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Cómo imprimir datos en Access
Los informes son objetos para visualizar la información
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LA NACIONGabriel Tomich
Otro tipo de objeto de que dispone Access para realizar un sistema de datos es el informe. Como su nombre lo indica, un informe proporciona a los usuarios la posibilidad de mostrar los datos que contienen las tablas de una base, sobre todo mediante una impresión.
Analicemos la generación de un informe. Por lo tanto, abra la base de datos que hemos creado y haga un clic en el botón Informes . Esta acción produce la apertura del contenedor correspondiente, que, por el momento, está vacío, con excepción de las entradas Crear un informe en vista Diseño y Crear un informe utilizando el asistente. A los efectos de este ejercicio se utilizará esta última, pero tenga en cuenta que, como con los formularios, hay una tercera: el botón Nuevo objeto: Autoinforme . Seleccione así la opción Crear un informe utilizando el asistente con un doble clic.
La primera pantalla tiene la misión específica de permitirnos la elección de los campos de la tabla o consulta que servirá de origen o fuente de los datos del informe. Ya sea uno u otro tipo de objeto se debe elegir desde el cuadro combinado Tablas/Consultas . Por defecto, Access ofrece las consultas; por eso, la caja de dicho combo incluye Consulta:C_TablaClientes , la única query con que cuenta la base. Sin embargo, aquí se quiere listar los registros de la tabla TablaClientes .
Por lo tanto, presione el botón del combo y elija en la lista que se despliega la entrada Tabla:TablaClientes . De inmediato, en la caja Campos disponibles se encolumnan todos los que componen dicha tabla. Con el botón identificado con una doble flecha páselos a la caja Campos seleccionados . Luego excluya el campo IDCliente seleccionándolo y pulsando el botón con una sola flecha hacia la izquierda. A continuación, pase de pantalla presionando Siguiente .
En este segundo paso, Access pregunta si se necesita algún nivel de agrupamiento. ¿Qué quiere decir esto?: si vamos a agrupar los datos por alguno de los campos. Por ejemplo, puede ser útil listar los clientes por país. Esto también se denomina corte de control: cada vez que cambia un país se realiza un corte.
Seleccione, por lo tanto, el campo País y pulse el botón para establecerlo como cabecera de grupo. Posteriormente, siga adelante. Tercera pantalla: interroga sobre el orden por utilizar en el detalle, es decir, en la sección que lista los registros. Se puede utilizar hasta cuatro campos, pero aquí sólo indicaremos, en el primer combo, Empresa , manteniendo el sentido Ascendente (se modifica con el botón adjunto). Pulse, luego, Siguiente .
Este paso consiste en determinar la distribución de los campos sobre la página de impresión. Para eso, Access ofrece un comando de opciones excluyentes (sólo puede elegirse una) con los ítem En pasos (por defecto), Bloque , Esquema 1 , Esquema 2 , Alinear a la izquierda 1 y Alinear a la izquierda 2 . Pruebe marcando cada uno para verificar su aspecto mediante la vista previa contigua antes de seleccionar alguno.
La ventana también incluye la orientación del papel (vertical u horizontal) y la casilla (marcada) Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una página , cuya utilidad resulta obvia.
El quinto y penúltimo cuadro de diálogo permite aplicar un estilo (conjunto de formatos y fuentes) predeterminado de títulos y renglones entre seis: Casual , Compacto , Corporativa (por default), Formal , Gris claro y Negrita .
Finalmente, la última pantalla solicita un nombre (por defecto tiene el del objeto base) y la posibilidad de ver el resultado o modificar el trabajo desde la Vista Diseño . Deje el primero y pulse Finalizar para obtener una vista previa en pantalla.
