado mayormente en su utilidad como medio para sustituir mano de obra asalariada por no asalariada, desvirtuando o al menos dejando en un segundo plano sus virtudes como herramienta de selección de personal. Carla Joinson, en un artículo publicado por Employment Management Today se dedica, precisamente, a destacar estas virtudes y a delinear las características que debería tener un buen programa de pasantías.
A su entender, todo el programa debería diseñarse teniendo como meta la incorporación de trabajadores a la empresa. Por lo tanto, además de cumplir con todos los requisitos legales, la firma debería estar preparada para recibir a los pasantes. Si los jefes ven a los estudiantes como las personas a quienes se les puede encajar el trabajo que nadie quiere hacer, o si protestan cuando les encajan un pasante al que tendrán que dedicar su atención, entonces la organización no está preparada para tener un programa de pasantías. Y es responsabilidad del área de Recursos Humanos modificar esta situación.
Por empezar, ese departamento debe trabajar con los distintos sectores para analizar sus requerimientos de personal, tanto los perfiles como la cantidad de puestos que habría que cubrir en el mediano plazo. Un buen programa debe lograr la incorporación como empleados de un alto porcentaje de los pasantes, ya sea al finalizar la pasantía o cuando los estudiantes se gradúen. Se calcula que un 60% es una tasa de conversión pasante/empleado razonable.
Para llegar a estos resultados es indispensable encarar todo el proceso de selección de pasantes de manera similar a los procesos de selección de personal. Debe establecerse de antemano con los distintos sectores la descripción de las tareas que realizarán los pasantes, evaluarlas para garantizar que produzcan una real experiencia de aprendizaje para ellos y establecer el perfil, particularmente en lo académico, que los candidatos deberán tener.
Paralelamente, Recursos Humanos será el responsable del entrenamiento de los jefes que actuarán como tutores. La capacitación abarcará una amplia variedad de temas: desde aspectos legales, como los límites del poder disciplinario respecto de los pasantes, hasta cuestiones de actitud para ayudarles a comprender a las nuevas generaciones y cómo éstas encaran lo que, posiblemente, sea su primera experiencia laboral.
Por supuesto, el objetivo en lo que hace a actividades de enseñanza-aprendizaje deberá estar puesto en los pasantes. Entre los contenidos que deberían incluirse en un programa de pasantías están, además de la inducción y los aspectos operacionales del trabajo, nociones acerca del negocio y el desarrollo de actitudes. Así, algunos ejemplos recabados por Joinson incluyen capacitación en trabajo en equipo (que apelan a la edad de los participantes incorporando ejercicios de supervivencia) y en protocolo comercial, o la participación en actividades sociales con otros empleados.
Un pasante que haya visto su experiencia enriquecida de manera significativa será una buena propaganda para la empresa, aun cuando no se incorpore a la organización.
Por último será necesario establecer los mecanismos de evaluación del desempeño de los pasantes. En este sentido, las pasantías pueden ser consideradas como un assessment center de varias semanas de duración con la ventaja adicional de tener a los candidatos operando en situaciones reales. Lo óptimo es que cada pasante cuente con la guía y la evaluación de por lo menos un tutor, y que cada jefe pueda dedicarse a un solo pasante, de modo de favorecer los buenos resultados.
Los programas de pasantías ofrecen múltiples ventajas a la organización cuando se llevan adelante cuidando tanto su diseño como su ejecución. En una encuesta realizada el año último en Estados Unidos, el 76,3% de los empleadores reportó tasas más altas de retención entre los empleados que habían sido pasantes previamente en la misma organización. Algunas empresas indicaron asimismo que el costo del proceso de selección es menor cuando contratan a un pasante como trabajador full time.
Además la pasantía funciona como un período de prueba extendido, lo que da la oportunidad a ambas partes de evaluarse mutuamente y analizar si hay un ajuste entre lo que cada una espera de la otra, y lo que la otra efectivamente le brinda. Y por último, aunque no por eso menos importante, el aporte de nuevos conocimientos y de nuevas miradas sobre las prácticas organizacionales que puede brindar un pasante es suficiente recompensa.
