Cómo ordenar un rango en Excel 2000

Las planillas de cálculo suelen contar con grandes listas de datos con una configuración similar a la de un registro de base de datos.

Esto es, columnas con atributos lógicos (nombre, dirección, edad, etcétera) y filas que agrupan éstos para conformar el conjunto de información de una entidad (una persona, una empresa, un proveedor y otras por el estilo).

¿A qué viene esto? A que una de las principales tareas por realizar con estos grupos de datos es ordenarlos, filtrarlos y, en definitiva, manipularlos para facilitar las búsquedas o permitir un mejor análisis, sin dispersar o dividir la información.

En concreto, Excel 2000 cuenta con un menú de comandos, Datos, para efectuar estos trabajos.

Para ejemplificarlos, se debe crear una hoja de trabajo con un conjunto de valores acordes. Escribiremos una tabla simple: los campeones mundiales de la clase 500 cc del Campeonato Mundial de Velocidad desde1980 hasta hoy, utilizando cuatro columnas. A saber: Año , Piloto , País , Motocicleta .

Las entradas son éstas: 1980 , Kenny Roberts , EE.UU. , Yamaha ; 1981 , Marco Luchinelli , Italia , Suzuki ; 1982 , Franco Uncini , Italia , Suzuki ; 1983 , Freddie Spencer , EE.UU. , Honda ; 1984 , Eddie Lawson , EE.UU. , Yamaha ; 1985 , Freddie Spencer , EE.UU. , Honda ; 1986 , Eddie Lawson , EE.UU. , Yamaha ; 1987 , Wayne Gardner , Australia , Honda ; 1988 , Eddie Lawson , EE.UU. , Yamaha ; 1989 , Eddie Lawson , EE.UU. , Honda ; 1990 , Wayne Rainey , EE.UU. , Yamaha ; 1991 , Wayne Rainey , EE.UU. , Yamaha ; 1992 , Wayne Rainey , EE.UU. , Yamaha ; 1993 , Kevin Schwantz , EE.UU. , Suzuki ; luego desde 1994 hasta 1998 los valores son los mismos: Mick Doohan , Australia , Honda ; 1999 , Alex Crivillé , España , Honda , y 2000 , Kenny Roberts Jr. , EE.UU. , Suzuki .

Aunque parezcan muchos ingresos, controle que esté marcada la casilla de verificación Habilitar Autocompletar para valores de celda (lo está por defecto) que termina de escribir automáticamente entradas ya escritas en la columna.

Cambio de orden

De hecho, la correlación de años ya implica un orden. Pero, con el fin de analizar las conquistas de cada piloto, agruparemos el listado por el nombre de éstos.

Así, ejecute el comando Datos/Ordenar . Esta acción abre un cuadro de diálogo que dispone de los combos Ordenar por , Luego por y Luego por , junto a sus respectivos comandos de opción exclusiva con los ítem Ascendente y Descendente .

Estos tres combos establecen una secuencia jerárquica en el ordenamiento de cualquier tabla. Se puede usar uno, dos o tres, pero Excel siempre trabajará los datos así: en primer término por el criterio establecido en Ordenar por . Realizado esto, tomará el segundo criterio y, si está establecido, finalmente lo hará por el tercero.

Para la organización por piloto sólo necesitaremos el primer criterio. Por lo tanto, marque el rango íntegro ( A1:D22 ), corra la instrucción Datos/Ordenar y abra el listado del cuadro combinado Ordenar por , que mostrará los títulos de los campos de las columnas ( Año , Piloto , País , Motocicleta , además de la opción ninguna ), siempre que esté marcada la opción Sí del comando La lista tiene fila de encabezamiento . Caso contrario, el listado ofrecerá los ítem Columna A , Columna B , etcétera.

A continuación, seleccione Piloto y directamente presione el botón Aceptar . De inmediato, la lista queda ordenada alfabéticamente y agrupando las entradas con idéntico nombre. En el ejemplo, la primera entrada del nuevo encolumnamiento es Alex Crivillé , seguido de los cuatro renglones que corresponden a Eddie Lawson .

Otra variación nos permitirá realizar un ordenamiento mediante dos campos: País y Piloto . Marque una vez más el rango y ejecute el comando Ordenar . Ahora, elija el ítem País en el combo Ordenar por y Piloto en el primero de los Luego por . Con este esquema, la lista es encabezada por Australia y, entre los dos pilotos de esa nacionalidad, el segundo criterio (alfabético) determina que queden primero las cinco entradas de Mick Doohan seguida por la única de su compatriota Wayne Gardner .

Pruebe, por último, cómo Excel dispone el listado seleccionando Motocicleta en el primer combo, País en el segundo y Piloto en el tercero. Como este último lo hará por defecto (orden alfabético Ascendente ), marque la opción Descendente asociada a este combo para invertir el ordenamiento de los nombres.

Por Gabriel Tomich

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