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Atributos, campos y registros de una base
Los programas para administrar bases de datos resultan aliados fundamentales para manejar grandes volúmenes de información.
Estos conjuntos de datos requieren una aplicación especial, compuesta de utilidades fundamentales para que los usuarios puedan contar con información útil. Entre esos requisitos están: permitir la organización de los datos en registros y, lo que resulta especialmente importante: flexibilidad para manipular la información.
Dentro del paquete Office 2000 el programa encargado de esta tarea es Access . Pero antes de empezar con las funciones y capacidades de esta aplicación conviene repasar algunos conceptos inherentes a las bases de datos.
Primero, ¿qué es un registro? Básicamente es un conjunto de campos. Bien, ¿qué es un campo? Un atributo de una entidad. ¿Qué?
Un ejemplo práctico servirá para clarificar este galimatías. Suponga que tiene a su cargo el listado de contribuyentes de un municipio y su cometido es cobrar un impuesto por alumbrado y limpieza.
Los contribuyentes tienen una serie de datos que los identifica: apellido, nombre, calle, número, piso, departamento, etcétera. Cada uno de estos datos es un atributo de la entidad Contribuyente . A su vez, cada uno de ellos se almacenará, en forma independiente, en un campo de la estructura de la base. El grupo de campos (apellido, nombre, etcétera) conforma un registro.
De estos atributos hay que distinguir, a su vez, los unívocos de aquellos que no lo son. Por ejemplo, la calle no sirve para identificar fehacientemente a un contribuyente, porque muchos de ellos viven en una misma arteria; por lo tanto, no es un dato unívoco.
En cambio, un código de contribuyente sí es unívoco, porque no hay dos iguales. Al diseñar una tabla o base se debe tener en cuenta la incorporación de al menos un campo unívoco: son fundamentales para ordenar, filtrar y extraer la información.
