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Cómo enviar y recibir fax con la PC
Es sencillo y puede lograrse en forma gratuita o a muy bajo costo
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Mírela bien. La computadora poco se parece a ese aparato telefónico que posee rollo de papel, teclado numérico en su base y un tubo ubicado generalmente de costado, ¿verdad? Físicamente, casi nada tienen de semejante. Pero la PC, sabemos, va integrando diferentes dispositivos y, en plena era de las telecomunicaciones, la máquina de fax no podía quedarse fuera.
La posibilidad de mandar y recibir facsímiles mediante la computadora estáprácticamente al alcance de cualquier usuario. Por un lado, el hardware: sólo se necesita tener instalado un módem-fax, que hace tiempo es el estándar para la comunicación dial-up. Por otro, el software: existen programas gratuitos y shareware que convierten a la PC en una central de envío y recepción.
En la mayoría de los casos tampoco se requiere de la descarga de programas desde la Red, ya que, si trabaja con Windows 95, 98 o XP, puede utilizar la herramienta Microsoft Fax , propia del sistema. Este programa se incorpora básicamente como una impresora más de Windows, permitiendo el envío directo desde una aplicación -como un procesador de texto, por ejemplo- a un aparato convencional de fax. Simplemente se debe ir al menú Archivo>Imprimir .
Dónde se encuentra
Para poder instalarlo primero hay que encontrarlo; el Microsoft Fax no se ubica a simple vista dentro de los directorios. En Windows 95 se debe ir al Panel de Control y, desde allí, a Agregar o quitar programas . Dentro de la solapa Instalación de Windows aparece esta herramienta del sistema, cuyo nombre debe marcar si es que no se encuentra tildado (se solicita el CD).
En Win 98 hay que acudir directamente al disco de instalación. En él debe acceder a la carpeta ToolsOldWin95>Message y hacer luego doble clic en wms.exe , para instalar la Mensajería para Windows (si tiene el MS Outlook instalado, este paso no debe seguirse). Luego busque en la misma carpeta del CD el archivo awfax.exe . Haciendo doble clic en su icono añadirá Microsoft Fax a su sistema. Si antes tuvo que instalar la Mensajería , reinicie el sistema entre ambas instalaciones. Hay que tener en cuenta que el programa puede no encontrarse en el CD de Windows 98 si se trata de una versión OEM (preinstalada) del sistema. En general, estas máquinas no se comercializan con disco de instalación del sistema, pero incluyen el RingCentral Fax u otro programa.
El paso siguiente es agregar el Servicio de fax , desde el icono Correo del Panel de Control . Al ingresar allí, podrá sumarlo al sistema desde el botón Agregar . En XP hay que hacerlo desde Agregar o quitar programas> Agregar o quitar componentes . En este sistema se puede ir luego a Inicio>Impresoras y Fax para administrar las opciones.
Envío y recepción
Si uno desea mandar un mensaje desde el procesador de texto, puede ir directamente a Archivo>Imprimir , elegir Microsoft Fax en el campo desplegable de las impresoras e ingresar el número telefónico del destinatario. Otro camino es, también desde el menú Archivo , optar por Enviar a...>Destinatario de Fax y seguir los pasos del asistente; las ventanas sucesivas facilitan el envío. En la primera de ellas se elige el documento y se determina si se usará o no una cubierta para mejorar el aspecto del mensaje. La segunda ventana es la de software; en forma predeterminada se propone el Microsoft Fax, aunque se puede optar por cualquier otro que se encuentre instalado. Luego es el turno de los destinatarios, que se puede seleccionar de la Libreta de direcciones o ingresar los datos de nombre y teléfono en los campos correspondientes. La siguiente ventana corresponde a las cubiertas, siempre que se haya optado por utilizar alguna. Son tres las opciones: Profesional , Moderno y Elegante . Finalmente se completan los datos propios en la ventana de Remitente y se presiona Terminar .
Al volver al procesador de texto, se pueden hacer las últimas modificaciones y oprimir un botón de confirmación que flota en la ventana del documento: Enviar fax ahora . Para que el envío llegue a destino, la máquina receptora debe dar señal en forma automática, sin que intervenga persona alguna.
