Descubrí los errores más comunes en la liquidación de expensas que te pueden “costar caro”

El 70% de las expensas liquidadas con Excel suelen tener errores al calcular la liquidación del sueldo del encargado y los intereses de las unidades en mora, según un informe de Octavo Piso, el sistema web de gestión de consorcios y barrios cerrados. Esto repercute económicamente -y es posible que también legalmente- sobre los propietarios. La entidad, que analiza el paralelismo entre ambos números desde el año pasado, notó la incongruencia al comparar los valores de las expensas que reciben de los nuevos edificios o consorcios -hechas en su mayoría con Excel o de otras formas manuales- y las liquidaciones del mismo período realizada en el sistema de Octavo Piso.

Sueldos de encargados

Según el reporte, los errores más frecuentes son los vinculados a la liquidación de sueldo de los encargados. La definición de estos conceptos depende de muchas variables, como los cambios provenientes del Gobierno, que por cuestiones inflacionarias deben ajustar seguido.

“No hay trimestre en que no haya cambios en la forma de calcular un sueldo”, señaló Nicolás Rossi, uno de los fundadores de la firma, y ejemplificó: “Lo más común es, por ejemplo, tener paritarias salariales anteriores. Dependiendo del sindicato, periódicamente hay actualizaciones y por ahí le actualizaron el básico pero no la antigüedad”.

Otra equivocación puntual que se suele cometer está relacionada a las regulaciones que surgieron en contexto de pandemia. “Si sale un bono especial no remunerativo, cuando sacan el aviso a veces los legisladores no se fijan en el detalle si va o no -por ejemplo- para la obra social. Entonces el administrador que no sigue esa conversación puede liquidar mal”, detalló.

El sueldo del encargado representa el 30%, aproximadamente, del costo de las expensas, sumando el rubro de haberes y aportes. Este suele “abrirse” para analizar el detalle de cada concepto liquidado, a diferencia del resto de los sectores.

Intereses mal calculados

El segundo error más habitual, según Octavo Piso, es el del cálculo de los intereses de las unidades con mora. Explican que en el Código Civil existe el concepto de “anatocismo”, que es la prohibición de cobrar interés sobre interés. Por ende, para las unidades con mora se debe llevar una cuenta corriente separando en términos de gasto, deuda e interés. “Muchos administradores que vienen de liquidar en Excel suelen arrastrar errores en este aspecto”, comentó Rossi.

“Tanto los errores en el cálculo del sueldo y aportes del encargado, como los de los intereses de los vecinos deudores tienen consecuencias económicas y potencialmente legales”, enuncia el informe. Por ejemplo, una liquidación de sueldo errónea puede significar pagar un salario mayor al que corresponde y que esto se derive en un derecho adquirido del encargado. O, en el otro extremo, que se le pague de menos y eso resulte en un reclamo o demanda a futuro.

“Hemos visto personas que sistemáticamente le pagaban 2% de antigüedad cuando le correspondía el 1%, pero si durante años le pagaste 2% no podes bajarlo de pronto porque te puede hacer una demanda porque ya es un derecho adquirido. O puede pasar a la inversa, que le pagaban 1% y le correspondía el 2%; y te puede pasar que el encargado te diga que fue al sindicato y te ponga un reclamo para que le pague el retroactivo”, profundizó Rossi.

En este sentido, el propietario también puede llegar a presentar una demanda en caso de que se le cobren mal los intereses. La otra cara de la moneda es que, si le cobran de menos, es el consorcio el que sale perjudicado y en su lugar beneficia a una unidad.

Por qué se cometen estas falencias

La frecuencia de estos errores recae en que las cuentas de una liquidación de expensas son prejuzgadas como fáciles de hacer, pero ni son simples ni fijas, según señala el informe.

El núcleo del problema surge de las numerosas actualizaciones en las definiciones de cómo deben liquidarse los sueldos. Además, la falta de una tabla de referencia ordenada donde se pueda consultar las definiciones completas para calcular cada concepto dificulta el proceso, dando lugar a un margen de error. “Cuando ese proceso es manual, hay muchas posibilidades de cometer errores”, destacan desde Octavo Piso.

Para esquivar este problema, desde la plataforma invirtieron en desarrollo y tecnología para usar un módulo de sueldos lo suficientemente flexible para poder funcionar con las particularidades de Argentina.

“Esto le permite a los administradores poder liquidar sueldos de manera sencilla, asegurándose que todos los conceptos son los correctos y están con los valores actualizados de Suterh o Utedyc”, señaló Rossi, quien añadió que, frente a cada cambio, se realizan más de 4000 pruebas automatizadas, como para hacer un chequeo previo y evitar errores. Sumado a esto, tienen un equipo de contadores que permanentemente revisan nuevas regulaciones y las cotejan con el sistema.