Arrastrar y soltar en Excel 97

Al trabajar con una planilla de cálculo existen algunas operaciones muy comunes que, en muchas ocasiones, no sabemos cómo resolver o bien lo hacemos de manera improvisada, apelando a una solución alternativa que obviamente resulta eficaz aunque, por lo general, no es la más eficiente. Este tipo de situación se da en la mayoría de las oportunidades porque la propia aplicación con la que se trabaja no es suficientemente intuitiva o clara en sus comandos y herramientas.

Un ejemplo claro es una operación que a muchos usuarios de Excel 97 se le presentó en alguna oportunidad: incorporar una gran cantidad de datos de una hoja de trabajo en otra.

La primera solución es apelar a los clásicos comandos para cortar, copiar y pegar, apelando a los comandos Edición/Cortar (o su atajo CTRL+X), Edición/Copiar (CTRL+C) y Edición/Pegar (CTRL+V). Sin embargo, esta opción puede presentar un problema: la falta de memoria en la máquina. Si el rango seleccionado es grande, la RAM puede resultar escasa para pasar los datos desde una planilla individual a otra.

Una solución que permite realizar Excel 97 es una versión del clásico drag & drop (arrastrar y soltar) característico de Windows.

Un relleno rápido

Para preparar un ejemplo apropiado utilizaremos algunos comandos (también pertenecientes al menú Edición ) que se usan con poca frecuencia, pero resultan extremadamente útiles.

Supongamos la elaboración de un listado de asociados de un club. La primera columna por completar es el número de socio. En A1 escriba la cabecera del campo: Nro. de Asociado . En A2 tipee un 1 , que da comienzo a la numeración correlativa.

Para evitar escribir cada número normalmente se utiliza el siguiente método: ubicar el cursor en la celda A2 y ejecutar el comando Edición/Rellenar/Series . Esta acción despliega un cuadro de diálogo en el que se debe marcar la opción Columnas del comando de botones de radio Series en . Luego, haciendo un clic en la caja de texto Límite , se debe escribir el número del último socio; por ejemplo, 365 . La operación termina presionando el botón Aceptar .

Existe otra forma de realizar esta tarea sin recurrir al menú principal: active la celda A2 (que contiene el primer valor de la serie, en este caso 1 ) y posicione el puntero del mouse sobre el cuadrado del vértice inferior izquierdo de la celda. El icono del cursor cambia por el de una cruz de color negro; luego, haga un clic derecho y, sin soltar la tecla, marque el rango que va a ocupar la serie (siguiendo el ejemplo del comando, se debe seleccionar hasta la celda A365 ). Al liberar la tecla del mouse aparece en pantalla un menú contextual con los comandos aplicables al relleno de series. Haga un clic sobre Rellenar Serie y, de inmediato, Excel escribirá el conjunto de números deseado.

Si la celda inicial tiene un formato determinado, éste puede aplicarse al resto del rango utilizando también este menú contextual. El método es similar: pinte el conjunto de celdas con el botón derecho del mouse y al desplegarse el menú ejecute el comando Rellenar formatos .

Estas series no sólo son aplicables a los números. Excel también provee este tipo de autoescritura para los días, fechas, meses y años.

Transporte entre hojas

Ahora sí, con el conjunto de datos elaborado se puede realizar el pasaje de éstos de una hoja de trabajo a otra utilizando el sistema de drag & drop .

El procedimiento es sencillo: marque el rango por transportar y haga un clic en el botón de cortar o copiar (según la operación que quiera realizarse) de la barra de herramientas Estándar . Posteriormente, ubique el cursor sobre cualquier punto del borde del rango, apriete la tecla ALT y, sin soltarla, presione el botón izquierdo del mouse. Mantenga esa combinación de teclas y arrastre el ratón hacia la solapa de la hoja de destino ( Hoja2 , Hoja3 , etcétera). Automáticamente la hoja seleccionada es editada y sólo resta ubicar el grupo en el rango que se desee. Al soltar las teclas del mouse y del teclado se completa la operación de pegado.

Por Gabriel Tomich

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