Diapositivas con tablas de Word

Las tablas constituyen una de las herramientas más útiles de Word. En especial, por la posibilidad de estructurar un documento con el formato de una grilla de celdas, producto de la intersección de una serie de tantas columnas y filas como se necesite.

Estas celdas, de ahí la utilidad de estos esquemas, son lo suficientemente flexibles para escribir textos, pegar imágenes y hasta realizar cálculos simples.

Sin embargo, su aplicación no queda restringida a Word. Por el contrario, basándose en la interacción de objetos que existe entre las distintas aplicaciones de Office y por sus propias características, resulta fácil transportarlas a Excel. Pero también se las puede aplicar en PowerPoint.

Precisamente de esto se trata el análisis de esta semana: cómo insertar y utilizar tablas sobre las diapositivas de una presentación.

Para comenzar el ejemplo práctico, genere una presentación en blanco mediante la instrucción Archivo/Nuevo o la opción directa que se presenta en la ventana de apertura del producto.

De inmediato se abre el cuadro de diálogo Nueva diapositiva , que contiene varios prediseños (de gran utilidad, porque alivian bastante trabajo). Seleccione el último de la primera línea con un doble clic. Se abre una diapositiva con dos secciones: una para el título y otra, la inferior, para agregar una tabla. Siga la instrucción en pantalla y ejecute un doble clic sobre este último sector.

Entre filas y columnas

Esta acción produce la apertura de la pequeña ventana Insertar tabla de Word , con dos comandos de configuración numérica, uno para las columnas y otro para las filas. Ambos tienen por defecto el valor 2 , pero pueden modificarse allí mismo, si se tiene en claro de antemano la estructura, o bien cambiarlos después, a medida que se genera la tabla.

Como ejemplo práctico utilizaremos la tabla de posiciones del campeonato mundial de motociclismo de 500 cc. Por lo tanto, necesitaremos 4 columnas: Piloto , País , Motocicleta y Puntos . En consecuencia, modifique la cantidad de columnas y tipee 4 , o bien utilice los botones del comando. Luego, presione el botón Aceptar .

De inmediato se instala en la pantalla una ventana superpuesta con una tabla de 8 celdas, enmarcada por las reglas horizontal y vertical.

En la primera, la del ángulo superior izquierdo, tipee Pilotos ; en la contigua de la derecha, País, y en las restantes de la primera fila, Moto y Puntos .

El formato es extremadamente grande para lo que necesitamos, en especial la altura. Para ajustarla observe que, sobre la regla vertical, justo en la línea divisoria de ambas filas, hay un pequeño rectángulo. Posicione el cursor sobre él y, tras cambiar el icono del puntero del mouse (flecha en ambos sentidos), haga un clic. Sin soltar la tecla, suba el límite hasta abajo de las palabras. Realice lo propio con la segunda línea.

En ésta, de izquierda a derecha, escriba Crivillé , España , Honda y 256 . Para saltar de una celda a la siguiente pulse la tecla Tab (tabulador), que también sirve para generar nuevas líneas. Si se la pulsa en la última celda de la fila final de la tabla, automáticamente se genera una nueva línea. Escriba una serie de filas con los valores Roberts , EE.UU. , Suzuki , 195 ; Okada , Japón , Honda , 211 ; Gibernau , España , Honda , 155 ; Biaggi , Italia , Yamaha , 174 , y Abe , Japón , Yamaha , 120 .

Luego, haga un clic fuera del área de la ventana de la tabla. Esta última se cierra automáticamente, dejando los textos de las celdas aplicados sobre la diapositiva como si se los hubiese escrito en forma directa sobre ella.

Agregaremos un título para finalizar esta primera parte. Haga un clic en el cuadro del título y escriba Campeonato Mundial de 500 cc .

Al editar la ventana que contiene la tabla (basta un doble clic sobre su área), de inmediato se agrega al menú principal de Power Point el ítem Tabla con una amplia batería de opciones para modificar la estructura o mejorar la estética del cuadro.

Por ejemplo, un primer cambio es resaltar los títulos de cada columna. Para seleccionar una fila ubique el cursor en ella, en este caso la primera, y ejecute el comando Tabla/Seleccionar fila . Una vez que toda la línea está en video inverso, presione el botón de centrar textos y el de aplicar negritas.

Otra forma de seleccionar una fila consiste en ubicar el cursor entre el borde izquierdo de la primera celda y la primera letra del texto que contiene. El puntero invierte la dirección de su flecha (queda apuntando hacia la derecha) y con un solo clic se selecciona la celda, pero con un doble pulso se marca toda la línea.

Elegir una columna resulta similar. Ubique el cursor del ratón sobre la línea superior de la celda inicial de la columna. El icono del puntero adopta la forma de una flecha de color negro que apunta hacia abajo. Basta un clic para marcar toda la columna. Practique esto con la última, Puntos , y centre los valores.

Una de las opciones más interesantes es el comando Ordenar . Observe que, al introducir los valores de cada fila, se cargaron los valores en forma desordenada. Obviamente, se debe ordenar la tabla de posiciones según los puntos obtenidos por cada piloto. Para esto, marque la primera columna y, sin soltar la tecla del mouse, arrástrelo hacia la derecha y seleccione todas las columnas. Luego, ejecute el comando Tabla/Ordenar para abrir el correspondiente cuadro de diálogo.

Todo en orden

La primera serie de comandos, agrupados con el título Ordenar por , sirve para establecer el criterio principal de ordenamiento. Por defecto, trae el primer título, Pilotos , pero éste no sirve. Pulse el botón del combo para desplegar la lista de títulos de columna y seleccione Puntos . A continuación marque el ítem Descendente del comando de opciones de radio de la derecha (para que los valores se encolumnen de mayor a menor) y pulse el botón Aceptar para finalizar la operación.

Automáticamente el listado de la tabla queda ordenado por los puntos obtenidos por cada piloto.

Por Gabriel Tomich

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