Cómo aprovechar la tecnología para llevar una vida más organizada

No importa qué tan compleja o simple sea la rutina diaria, el éxito de nuestras tareas reside en resolverlas a tiempo y de la manera más sencilla y ordenada posible. Para eso, es imprescindible estar organizados y no tener ni tiempos muertos ni embotellamientos por mala planificación.

Esto aplica a cualquier usuario: un empleado, un gerente, un trabajador independiente, un estudiante, una ama de casa o quien tenga una serie de actividades a lo largo del día que quiera planificar en su rutina para obtener el mejor resultado.

La combinación de algunas herramientas, en estos tiempos en que no pasamos un día sin mirar la pantalla de un celular, una computadora o una tableta, se convierte en un fuerte aliado para mejorar nuestra productividad.

Como suele suceder con muchas aplicaciones relacionadas con alertas, planificación o agenda de tareas, la parte más tediosa suele ser la de la carga de datos, a veces por falta de tiempo o porque una vez instalada, ya queremos comenzar a utilizarla sin conocerla por completo.

Para evitar esto y lograr dominar la herramienta y no que la herramienta nos domine, las recomendaciones iniciales son tres: primero, analizar si se adapta a nuestro tipo de tareas (no es lo mismo estar sentado en una oficina que en varios lugares o trabajar en la calle), segundo, organizar nuestro día o semana laboral por bloques de tareas a completar y finalmente, elegir y testear más de una herramienta, incluso si está en un idioma que no dominamos por completo, pero que nos resulta amigable para el trabajo diario.

Agenda y calendarios

Dentro de la oficina, Microsoft Outlook se ha convertido en uno de los referentes en materia de agendas, calendarios de eventos y sincronización de casillas de correo, pero sus limitaciones para sincronizar dispositivos móviles hizo que clones online como Google Calendar y Yahoo! Calendar capturaran el interés de los millones de usuarios de estos clientes de correo web; Microsoft está intentando recuperar terreno perdido con el nuevo Outlook basado en la Web .

Los tres pueden sincronizar su contenido con diversos dispositivos, además de manejar múltiples calendarios dentro de una misma interfaz, lo que posibilita separar compromisos personales de los de trabajo e incluso los de varios proyectos no relacionados.

La ventaja de este tipo de herramientas es que permiten integrar todos nuestros contactos y mails relacionados dentro del mismo perfil, lo que evita tener multiplicadas en varias aplicaciones las tareas que queremos recordar.

Para los amantes de la movilidad también existen Jorte y Business Calendar (ambas gratis, para Android) o SaiSuke o MiCal (US$ 1,99 en iTunes), ambas para iPhone, agendas similares a las que vienen por defecto en algunos dispositivos. Son puramente móviles y permiten llevar un registro único de tareas sin necesidad de dejar copias sincronizables en otros equipos, pero con mayor cantidad de herramientas que las que suelen venir incluidas en las agendas nativas de nuestros teléfonos.

Listas de tareas y alertas

Muchas veces, con un simple anotador a mano donde poder listar nuestras actividades y luego tachar las terminadas debería ser suficiente. Para los que no quieren perder demasiado tiempo en "organizar la organización" de las tareas, un simple anotador de papelitos de colores estilo Post-it en nuestra pantalla nos puede ayudar a tener presentes esos compromisos y eliminarlos o tildarlos como "finalizados" a medida que se van cumpliendo. Windows 7 posee estas notas de colores entre sus accesorios bajo el nombre de "Notas Rápidas" o "Sticky Notes". También existe la versión virtual de esta clásicas notas adhesivas de colores para cualquier sistema operativo en cientos de versiones clones, como P-Notes, Post-It Notes o Stickies.

Si la idea es armar listas de pendientes simples pero con la posibilidad de poder verlos desde cualquier lugar donde estemos, desde una computadora o un dispositivo móvil, tanto Wunderlist como Remember de Milk son la solución.

