El arte de la impresión en Word 2000

En los albores de la computación personal no pocos especialistas daban por sentado que, con el advenimiento de las computadoras, desaparecerían los papeles de las oficinas.

Pues bien, nada más lejos de la realidad: generar papeles es una de las principales funciones que se requieren de un sistema informático. Por lo tanto, los módulos de impresión, en especial en los procesadores de texto, constituyen uno de los comandos más utilizados.

En Word 2000 las facilidades de impresión se encuentran en el menú descolgable Archivo y están constituidas por tres comandos: Configurar página , Vista preliminar e Imprimir .

El primero es fundamental para determinar los parámetros de la impresión. Ejecútelo para analizar las herramientas de que dispone el cuadro de diálogo. Estas se subdividen en 4 solapas: Márgenes , Tamaño del papel , Fuente del papel y Diseño .

Los márgenes por regular en una hoja de impresión son 5: Superior , Inferior , Izquierdo , Derecho y Encuadernación . Los valores por defecto de cada uno de ellos, medidos en centímetros desde el borde del papel hasta la línea de escritura, son 2,5; 2,5; 3; 3 y 0, respectivamente. Por supuesto, éstos pueden modificarse según las características del escrito. Para cambiar el valor hay dos métodos: el primero consiste en utilizar los botones de las cajas numéricas (o spinners ), que suben y bajan el margen de a 0,1 cm por cada clic. El segundo, más directo, es pintar el número dentro de la caja (haga un clic y arrastre el mouse) y tipear el nuevo número sin preocuparse por el texto cm , que Word agrega en forma automática.

Párrafo aparte para el ítem Encuadernación : si establece un valor, tenga en cuenta que la cifra que tipee se suma a la del margen izquierdo.

Debajo de los márgenes, bajo el subtítulo Desde el borde , se encuentran 2 cajas numéricas, Encabezado y Pie de página , que sirven para establecer el espacio que le otorgamos a estos dos elementos generales (especialmente diseñados para fijar logotipos, textos, contadores de páginas, hora y fecha, etcétera) para todas las páginas del documento. Los valores por defecto de ambos son de 1,27 cm respecto del borde del papel, es decir que se insertan dentro de los 2,5 cm de los márgenes superior e inferior.

Al respecto cabe puntualizar un par de cuestiones. Si el valor del límite para el encabezado es mayor que el del margen Superior (por ejemplo, 4 cm contra 2,5), el texto del escrito se imprime siempre debajo del encabezado. En otras palabras, el margen superior pasa a ser el establecido para este último. En forma paralela, si el margen del pie de página es mayor que el Inferior , este último desaparece, dejando todo el espacio para el pie.

Los otros elementos de la solapa son las casillas de verificación Márgenes simétricos y Dos páginas por hoja . La primera ajusta los límites izquierdo y derecho de forma tal que, al imprimir de ambos lados de la hoja, los márgenes interiores y exteriores tengan el mismo ancho.

La segunda se explica mejor con un ejemplo. Suponga que quiere imprimir 2 invitaciones y que necesita sólo la mitad de la hoja para cada una. Genere un documento, escriba cada una de ellas en páginas consecutivas, corra el comando Archivo/Configurar página y marque la casilla de verificación Dos páginas por hoja . Al imprimir (no se ve mediante el comando Vista previa ) el texto de la segunda página se imprime en la parte inferior de la primera, al tiempo que todos los márgenes (externos e internos) tienen el mismo ancho para ambas mitades en forma automática.

Para terminar con esta ventana, si usted cambia los valores de los márgenes y aprieta el botón Predeterminar , se abre un cuadro de diálogo que permite modificar los valores establecidos por defecto en la plantilla Normal.dot , por lo que cada nuevo documento creado a partir de entonces dispondrá de los nuevos márgenes personalizados.

Selección del papel

Pulse la pestaña Tamaño del papel para fijar el tipo de hoja normalizada que utiliza en su impresora. Para eso, despliegue el listado del combo Tamaño del papel y seleccione el que corresponda. Por lo general, los 3 tipos de hoja más utilizados son A4 (que tiene un ancho de 21 cm por un largo de 29,7), Carta (o Letter , de 21,6 x 27,9) y Legal (21,6 x 35,5). Pero hay otros e incluso puede personalizarse mediante la opción Tamaño personal (que permite establecer valores que no son estándar para el ancho y el largo de la hoja).

En esta solapa también se puede cambiar el sentido u orientación de la impresión mediante el comando con las opciones de radio Vertical (por defecto) y Horizontal (en sentido apaisado), que permite un mayor ancho para desplegar datos (lo que es particularmente útil para las planillas de cálculo, por ejemplo).

La pestaña Fuente del papel es necesaria cuando se utiliza una impresora con varias bandejas (en oficinas o empresas) o cuando se quiere alimentar la impresora en forma manual. Estas opciones se pueden seleccionar desde los listados Primera página y Otras páginas , que permiten cambiar la modalidad para las distintas hojas de un documento.

La última pestaña del cuadro de diálogo Configurar página es Diseño . Las herramientas de ésta tienen que ver más con la estructura y la estética de la página que con la impresión. Por lo tanto, en ella puede establecerse, por ejemplo, si se utiliza un encabezado y un pie de página para las hojas pares y otro para las impares; si son diferentes los de la primera página que los de las restantes; si se aplican o no números de línea o bordes y sombreados, etcétera.

Una ojeada rápida

El comando Archivo/Vista previa proporciona una visión en pantalla de cómo va a quedar impreso nuestro documento. Esto abre una ventana (acción que también puede efectuarse pulsando el botón Vista preliminar de la barra de herramientas Estándar ) dotada de un conjunto de comandos que permiten realizar algunas tareas específicas. De izquierda a derecha tenemos: Imprimir (ordena la impresión directa), Aumentar (hace un zoom de la hoja visualizada), Una página (muestra una hoja por vez), Varias páginas (que permite visualizar porciones mayores del documento), Zoom (modifica el tamaño de la imagen preliminar), Ver regla (las escalas horizontal y vertical), Reducir hasta ajustar (achica el texto para que entre en la menor cantidad de páginas posibles), Pantalla completa (zoom máximo), Cerrar (permite volver a la página normal de Word) y el botón de Ayuda sensible al contexto .

Por último, el comando Imprimir abre un cuadro de diálogo (puede utilizarse también el atajo Ctrl+P ) con la capacidad de establecer los parámetros finales de la impresión. Entre las principales funciones tenemos las siguientes: con el combo Nombre del recuadro Impresora puede establecerse cuál es la impresora que utilizaremos (por defecto, Word ofrece la predeterminada por Windows), en el caso de que se disponga de más de una. Junto a este combo está el botón Propiedades , que permite modificar las condiciones de la impresora (por ejemplo, imprimir en color o en blanco y negro, la calidad de la impresión -normal, económica-, la resolución, etcétera). Cabe aclarar que estos parámetros varían con cada impresora.

Desde esta ventana también es posible indicar la cantidad de copias por imprimir (recuadro Copias ) y el intervalo de páginas, que nos permite decididir si se imprime todo el documento (opción Todo ), sólo la hoja en pantalla ( Página actual ) o un rango de hojas ( Páginas ). Este último activa una caja de texto para introducir los números de página por imprimir, que puede ser una sola, un grupo contiguo o páginas salteadas.

Por Gabriel Tomich

---

Conforme a