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Cómo generar un formulario en Access
Son objetos que sirven de interfaz para visualizar los datos
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LA NACIONGabriel Tomich
Un poco más de Access 2000 . En las dos últimas semanas analizamos cómo crear una consulta, qué significa contar con tablas relacionadas y, finalmente, la incorporación de datos de una segunda tabla en la consulta original.
Además de las tablas y consultas, Access tiene otros objetos importantes; entre ellos, los formularios.
¿Qué es un formulario? Una definición casera sería que se trata de una interfaz para exhibir los datos resultantes de una tabla o una consulta. Pero con un agregado que lo transforma en una herramienta poderosa: es programable. Esto es, un formulario puede contar con objetos (cajas de texto, cuadros combinados, listas, botones de acción, etcétera) en los que es posible escribir instrucciones ejecutables, es decir, pequeños programas.
Así, con un formulario el usuario dispone de la información en pantalla de una forma más elegante y fácil de manejar. Esto no es ocioso: tablas, consultas y formularios pueden conformar un sistema informático comercial, industrial o de oficina.
Un buen ejercicio consiste en abrir la base de datos creada en las dos últimas entregas y crear en ella un formulario. Para esto hay tres caminos: generarlo desde el botón Nuevo objeto: Autoformulario , utilizar el asistente o arrancar desde cero en la vista de diseño.
El primero genera rápidamente un formulario con todos los campos del objeto fuente (tabla o consulta), con una distribución en columnas y estilo estándar.
Estas características vienen a cuento por si se escoge la segunda opción, es decir, crearlo con el asistente, que entrega una mayor flexibilidad de decisión y otros elementos de distribución y estilo.
Ya sea por uno u otro método, por lo general luego es necesario modificarlo manualmente para personalizarlo y adaptarlo a las necesidades del usuario, por lo que se debe recaer en la vista de diseño. Por supuesto, conviene empezar con cualquiera de los dos métodos rápidos y luego modificar. Manos a la obra. Abra el compartimiento Formularios desde el panel de objetos y luego haga doble clic en el ítem Crear un formulario utilizando el asistente .
El primer cuadro de diálogo indaga sobre cuál es el origen de los datos desde el combo Tablas/Consultas . Despliegue el listado de éste y seleccione el que corresponda. A los efectos de este ejemplo, se abre la consulta C_TablaClientes .
Luego se deben elegir los campos que desean incluirse en el formulario. Debajo del cuadro combinado Tablas/Consultas hay dos cajas de lista. En una, Campos disponibles , constan todos los campos que componen la consulta (o tabla) base. En la otra, Campos seleccionados , deben ir los que sean escogidos. En medio de ambas cajas hay dos botones habilitados, el superior para pasar los campos de a uno y el inferior (con doble flecha) para insertar todos en una sola acción. Haga esto último y pulse Siguiente .
La segunda pantalla del asistente sirve para disponer cómo se visualizará la información en la pantalla. En otras palabras, la distribución de los campos sobre el formulario.
Las opciones de que dispone Access en un comando de selección única son: En columnas (formato estándar), Tabular , Hoja de datos (similar a la grilla de una tabla o consulta) y Justificado . Haga un clic en el segundo, Tabular , y pase a la siguiente pantalla.
En ésta, se elige el estilo de las cajas de texto que componen los datos y sus títulos. La lista dispone de los diseños Arenisca , Estándar , Expedición , Guía , Industrial , Internacional , Mezcla , Papel de arroz , Piedra y Pintura Sumi . Antes de seleccionar alguno, tenga en cuenta que haciendo un clic sobre el nombre de cada uno de ellos se visualiza una vista previa del estilo. En este caso, seleccionamos Piedra .
La cuarta y última pantalla del asistente permite ingresar un nombre para el fomulario (por defecto ofrece el de la consulta base) y optar entre abrir el formulario para ver la información o modificar directamente el diseño. Como nombre, a los efectos prácticos de este ejercicio, escribimos Pedidos Argentinos . Por último, presione Finalizar .
Automáticamente se abre la pantalla con el resultado que, como se dijo, con toda seguridad necesitará algún tipo de adecuación en el tamaño y la disposición de los campos. Pero eso es materia para otra entrega.
