Cómo liderar reuniones más efectivas

¿Te pasó alguna vez que tuviste una reunión larguísima y no se llegó a ninguna decisión?¿O que, luego de hablar y de hablar, se perdió foco? ¿O viviste situaciones donde se decidió algo en una reunión y nunca nadie más hizo seguimiento del tema? Hablamos con Paula Molinari, autora de El salto del dueño, acerca de cómo hacer como líder para que nuestras reuniones sean más efectivas. Sobre todo en estos tiempos en que las reuniones por Zoom se vuelven cada vez más frecuentes y aburridas. Tomá nota de sus consejos.

Para las makers, tener reuniones efectivas es un gran logro: nos ahorran tiempo, nos marcan prioridades y nos ponen a todos en movimiento. Las reuniones son dispositivos necesarios y valiosos en la gestión de un negocio y una herramienta valiosa para los líderes. Definitivamente, el liderazgo es una conversación. Nuestros actos de liderazgo son esencialmente conversacionales. Es entonces importante que dominemos esta herramienta. Van aquí algunos consejos:

Distintos tipos de reuniones para distintas finalidades

1. La reunión diaria (o Daily): es una reunión corta de 15 minutos, ideal para momentos de crecimiento, para situaciones de crisis o apremiantes (como la gestión de un proyecto complejo).

Es útil para compartir información, destrabar problemas, hacer seguimiento de los temas importantes. Pero ¡cuidado! Deben ser reuniones cortas y al punto, bien ejecutivas, sin enroscarse en detalles y con foco en la acción. Es por eso que muchas veces se hacen de pie... para estar todos listos para salir corriendo.

Algunas recomendaciones:

• Programar la reunión en un horario atípico (por ejemplo, a las 8:37hs.) y exigir puntualidad. Por algún motivo, la gente es más puntual de esta forma.
• Cuando los participantes utilizan sus escasos 30 segundos para comentar qué sucede, permite que los demás conozcan los conflictos, y descubran solapamientos.
• Seleccioná o construí con el equipo tres indicadores simples que puedan seguirse diariamente, y que resuman cómo va el proyecto.
• Alentá la expresión de los problemas que está enfrentando cada participante, para poder resolverlo con el aporte de los demás.
• Tené claro que el objetivo no es resolver problemas en ese ámbito, sino identificarlos.
• Es un buen momento para dar aliento, algún reconocimiento rápido e impulsar a la acción.

2) Las reuniones semanales: en estas reuniones, se trata un tema principal, emergente muchas veces de reuniones diarias, donde se ha detectado un tema que aparece como bloqueo. Es un dispositivo en el que se llega a mayor profundidad en uno o dos temas, para tomar decisiones o definir líneas futuras de acción. Pero ¡peligro! No caigas en la tentación de tener reuniones muy operativas y largas, que son poco eficientes. Algunos consejos para que sea una buena reunión:

• Destiná unos cinco minutos a intercambios informales.
• Acordá al iniciar una agenda y la duración de la reunión. Si es posible, escribí esto a la vista de todos.
• Destiná diez minutos a revisar los números claves en la gestión o los temas importantes a seguir.
• Planteá el o los temas a profundizar y qué se espera de la reunión.
• Cuando termina, marcá claramente cuáles serán las líneas de acción futura y responsables.

3) Las reuniones mensuales: el objetivo de las reuniones mensuales es "detener el tiempo" para realizar una mirada global del último mes y decidir cómo avanzar. Con una reunión de aproximadamente 2 horas, apuntá a alinear a todo tu equipo con las metas.

La principal recomendación: si tenés un tablero de control (los indicadores que te permiten seguir los temas más importantes de tu negocio), avanzarás mucho más rápido.

4) Las reuniones trimestrales y anuales: tienen como objetivo trabajar en la estrategia y la ejecución. ¿Debemos replantearnos las metas? ¿En qué situación estamos? ¿Cómo reorientamos las prioridades?

A veces es conveniente realizar estas reuniones fuera del contexto habitual de trabajo, para generar mayor innovación o trabajar en la integración del equipo despegándonos del día a día.

Cómo liderar reuniones efectivas

Una reunión efectiva es aquella en la que se logran las metas propuestas, los participantes se sienten bien con ellos mismos y con el grupo, están dispuestos a compartir ideas y conceptos, a trabajar juntos constructiva y positivamente y a cerrar la reunión con la certeza de haber avanzado.

¿Qué debemos hacer para lograr esto?

• La planificación es una muy buena ayuda: definir el propósito de la reunión, que debe ser comunicado con claridad a todos, los tiempos, la agenda, los participantes y sus roles… (¿moderador? ¿escriba? ¿presentador?)
• Las minutas o como quieran llamar al registro de lo que se habla en la reunión y las decisiones que se toman, para poder poner en marcha los proyectos y hacer un seguimiento. No hace falta que sea un registro formal, pero sí es necesario que luego se comparta con todos los participantes.
• La buena participación de todos: es necesario aprovechar los aportes de todos los que participan.

Los secretos de las reuniones en la virtualidad

Hoy vivimos todos una inmersión repentina en el contexto digital y nuestras reuniones son mayoritariamente virtuales. Las llames call, meeting, reunión digital… como las llames, son reuniones que presentan exactamente las mismas características que las anteriormente descriptas, pero en un formato digital. Es que los equipos se han vuelto todos, abruptamente, virtuales.

¿Qué es un equipo virtual? Es un conjunto de personas que trabaja en pos de un objetivo común, dispersa geográficamente, unida mediante la tecnología.

Por lo tanto, la primera recomendación es que la tecnología sea buena, que permita interactuar. En ese sentido, que las apps que usás te permitan ver y escuchar, como Meet de Google o Zoom.

Otros consejos para las reuniones virtuales:

• Cumplí rigurosamente con el horario de inicio y finalización. Es una regla de etiqueta básica en el mundo digital.
• Si sos el coordinador de la reunión, primero dedicá unos minutos a los temas personales: cómo está la gente, las novedades familiares, las emociones. Podés disparar la reunión dando un minuto a cada uno para contar novedades, por ejemplo… o pensar recursos distintos para que la gente se incorpore con su totalidad a la reunión.
• Asegurate la participación de todos: establecé claramente las reglas de funcionamiento. Por ejemplo, el que quiere hablar levanta la mano y vos le das la palabra. Tomá registro de quién no habló, para preguntarle su opinión.
• Antes de finalizar, pautá el próximo paso: la próxima reunión, el tema a tratar o lo que necesites prefijar. Pero cerrá con una acción conjunta a futuro.

Manejar las reuniones (presenciales y virtuales) con efectividad es una capacidad muy valorada de los líderes hoy cuando todos estamos buscando resultados en un contexto digital. La buena noticia: es una capacidad que se incorpora con velocidad. ¡Manos a la obra!

Por Paula Molinari

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