Producción. Cómo mejorar tus procesos

Tus productos son geniales, pero siempre entregas tarde. Aumentaste las ventas pero no das abasto para reponer el stock. Te llegan pedidos, pero no llegas a contestar los mensajes. ¿Te suenan estas situaciones? Todas ellas tienen que ver con un tema clave para la planificación de tu emprendimiento : los procesos. Consultamos a Paula Molinari, autora de El Salto del Dueño, para que nos cuente de qué se trata y cómo podemos hacer para mejorarlos.

Los procesos son una secuencia ordenada y lógica de actividades de transformación que parten de entradas (recursos materiales, humanos o información) para alcanzar resultados con el objetivo de satisfacer una demanda (clientes internos o externos). Lo importante es que cada pieza de este engranaje funcione de forma ágil y coordinada, poniendo el foco en el cliente.

Siempre es un buen momento para revisar y rediseñar los procesos, porque el contexto cambia, nuestra oferta de productos también y es posible que encontremos una mejor forma de hacer las cosas. Aquí comparto algunos consejos para empezar a poner en práctica.

1.Lo primero que tenés que hacer es diferenciar los procesos de tu emprendimiento, por un lado aquellos que son operativos y por el otro los que son de soporte, realizá el mapa de los procesos y las relaciones que tienen entre sí. Es importante que puedas identificar cual es el valor agregado que generan.

2. Una vez que visualizaste los procesos que forman parte de tu actividad revisalos uno por uno y te plantees las siguientes preguntas:

a. ¿Cuál es su objetivo?

b. ¿Quién es el cliente y quién es el proveedor?

c. ¿Cuáles son las entradas al proceso?

d. ¿Cuáles son las salidas del proceso?

e. ¿Quiénes participan del proceso?

f. ¿Quién es el responsable del proceso?

g. ¿Cuáles son los procedimientos y flujogramas? (son las instrucciones de cómo hacer las distintas actividades involucradas en el proceso).

h. ¿Cuáles son los indicadores del proceso?

i. ¿Cuál es la periodicidad y contenido de las reuniones de seguimiento?

Sin mentirte y con una mirada crítica, respondé por cada proceso esas preguntas. Parece engorroso pero, una vez internalizada la dinámica y con los equipos motivados por los primeros éxitos, esta actividad comenzará a fluir naturalmente, resultando muy simple. En muchos de los casos, cada proceso abrirá una serie de subprocesos, los que deberemos trabajar en el mismo formato.

Es así, Maker. Encontrarás que revisar y mejorar los procesos no es algo divertido, pero seguro es necesario. Es por eso que muchas veces es una responsabilidad que se "cajonea". Estamos acostumbrados a veces a ir detrás de las urgencias y esta es una actividad de mejora que lleva tiempo.

A veces, una buena forma de empezar es, como ocurre en muchas empresas, la certificación en alguna norma de calidad y procesos, como la ISO. Esta experiencia puede ser el inicio de una etapa de revisión de las metodologías y de los procesos. Sin embargo, son muy pocas las empresas que aprovechan esta oportunidad para hacer una revisión a fondo de sus procesos. En general, se limitan a los procesos formales que se requieren para cumplir con las condiciones mínimas de la norma. Una oportunidad perdida para avanzar hacia la profesionalización.

Quiero sugerirte algunos consejos para que la mejora de procesos funcione y genere un impacto positivo:

• Si tenés empleados es importante que seas vos quien impulse la dinámica, no participes pero sí monitorees. Es decir, es necesario que lances el proyecto y pongan foco en resaltar la urgencia de los cambios, pero deben empoderar a la gente organizada en equipos de trabajo.
• Es recomendable empezar con un proceso de prueba, y luego ir extendiendo el modelo a los demás. Hacer todo junto es muy arriesgado. Funciona aquí el refrán: "el que mucho abarca poco aprieta"
• El proceso a tomar como modelo no debería ser el más complejo, ni el que afecte los activos más importantes. Pero debería ser lo bastante desafiante, como para generar motivación en el equipo. Es muy efectivo si es el que va a impactar en los clientes, en calidad de servicio, por ejemplo, porque rápidamente puede medirse la efectividad de la mejora.
• Es preferible elegir la gente que participará en la modificación del proceso inicial, no sólo por su conocimiento técnico, sino también por su predisposición al cambio.
• Sin duda alguna, hay que permitir que el protagonismo sea del equipo.
• Como toda iniciativa de cambio, la implantación de una gestión por procesos puede traer conflictos, avances y retrocesos. No nos frustremos si las cosas no salen bien desde el comienzo.

Hay que arremangarse y mejorar lo que estamos haciendo. ¡Siempre hay posibilidad de mejora! O incrementar la satisfacción del cliente, simplificar un proceso y hacerlo más ágil, responsabilizar mejor a las personas, y, por qué no, reducir costos. Y recuerda, Maker, que como decía el genio de Leonardo da Vinci, la simplicidad es la mayor sofisticación.

Respondé estas 3 cuestiones con honestidad y así vas a poder identificar los procesos que hoy están afectando a tu emprendimiento.

• Identificá las dos críticas más frecuentes de tus clientes.
• Indentificá las dos quejas más frecuentes de tus empleados.
• ¿Cuáles son las dos cosas que hacen tus competidores que más admirás?

¡Manos a la obra!

Por Paula Molinari

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