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“Me siento el jamón del medio”
Hay que responder al jefe, pero el equipo no colabora para que el proyecto salga bien
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Juan muchas veces se siente el "jamón del medio" en su puesto. Su tarea dentro del área depende en forma directa de los reportes y de la información que deben entregarle otros sectores de la compañía. Juan debe presentar informes a su jefe directo y se las ve en figurillas ya que no obtiene colaboración desde algunas de las áreas involucradas. ¿Qué puede hacer? ¿Cómo manejarse en estas situaciones donde el "enemigo" está dentro de la propia empresa?
La primera herramienta es la participación de reuniones. Un problema que han traído aparejados los adelantos tecnológicos dentro de las empresas es la "despersonalización" de los vínculos, donde los empleados casi no se reúnen personalmente, sino a través de las tantas herramientas de comunicación que han ido apareciendo dentro del mundo corporativo en los últimos años: mails, intranet, Skype, y hoy los grupos de "WhatsApp".
Siempre es importante la construcción de vínculos a través de reuniones cara a cara. Cuando ambas partes pueden conocerse personalmente y compartir, se genera un vínculo que ayuda a que la relación laboral fluya, y así la participación y la colaboración se optimizan. Pero ojo, porque la generación de un vínculo también tiene su contracara. Cuando la relación se transforma en una "amistad" fuera de lo laboral, puede impedir que una de las partes se sienta con la autoridad para realizar reclamos por incumplimiento a la otra parte involucrada.
La segunda herramienta es la planificación y la designación de roles, tareas y responsabilidades. Cuando un empleado depende de otro sector o de muchas personas para que su trabajo pueda llevarse a cabo, lo aconsejable es que la persona logre planificar la gestión en consenso con todas las partes involucradas. Se deben poder determinar las tareas y los plazos de entrega, y volcarlas en las agendas de todos los participantes. Dicha planificación debe establecerse por escrito a través de una minuta o un email y debe compartirse con todos los participantes involucrados.
No alcanza con que Juan pida por teléfono o por email "necesito que me mandes la información". Juan debe establecer dentro del pedido cuándo necesita esa información, en qué formato, a través de qué medio, agendarlo en su calendario y en el de las otras personas involucradas. Hoy Outlook es una herramienta que permite esta acción, entre otras cosas. Es aconsejable comunicar las instancias acordadas con los jefes. Copiándolos en los emails o compartiéndoles las agendas o minutas de las reuniones. Es responsabilidad del líder de proyecto comunicar con cierta anticipación cuando se acercan los plazos de entrega, pero son finalmente los jefes de los equipos los que deben velar por la cooperación de sus empleados para lograr objetivos comunes.
La autora es directora de Archeni Group
