Comparar y combinar archivos en Word

No son pocas las ocasiones en las que debemos comparar, corregir y, eventualmente, combinar dos versiones de un mismo documento. Word XP entrega una herramienta que hace esto por nosotros.

Abra un documento que contenga un texto de prueba (aquí, Prueba1 ) y haga una copia con otro nombre (por ejemplo, Prueba2 ). En éste modifique algunas palabras. A título de ejemplo, los términos puerta , permanente , meteórico y años de Prueba 1 se contraponen con ENTRADA , ALTERNATIVA , ESPECTACULAR y TIEMPOS en Prueba2 . Luego, cierre este último, pero deje activo Prueba1 .

En este punto, ejecute el comando Herramientas>Comparar y combinar documentos . Esta acción despliega un clásico diálogo para buscar y abrir archivos desde las unidades de disco más algunos comandos específicos de la herramienta de comparación. Seleccione la carpeta y el documento que debe compararse con el activo (en este caso, Prueba2 ), haga un clic en él y pulse el botón Combinar . Automáticamente, este archivo se abre y exhibe, en rojo, contiguas y subrayadas, las palabras (o frases) que no coinciden entre ambos documentos. En nuestro ejemplo veremos puertaENTRADA , permanenteALTERNATIVA , etcétera. Esto permite seleccionar la más apropiada simplemente pintando y eliminando la otra. Luego se debe aplicar el mismo formato que el resto del escrito.

Observe que al abrirse la ventana Comparar y combinar documentos Word despliega también la barra de herramientas Revisión . Lo más práctico de ésta son los botones Anterior y Siguiente , que permiten saltar de un par de palabras comparadas al siguiente o al precedente. También pueden ser útiles los combos Aceptar cambios y Rechazar cambiar o eliminar comentarios .

Una variante del modo en que Word exhibe las comparaciones surge de tildar la casilla Estilo jurídico . Luego de hacerlo y de seleccionar el archivo de comparación con el activo pulse el botón Combinar . Esta acción genera un nuevo documento (por ejemplo, Documento5 ) subraya y expone en rojo las palabras de Prueba1 y las unirá con flechas a globos laterales con las antagonistas de Prueba2 . Luego, con los botones mencionados para aceptar y rechazar los cambios desde la barra Revisión podrá elegir una u otra.

Glosario

Formato: características especiales que se aplican a uno o más caracteres. Por ejemplo, negritas, cursivas, subrayados, etcétera.

Combo: en este clásico no se trata de los clásicos cuadros combinados caja-listado sino los botones con lista asociada.

Por Gabriel Tomich

---

Conforme a