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Cómo configurar las opciones de cálculo en Excel 2000
La solapa Calcular del cuadro de diálogo Opciones . Recálculo automático o manual. Las iteraciones de referencias circulares y las opciones de libro.
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LA NACIONGabriel Tomich
En la última entrega de esta columna se analizó cómo configurar y personalizar la interfaz de Excel. Los elementos por personalizar son varios, desde la pantalla (ver suplemento Informática Nº 243 del 18/12/00) hasta los cálculos, las modificaciones y los gráficos, entre otros. Como se estudió, todos estos ajustes se realizan en el cuadro de diálogo Opciones del menú Herramientas , que consta de ocho solapas. De ellas sólo se analizó la primera, Ver .
La que le sigue, Calcular , contiene parámetros relacionados con cómo Excel ejecuta los cálculos. Por ejemplo, la primera sección de la ficha, Cálculos , permite fijar si éstos se harán en forma automática o manual.
Antes de seguir se debe aclarar que la opción de operar manualmente era muy válida en la época de los procesadores 286 o 386, cuando cambiar un valor implicaba una larga espera para que se realizara el recálculo automático. Por lo tanto, como regla general, la mayoría de los usuarios no necesita modificar los valores predeterminados en la ficha Calcular .
En concreto, la primera opción de la sección Cálculos es Automático (por defecto), es decir, que todas las fórmulas se recalcularán de inmediato, sin mediar orden alguna, en cuanto se alteren los valores de las celdas de las que captura los datos.
La segunda opción de la sección es Automático excepto tablas , que recalcula todas las fórmulas dependientes menos las tablas de datos. Para que Excel realice el cálculo de éstas debe presionarse F9 o desde esta solapa mediante un clic en el botón Calcular ahora (F9) .
Si se selecciona la tercera opción, Manual , los recálculos de las fórmulas sólo se realizan presionando el botón Calcular ahora o la tecla de función F9 . En otras palabras, al modificar los valores de las celdas que componen una fórmula ésta exhibe el anterior resultado hasta que se pulse F9 o el mencionado botón.
Al seleccionar la opción Manual se activa la casilla de verificación asociada Recalcular antes de guardar , que permite almacenar los nuevos valores de las fórmulas al concluir la sesión de trabajo. La sección está compuesta, además, por los botones Calcular ahora (F9) y Calcular hoja . Concretamente, el primero calcula todas las hojas abiertas del libro de trabajo, incluyendo las tablas de fechas y las hojas de gráficos. El segundo, en tanto, sólo lo hace con las fórmulas de la hoja activa y actualiza los gráficos que ésta contiene.
Iteraciones
La segunda sección de la ficha se refiere a la configuración de las repeticiones para resolver las fórmulas con referencias circulares (se producen cuando la celda de la fórmula forma parte de ésta). En concreto, a menos que se especifique otro valor en la caja Nº máximo de iteraciones , Excel se detiene después de 100 repeticiones (valor por defecto) o cuando la variación de los valores es inferior a 0,001 (cifra especificada en la caja Cambio máximo ) y exhibe un mensaje sobre la falta de resolución de la referencia circular.
Por su parte, el último segmento de la ficha, Opciones del libro , es un conjunto de cinco casillas de verificación: Actualizar referencias remotas , Precisión de pantalla , Sistema de fechas 1904 , Guardar valores de vínculos externos y Aceptar rótulos en las fórmulas . Sus usos, con alcance en todo el libro activo (.xls) son: Actualizar referencias remotas: calcula y actualiza las fórmulas que incorporan referencias a otras aplicaciones. Por defecto está marcada.
Precisión de pantalla: a pesar de su nombre no se refiere al aspecto de la pantalla, sino a la precisión de los datos numéricos exhibidos que por defecto es de 15 dígitos. Marcar esta casilla de verificación permite cambiar permanentemente los valores de las celdas a otro formato.
Sistema de fechas 1904: sirve para modificar la fecha inicial a partir de la cual se calculan las demás. Sin marcar, esta fecha es 1/1/1900; marcada toma el 2/1/1904.
Guardar valores de vínculos externos: marcada por defecto, almacena una copia de los valores contenidos en los documentos externos vinculados con la planilla de Excel.
Aceptar rótulos en las fórmulas: permite usar nombres de rótulos en las fórmulas, si los rangos de la hoja tienen rótulos de fila o columna.
Por Gabriel Tomich
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