Un tomate contra las distracciones

El ruido de la heladera, un grillo insistente o hasta las agujas de un reloj son suficientes para que nosotros, esclavos de todo tipo de distracciones, dilatemos el trabajo o tardemos demasiado en resolver tareas que podrían realizarse de manera sencilla. Las distracciones son parte de cualquier día de trabajo. Ya sea en casa con los chicos o en la oficina entre teléfonos que no paran, una buena idea es aplicar técnicas que nos ayuden a hacer foco.

La técnica Pomodoro fue desarrollada a fines de los años 80 por un estudiante italiano que tomó el nombre del simpático timer de cocina en forma de tomate. Es un método para la administración del tiempo que usa un reloj para dividir el tiempo dedicado a un trabajo en intervalos de 25 minutos –llamados pomodoros– separados por pausas cortas. Como la técnica de Scrum, de la que hablamos hace algunos domingos, es también muy utilizada en ambientes de desarrollo de sistemas, aunque aplicable a cualquier tipo de trabajo.

El método se basa en la idea de que las pausas frecuentes pueden mejorar la agilidad mental, algo que se ha comprobado en reiterados estudios científicos. Para hacerlo son fundamentales las etapas de planeamiento, anotación, registro, proceso y visualización. En el planeamiento, las tareas son priorizadas en una lista para hacer hoy. Esto nos permite estimar el esfuerzo que cada tarea puede requerir. Cuando se completan los pomodoros (usualmente de 25 minutos), se registran para ver gráficamente el logro y para hacer una observación posterior en busca de mejoras. Un objetivo esencial de la técnica es eliminar las interrupciones, tanto internas como externas. Esto se hace registrándolas y posponiéndolas siempre que sea posible. Hay cinco pasos básicos que debemos seguir:

1. Decidir la tarea por realizar, escribirla y, si es compleja, dividirla en bloques de trabajo.

2. Poner el pomodoro (el reloj o cronómetro) a 25 minutos. O iniciar la app.

3. Trabajar en la tarea hasta que el reloj suene y anotar una X.

4. Tomar un pausa breve (5 minutos) de estricto ocio.

5. Cada cuatro pomodoros tomar una pausa más larga (15-20 minutos).

Desde sus orígenes, la técnica promueve el uso de papel y lápiz y un reloj analógico, ya que hasta el ruido de los agujas al pasar colaborarían en el desarrollo de la conducta. Sin embargo, existen infinidad de buenas aplicaciones para esta técnica de productividad. Por ejemplo, para escribir esta columna utilicé la app Pomodroido, gratuita para Android. Otras son PomodoroApp, DropTime, Flat Tomato, TomatoTicker. Las hay también más complejas, como Tomatoes, con un costo de ocho dólares, que se instala en la barra de menús del sistema y tiene muchas posibilidades de personalización y gráficos para que veamos todo lo que hemos conseguido hacer y si vamos por buen camino.

Al terminar cada período de 25 minutos la app me daba consejos: "Aprovecha para traer algún snack y bebida de la heladera para el próximo trabajo" o "avisale a tus colegas que no te interrumpan por los próximos minutos". También, otras más motivacionales: "Como dice las zapatillas, just do it" o "el tiempo no es oro, el tiempo es vida". No te dejan más opción que focalizar.