Estas aplicaciones están consideradas entre las más populares para la organización de "To Do Lists", nombre anglosajón con el que se conoce a las listas de tareas o pendientes.

Wunderlist y Remember the Milk están disponibles en versiones web y móviles sincronizables, algo que agradecerán quienes odian escribir en el celular o en una pantalla táctil, ya que podrán cargar la parte más gruesa de las listas desde una computadora y luego administrarlas desde el móvil.

También existe Evernote , una de las herramientas portátiles de moda en la actualidad. Es un híbrido entre una lista de pendientes y un organizador de contenidos que nos permite almacenar notas y recortes de todo lo que encontremos en Internet. Su potencial reside en dos grandes factores, la versatilidad para operar sobre cualquier plataforma de escritorio o móvil y la facilidad de uso, ya que se puede integrar vía Web, aplicación o incluso con íconos por separado de cada tipo de contenido que utilicemos habitualmente, links, notas de voz, recortes de imágenes o videos.

Cómo funciona Evernote (video oficial, en inglés)

Trabajo colaborativo o en equipos

Si la idea es organizar el trabajo de varias personas, Qubity y Suipit son dos poderosas herramientas online de trabajo colaborativo, que a pesar de sus similitudes poseen un potencial propio que las distingue.

Podemos organizar, planificar y hacer el seguimiento de nuestras tareas, la parte que nos toca en un equipo o el control de una tarea planificada desde su inicio hasta el final.

El valor agregado de estas herramientas es que permiten trabajar online e invitar a otros integrantes a participar, tanto como ayuda, como para delegarles una tarea.

Dentro de la interfaz visual de estas herramientas, a simple vista los mensajes y notificaciones son más claros en Qubity, quien también ofrece una poderosa carta Gantt (gráfico para visualizar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado). Sin embargo, no tiene la capacidad de sincronizar las tareas con el cliente de correo Outlook 2007 o el Calendar de Google, característica que podemos encontrar en Suipit.

Ambas herramientas están en español y son de uso gratuito con un número predeterminado de usuarios o equipos, que se puede ampliar pagando un costo adicional.

Mapas mentales para organizar las ideas

El célebre artista Pablo Picasso decía "la inspiración existe, pero tiene que encontrarte trabajando", frase que se adapta perfectamente a una actualidad en donde, con frecuencia, una buena idea nos suele llegar en lugares donde no tenemos nada en que anotar o desarrollarla.

Este tipo de herramientas nos ayudarán a organizar todos los cabos sueltos que tenemos en nuestra cabeza para darle forma a un concepto principal. Aunque también existe la posibilidad de que nos choquemos de frente con esa gran idea que buscábamos por el simple hecho de ponernos a trabajar.

Por esto, recursos como los mapas mentales son una excelente opción para consolidar el germen de una idea y darle forma así como también organizar un proyecto sin perder el foco.

• Wikimindmap es un generador de mapas conceptuales muy sencillo, que funciona a partir de palabras o expresiones que iremos cargando. El potencial de Wikimindmap reside en que podemos utilizar los motores de las distintas enciclopedias Wikipedia para obtener información sobre los términos cargados hasta lograr la idea definitiva.

• Mindomo es otra herramienta para crear de mapas mentales que posee una interfaz moderna y atractiva, que nos permite definir distintas estéticas y diseños para nuestros proyectos. Sólo exige registrarse para guardar los resultados; también posee una excelente versión móvil.

• Mind42 es similar a las otras dos recomendadas, con el diferencial de que nos permite trabajar con otros compañeros e incluso introducir texto, enlaces o imágenes en lo que otros hayan cargado y visualizarlo en forma de nodos.

Tomarse el tiempo necesario para organizar nuestras tareas es parte de lograr el éxito de las mismas, por lo que la propuesta es animarse, elegir una de ellas y ponerse a trabajar.

Por Pablo Gutiérrez

• Internet

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