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Campos funcionales en Word
La gran funcionalidad de estas herramientas, que se actualizan en forma automática, permite personalizar archivos y plantillas.
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LA NACIONGabriel Tomich
Entre las múltiples herramientas para personalizar un documento de Word se cuentan los campos. Para definirlos con precisión, se trata de contenedores que permiten visualizar o imprimir el resultado de funciones predeterminadas de textos, fechas, números, comentarios y hasta fórmulas de cálculo. Más de 60 de estos campos están disponibles para utilizarlos en archivos o plantillas.
Pero, ¿para qué sirven los campos, si puedo escribir la fecha o un número con facilidad? Uno de los motivos principales es que se actualizan automáticamente, en función del calendario y el reloj de la PC o de la operación del propio Word en el caso de cálculos u otros comandos que involucran números. También permiten establecer variados formatos y máscaras de representación.
Para insertar un campo, la operación es sencilla. Basta con ejecutar el comando Insertar/Campo desde el menú principal. Esta acción despliega un cuadro de diálogo que contiene dos listados principales: uno para seleccionar la categoría del campo por aplicar y el restante con el conjunto de elementos que contiene dicha agrupación. Por supuesto, al tope de la primera de las listas se encuentra la opción Todos que muestra el total de los comandos disponibles.
A modo de ejemplo, haga un clic en la categoría Fecha y hora . En el cuadro contiguo sólo quedan presentes los campos que le corresponden. Por defecto estará seleccionado Fecha . Observe que en la caja de texto Códigos de campo ya está escrita esta función. Por encima de dicha caja, se encuentra un comentario que describe la sintaxis completa que se puede aplicar a este campo específico (varían según el tipo y la funcionalidad). En este caso, el texto es el siguiente: FECHA [\ "Imagen Fecha-Hora"] [Modificadores] . Los corchetes señalan que su contenido tiene carácter de opcional; es decir, sin ellos el comando funciona igual. Sin embargo, el primero permite otorgarle una máscara de presentación distinta de la estándar, mientras que el segundo, Modificadores , establece un formato aplicable sólo a este campo. Debajo de la caja de texto, Word siempre despliega una breve explicación sobre la función del campo.
Si bien en la caja de texto pueden escribirse directamente los códigos de modificación, resulta mucho más fácil utilizar el botón Opciones , ubicado al pie de la ventana. Presiónelo para obtener el correspondiente cuadro de diálogo. En la primera pestaña, Modificadores generales , se encontrará con un catálogo de máscaras o imágenes para visualizar la fecha en pantalla. Haga un clic, por ejemplo, en la segunda ( dddd d´ de ÔMMMM´ de Ôaaaa ) y luego apriete el botón Agregar . En la caja de texto se escribirá automáticamente el comando completo: FECHA \ seguido por la máscara mencionada. Presione el botón Aceptar para pasar a la primera ventana y el botón del mismo nombre en ésta para que el campo se aplique en el documento.
Merece una mención la casilla de verificación Conservar formato al actualizar : déjela marcada para evitar que Word elimine algunos formatos como letras itálicas o negritas, cuando se actualiza el campo en futuros usos del documento.
Para todo uso
Además del modificador \ , utilizado por el campo FECHA y por todos los pertenecientes a la categoría Fecha-Hora , existen otros dos: \* y \#. El primero permite básicamente mejorar el aspecto de las letras (mayúsculas, minúsculas, etcétera) en el resultado de los campos de texto. El segundo modificador, en cambio, es para los formatos de números.
Aplique el campo DirecUsuario de la categoría Info.usuario , para analizar el funcionamiento del modificador \*, que incluye cuatro máscaras: Mayúsculas , Minúsculas , Mayúscula inicial y Tipo título .
Un ejemplo práctico del segundo, que además nos servirá para escribir en forma manual un formato, es el que sigue: despliegue la ventana Campos , seleccione la categoría [Todos] y el campo =(Fórmula) . En la caja de texto Códigos de campo escriba la sencilla suma 1000+540,9 y a continuación la cadena de texto \# #.#,#: el resultado será 1.540,9 . De idéntica forma pueden aplicarse símbolos monetarios (\# $#.#,#), de porcentaje (\# #%) y utilizar ceros para aplicar posiciones decimales (por ejemplo, \# #,000).
Un par de secretos
La fecha, la hora, el número o el texto que observamos sobre la superficie del documento en realidad es sólo el resultado de un código que no vemos. Sin embargo, podemos hacerlo ejecutando el comando Herramientas/Opciones . En el cuadro de diálogo abierto elija la solapa Ver y en ella marque la casilla de verificación Códigos de campo . Al cerrar la ventana, el documento mostrará códigos como FECHA \ "dddd d´ de ÔMMMM´ de Ôaaaa" \* COMFORMATO . Aunque esto sea lo que vemos en pantalla, al ejecutar una vista previa o imprimir se obtiene el resultado del campo.
Para actualizar el resultado de un campo en forma manual, compruebe que esté marcada la casilla de verificación Actualizar campos en la pestaña Imprimir del cuadro de diálogo del comando Herramientas/Opciones . Luego, seleccione el o los campos por actualizar y presione F9 .
