La regla de los tres días de Uscis para quienes trabajen en Estados Unidos

Existe un formulario del Servicio de Ciudadanía e Inmigración (Uscis, por sus siglas en inglés) que es clave para los empleadores estadounidenses y quienes trabajen en EE.UU. La regla de los 3 días está relacionada con dicho formato y así es como funciona.

El formulario I-9 es necesario para verificar la identidad y autorización de empleo de las personas contratadas para trabajar en Estados Unidos. De acuerdo con el Uscis, todos los empleadores deben completarlo por cada persona que contratan. Esto incluye a ciudadanos y no ciudadanos.

En el formato, el empleado debe dar fe de su autorización de empleo, pero también es necesario que presente los documentos que evidencien su identidad y el permiso para laborar en EE.UU. Por su parte, el patrón tiene la responsabilidad de identificar la documentación y determinar la validez para registrar la información en el I-9.

El Manual para Empleadores señala como se debe completar correctamente la sección 2 del formato, relacionada con la revisión y verificación que realiza el empleador.

La agencia indica que dentro de tres días laborales posteriores a la fecha en que comienza el empleo, el empleador o representante autorizado deben completar la sección y examinar la documentación original, aceptable y vigente, o un recibo aceptable que presente el trabajador para determinar si parece razonablemente genuino y se relaciona con la persona que lo presenta.

Como ejemplo, explica que si un empleado comienza a trabajar el lunes, se debe revisar la documentación y completar esa parte del formato el jueves de esa semana o antes. Sin embargo, si se contrata a alguien por menos de tres días laborales, es necesario hacer el procedimiento a más tardar el primer día de empleo.

“En general, usted o su representante autorizado deben revisar la documentación del empleado en su presencia”, precisa Uscis. Los patrones que participan en E-Verify, también pueden examinar de manera remota los documentos del empleado.

Se debe permitir que el trabajador elija qué documentación presentará de las Listas de Documentos Aceptables del formulario I-9 y aceptar la documentación que parezca razonablemente genuina. No se puede especificar qué documentos presentar y no se aceptan copias, excepto las certificadas de las actas de nacimiento.

El Uscis advierte que:

• Se puede despedir a un empleado que no presente documentación aceptable dentro de tres días laborales posteriores a la fecha de inicio del trabajo.
• Si no se completa correctamente el formulario I-9, se corre el riesgo de violar la Sección 274A de la Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA, por sus siglas en inglés) y enfrentar sanciones monetarias civiles.

La agencia explica que el formulario no se debe presentar ante ellos, ni al Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de Estados Unidos (ICE, por sus siglas en inglés). En cambio, los empleadores deben:

• Tener archivado el formulario I-9 por cada persona en la nómina;
• Retener y conservar el formato por tres años después de la fecha de contratación, o por un año después de que haya finalizado el empleo; y
• Tener los formularios disponibles para ser inspeccionados por los funcionarios del Departamento de Seguridad Nacional (DHS, por sus siglas en inglés), del Trabajo (DOT, por sus siglas en inglés), o el de Justicia (DOJ, por sus siglas en inglés).