Cómo trabajar con tablas en Word

Los procesadores de texto sirven, básicamente, para generar cartas, documentos e informes. Pero no es todo. ¿Qué ocurre si se necesita crear un formulario? ¿O utilizar un diagrama de página no lineal? La respuesta de Word a estas preguntas son las tablas, una de las herramientas más flexibles y versátiles con que cuenta esta aplicación.

Su utilidad no concluye con las tareas mencionadas. Por el contrario, en muchos casos, por ejemplo, son más fáciles de manejar que un conjunto de tabulaciones; además, permiten generar listados, ordenarlos según varios criterios y hasta incluir cálculos matemáticos.

En concreto, una tabla es un conjunto de celdas, conformadas por la intersección de filas y columnas (al mejor estilo de una planilla de cálculos), en las que pueden almacenarse textos, números, gráficos y fórmulas. Por otra parte, estas celdas aceptan la mayoría de los conceptos de formatos, en especial, bordes y sombreados y atributos de letras (tamaño, fuente, alineación, etcétera).

Parámetros iniciales

Los primeros pasos para trabajar con tablas son relativamente simples. Abra un documento en blanco y ejecute el comando Tabla con objeto de desplegar el menú correspondiente.

Para incorporar una tabla sobre el documento seleccione el ítem Insertar y haga un clic en la instrucción Tabla , la única que encontrará habilitada en el submenú abierto. Este suceso produce la apertura del cuadro de diálogo Insertar tabla , en el que se encuentran los dos parámetros iniciales de una tabla: el número de columnas y el de filas. Sendos cuadros numéricos o spinners permiten fijar el tamaño de la tabla. Por defecto, Word 2000 ofrece 5 columnas y 2 filas, pero esto se puede modificar con facilidad alterando los valores de los correspondientes spinners. Basta entonces apretar el botón Aceptar para obtener la tabla en el documento.

Estética e información

En este punto es indispensable destacar que, por lo general, es conveniente tener un prediseño aproximado de la tabla, en especial el número de columnas, ya que el de filas se cambia sin mayores dificultades.

Un ejemplo servirá para analizar el manejo de varios comandos y herramientas asociados con las tablas. Así, aprovechando la tabla recién creada, utilizaremos la primera fila para colocar títulos a las columnas. Estos son: Nro. Artículo , Descripción , Stock , Valor y Total . A continuación introduciremos valores apropiados en las celdas. Por ejemplo, en la segunda fila tipee A001 , Rulemán , 12 , 130 y deje en blanco la columna correspondiente al total, que analizaremos más adelante. Antes de generar una nueva fila tenga en cuenta que la manera más fácil de hacerlo consiste en ubicarse en la última celda de la línea final y presionar la tecla de tabulación. Luego, en esta nueva fila cargue los valores A002 , Buje , 15 y 105 .

Así, en crudo, la tabla no tiene una buena estética. Comencemos por corregir la alineación de los textos y números de las celdas. Pero antes de hacer esto, se deben seleccionar las columnas en que aplicaremos el cambio. El método más simple para marcar una columna íntegra es el siguiente: ubique el cursor arriba de la primera columna fuera de la tabla (el puntero cambia su icono por el de una flecha negra en sentido descendente) y pulse el botón del mouse. De inmediato, toda la columna queda en video inverso. Marcar el resto también es simple: sin desplazar el mouse haga un nuevo clic y, ahora sí, córralo hacia la izquierda sin soltar el botón. Cada columna que sobrevuele quedará incluida en la selección.

Una vez que las columnas estén pintadas, pulse el botón Centrar de la barra de herramientas Formato (o ejecute el comando Formato/Párrafo y elija la opción Centrada en el combo Alineación ) para que los textos queden en esa posición.

Para marcar una fila completa el procedimiento es similar: ubique el cursor en la primera celda de la línea de títulos (ahora el icono del cursor es una flecha negra oblicua con sentido hacia la izquierda), apriete el botón del mouse y desplácelo hasta la última celda. Con toda la fila seleccionada, pulse el botón Negrita de la barra Formato y si, prefiere, modifique también el tamaño de la letra por uno mayor.

Antes de finalizar con esta primera entrega sobre las tablas de Word, analizaremos brevemente el submenú Insertar del ítem Tabla . Suponga que debemos incorporar una nueva línea entre las dos que ya se tienen. Marque la última línea y ejecute el comando mencionado ( Tabla/Insertar ) para desplegar el menú. Este consta, además del ítem Tabla ya analizado, de las instrucciones Columnas a la izquierda , Columnas a la derecha , Filas en la parte superior , Filas en la parte inferior y Celdas .

Todas ellas sirven para insertar nuevas filas, columnas o celdas. En nuestro ejemplo, seleccione Filas en la parte superior y de inmediato obtendrá una nueva fila.

Atajos de teclado

Para navegar por las celdas de una tabla no sólo puede utilizarse el mouse, muchas veces resulta más conveniente hacerlo con el teclado. Aquí, la mayoría de los atajos que se utilizan en las tablas.

Flecha derecha Salto a la celda siguiente si la activa no tiene contenido o el cursor se encuentra en el final.

Flecha izquierda Idem hacia la celda anterior a la activa.

Flecha arriba Salto a la celda superior.

Flecha abajo Salto a la celda inferior.

Tabulador Salto a la celda siguiente.

Mayúsculas + Tabulador Salto a la celda anterior Alt + Inicio Salto a la primera celda de la fila.

Alt + RePág Salto a la primera celda de la columna.

Alt + Fin Salto a la última celda de la fila.

Alt + AvPág Salto a la última celda de la columna

Por Gabriel Tomich

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