Otra vía para acceder al asistente es ir al menú Inicio de la barra de tareas de Windows y desde allí a ProgramasAccesorios>Comunicaciones> Enviar un fax . Junto con esta alternativa aparece también el Editor de portadas de Fax , que permite hacer mejoras de formato. En la versión XP del sistema, se suma al menú Comunicaciones la opción Consola de Fax , que presenta las distintas carpetas que administran los fax enviados y recibidos. Estos últimos, en 95 y 98, llegan a las carpetas de entrada de los clientes Outlook o Exchange (se debe configurar el módem en el modo de autorespuesta o en respuesta manual).
En Windows 2000 Pro y XP Pro se instala automáticamente el servicio de fax . En estos casos, se agrega la Consola , donde se puede elegir entre imprimir directamente los fax recibidos, guardarlos en una carpeta (con formato de imagen) o entregarlos en un perfil del Outlook. En ambos sistemas se suma al Panel de Control un icono llamado Fax , para realizar la configuración genérica.
El Outlook del paquete Office facilita en sí las tareas de fax. En la versión 2000 se incluye, además, una versión limitada de Symantec WinFax Pro , para que se utilice cuando se trabaja en el modo Sólo correo Internet . Cuando la tarea se efectúa en el modo Grupo de trabajo , se debe usar el Microsoft Fax. En ambos casos, dentro de un mensaje nuevo, uno puede elegir como destinatario (en el campo Para , por ejemplo) un número de teléfono en lugar de una dirección de correo electrónico, usando una sintaxis especial, que enseguida explicaremos.
En principio, para utilizar la versión (limitada) del producto de Symantec, incluida en Office 2000, hay que buscar el archivo olfsetup.exe y ejecutarlo. Durante la instalación, las ventanas del asistente indican los servicios y preguntan al usuario cuáles son las herramientas que desea habilitar. Entre las opciones, aparece la recepción automática, como complemento de Microsoft Outlook.
En cuanto a la sintaxis, para los envíos directos mediante este cliente de correo hay que ingresar fax@númerotelefónico en el campo Para , sin espacios ni guiones. Con el Microsoft Fax, debe ser FAX:númerotelefónico , también en forma continua.
Existe una gran cantidad de programas que, basados en las características de los módem-fax, se instalan en la máquina y emulan el equipo de fax. Uno de los gratuitos más usados en los últimos tiempos es el CallCenter ( http://www.v3fax.com/freecc.htm ), que también cumple tareas de contestador automático e incluye un editor de portadas.
Una potente aplicación shareware ( http://www.electrasoft.com ) que permite recibir y enviar facsímiles desde cualquier programa que permita imprimir es 32 Bit Fax . Además de servicios bastante variados, cuenta con su propia barra de herramientas.
Entre otras opciones con licencia shareware se encuentra Fax Machine ( http://www.nico2000.com ), que trabaja combinando el scanner instalado. Simplemente se ubica allí un documento, se ingresa el número telefónico en la aplicación y se presiona Send para hacer el envío. FaxNow! ( http://www.redrock.co.uk ) y FaxWizard2000 ( http://www.multisource.com ) son también programas populares.
En la Web existen páginas que reducen los costos cuando se trata, en especial, de envíos internacionales. Incluso hay sitios que permiten mandar, desde cualquier lugar, los fax gratuitamente a aparatos de dispositivos ubicados en países específicos.
Las opciones pueden verse en directorios como http://www.mchachfree.com/free_internet_fax.html , http://merc-net.com/fax.htm , http://www.anymail.co.za/fax.htm y http://www.quijote.net/navegador/internet/fax_por_internet/index.shtml . La variedad sorprende.
El asistente es de gran ayuda
Envío de fax desde Windows, salvo NT y Me. También se accede, según la versión del SO, desde Archivo>Enviar
1. La primera de las seis pantallas sucesivas da inicio al proceso de envío. Se avanza sin hacer cambios, presionando Siguiente
2. Si se dispara el asistente desde una aplicación, aparece el archivo que se está usando para ser enviado en forma directa. Pero se puede buscar otro y reemplazar
3. Desde la ventana de software se elige el programa para el envío. En forma predeterminada aparece el Microsoft Fax , pero se puede usar otro
4. Hasta cinco destinatarios se pueden elegir ingresando sus datos. Para mayor comodidad es posible usar la Libreta
5. Los datos del remitente son útiles, pero no obligatorios
6. Si en el paso 2 se indicó incluir una cubierta, en esta instancia se debe optar entre tres modelos
Por Martín Wain
