Cómo realizar un correcto control de gastos en las expensas para mantener valores moderados

En los tiempos que corren en el país, con elevadas tasas de inflación, se requiere poner énfasis en la realización de un efectivo control de los gastos mensuales. El Presupuesto de Ingresos y Gastos corrientes, como así su correspondiente control presupuestario, se han vuelto herramientas imprescindibles para toda gestión eficiente.

Todos sabemos del valor que representa para las instituciones contar con un Área de Administración organizada, cuyos principales protagonistas son:

1. Los recursos humanos: constituyen un capital muy valioso con un team que, aunque reducido en número, compuesto por personas con conocimientos, habilidades y experiencia suficientes para desarrollar las tareas que demanda el sector, que se hallen motivadas e interesadas por su trabajo, resulta ampliamente favorecedor. Su participación debe ser activa en la elaboración del diseño y planificación de su trabajo. ¿Quiénes mejor que ellos conocen cómo realizar las tareas y, por ende, proponer las mejoras más eficaces?

2. La correcta asignación y distribución de todas las tareas del sector para que la carga laboral sea equitativa y uniforme, teniendo en cuenta las capacidades y habilidades propias de cada colaborador.

3. Sistemas de gestión online , una herramienta que posibilita contar con las registraciones al día, resuelve la problemática de disponer con frecuencia mensual de la contabilidad actualizada y analizada, y brinda informes de gestión con cifras confiables y oportunas. El mercado actual cuenta con óptimos sistemas de gestión online específicamente diseñados para Clubes de Campo y Barrios Privados.

Un área de Administración ordenada y organizada proporciona a la Alta Dirección (Gerencia General y Comisión Directiva) aportes fundamentales para la toma de decisiones.

El control presupuestario de ingresos y gastos, elaborado mensualmente por la Administración, deberá contener las cifras estimadas, o partidas presupuestarias, las cifras reales y las variaciones resultantes entre ambas, expresadas estas últimas en valores y porcentuales, para cada concepto de ingreso y de gasto, agrupados por cada sector existente dentro de la urbanización. Toda variación o desvío deberá contener comentarios acerca de su fundamento.

El mencionado informe habrá de ser presentado por la Administración, ante la Gerencia General y la Tesorería de la institución durante la primera quincena de cada mes, y contendrá la información correspondiente al período inmediato anterior.

Cabe destacar que el Control Presupuestario se trata de un “informe económico”: por eso es correcto utilizar la terminología “ingresos y gastos” en vez de “ingresos y egresos”, término que se emplea al referirse a información de carácter financiero.

Le compete a la Gerencia General y la Tesorería (quienes pondrán su atención en las causas de las variaciones y fijarán pautas de corrección en caso de corresponder) el análisis y la evaluación minuciosa de cada concepto de ingreso y gasto real. En aquellas urbanizaciones que, por su tamaño y/o naturaleza jurídica, no cuenten con esta estructura organizacional, la responsabilidad del control de los ingresos y gastos recae en la figura del Administrador.

Esta labor resulta trascendental, pues es la única manera de poder conservar valores de expensas que sean moderados. La habilidad radica en que no se vea afectada la prestación de los servicios que los propietarios, sean socios o consorcistas, reciben.

* La autora es Founder de Ethics® Business Counseling

Por Roxana Di Donato

• Real Estate

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